Asiakasryhmästä näkemystä valtion rekrytointikokonaisuuden uudistamiseen
24.11.2020
Esimerkiksi rekrytoinnin parissa työskentelevistä asiakasvirastojen edustajista koottu asiakasryhmä on viime talvesta lähtien työstänyt uuden palvelualusta vaatimusmäärittelyä ja kilpailutuksen valmistelua.
”Asiakkaiden näkemykset on pyritty ottamaan huomioon mahdollisimman laajasti, jotta uudistettava kokonaisuus palvelisi kaikkia käyttäjiä parhaalla mahdollisella tavalla tulevaisuudessa”, sanoo rekrytointipäällikkö Tiia Vahvelainen Palkeista.
Asiakasryhmän jäsenet Maija Räsänen ja Tarja Kanervo ovat kokeneet asiakasryhmään kuulumisen antoisaksi. Maija työskentelee valtioneuvoston kanslian henkilöstöyksikössä erityisasiantuntijana. Hän työskentelee esimiesten HR-kumppanina, hoitaa rekrytointeja ja on mukana erilaisissa organisaation kehittämistehtävissä. Hän on ollut myös määrittelemässä nykyistä valtiolle.fi-järjestelmää aikaisemmassa työssään Valtiokonttorissa.
Tarja puolestaan työskentelee suunnittelijana Henkilöstö ja laki -ryhmässä Tilastokeskuksessa ja on toiminut yhteyshenkilönä Palkeisiin päin jo vuosia. Tilastokeskus on pitkään käyttänyt Palkeiden tuottamia lisäpalveluja, kuten esimerkiksi rekrytointipalvelua. Heidän erikoisuutensa on massarekrytoinnit, joissa kerralla palkataan suuri määrä tilastohaastattelijoita.
Tärkeä aihe motivoi
”Tämä aihe koskettaa kaikkia työnantajavirastoja ja kansalaisia, joten asiakasryhmässä olo on ollut todella motivoivaa,” kertoo Maija. ”Kaikki asiakasryhmässä tuntuvat innostuneilta ja ovat todella panostaneet työskentelyyn. Tällähän on myös suuri vaikutus kaikkien meidän HR-ihmisten arkeen,” hän jatkaa.
”Asiakasryhmän rikkaus on eri rooleissa toimivat jäsenet. Mukana on rekrytoinnin parissa työskenteleviä HR-asiantuntijoita ja esimiehiä ja erilaiset virastot ovat hyvin edustettuina. Tämä tuo erilaiset tarpeet ja näkökulmat esiin”, toteaa puolestaan Tarja.
Rekrytointikokonaisuuden uudistamiseen liittyy palvelunhankinnan lisäksi myös esimerkiksi valtion työnantajamielikuvan ja myönteisen hakijakokemuksen määrittely. Näihin halutaan valtiolla panostaa osaavan työvoiman saamiseksi jatkossakin.
”Helppokäyttöisyys, laiteriippumattomuus, yhtenäinen mielikuva valtiosta työnantajana”, kuvailee Tarja uuden palvelualustan toivottuja ominaisuuksia. ”Sehän on yhdenlainen käyntikortti valtiotyönantajalle. Valtion virastot ja laitokset ovat toki erilaisia, mutta tässä mielikuva-asiassa mielestäni kannattaa korostaa niitä yhteneväisiä ominaisuuksia”, hän jatkaa. Myös Maija toteaa, että järjestelmän vaihdon yhteydessä nämä kaikki asiat on helppo ottaa huomioon jo määrittelyvaiheessa.
Korona tiivisti asiakasryhmän työskentelyä
Keväällä alkaneella korona-tilanteella oli vaikutuksensa myös asiakasryhmän työskentelyyn. Kokouksissa siirryttiin nopealla aikataululla työskentelemään Skypen välityksellä ja se onkin sujunut yllättävän hyvin.
”Työskentely etänä on toiminut tosi hyvin, ja vaikka kasvokkain tapaamisiin kuuluva muu yhteistyö ja kuulumisten vaihto on jäänyt pois, ryhmästä on tullut tiivis ja asiaan sitoutunut. Työskentelyssä on keskitytty napakasti itse asiaan, ja tuloksia on tullut”, kuvailee Maija. Myös projektiryhmän valmistelu saa kiitosta: ”Kokoukset ja tehtävänannot ovat olleet hyvin valmisteltuja ja hyvin mitoitettuja käytössä olevaan aikaan nähden”, hän jatkaa.
Myös Tarja kehuu asiakasryhmän työskentelyä: ”Ideoita on voinut esittää spontaanisti, ja ilmapiiri on ollut rohkaiseva. Etäkokoukset ovat olleet hyviä oman työn suunnittelun kannalta, kun kokouksiin varattu aika on ollut tiivis, ja muun asiakasryhmään liittyvän työskentelyn on voinut sitten hoitaa itselle sopivaan aikaan.” Sekä Tarja että Maija toteavat lopuksi, että tähän mennessä tämä on ollut esimerkillinen projekti, josta kannattaisi ottaa parhaat opit siitä, miten projekteille saadaan luotua toimiva asiakasryhmä.