Automatisointi tehostaa palvelutuotantoa
20.12.2016
Palkeet tehostaa palvelutuotantoaan mm. tehtäviä automatisoimalla. Yksi tapa toteuttaa automatisointi on hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa. Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto perustuu syksyllä 2015 tehtyyn esiselvitykseen, jossa määriteltiin ja priorisoitiin automatisoitavia kohteita. Toteutusta on testattu marras-joulukuun aikana.
Tammikuussa aloitetaan ensimmäiset tuotantopilotit. Testaus ja pilotointi tehdään henkilöstöpalveluissa palvelussuhteen tietojen tarkastuksessa sekä talouspalveluissa verkkolaskuina saapuvien ostolaskujen numero- ja sisältövaatimusten tarkastuksessa. Seuraavia automatisoinnin kohteita ovat poissaolotietojen tallennus nimikirjalle ja toimittajarekisterin ylläpito.
Automatisointi on Palkeiden sisäisen toiminnan tehostamista ja palvelun laadun parantamista. Se toteutetaan palvelusopimuksen, vastuunjaon ja normaalin prosessin mukaan. Asiakkailta ei odoteta tässä vaiheessa toimenpiteitä.
Kokemuksia automatisoinnista kerätään ja palvelujen laatua tarkkaillaan pilottien aikana ja jokaisen laajennuksen yhteydessä. Automatisointi laajenee vaiheittain muihin tehtäviin ja kaikkien asiakkaiden palvelujen tuottamiseen. Seuraavassa on kerrottu tarkemmin ensimmäisten tehtävien automatisoinnista ja etenemisaikataulusta.
Ostolaskujen numero- ja sisältövaatimusten tarkastus
Talouspalveluista automatisoidaan osittain verkkolaskuina saapuvien ostolaskujen numero- ja sisältövaatimusten tarkastus. Numerotarkastus tehdään palvelusopimuksen mukaisesti huomioiden esimerkiksi ennakkoperintärekisterimerkinnän ja yrittäjäeläkevakuutuksen voimassaolon tarkastukset. Ensimmäisessä vaiheessa automatiikalla löydetään mahdolliset virheet ja puutteet laskusisällössä. Virheet ja esim. luottamuksellisten laskujen suojalukotus käsitellään edelleen manuaalisesti palveluryhmässä. Automatisoinnin ulkopuolelle jäävät vielä OpusCapitan skannauspalvelun välittämät menotositteet, kirjanpitoyksikön ja palkeiden skannaamat menotositteet, maksukehotukset, hyvityslaskut, korkolaskut, sopimukselliset ja tilaukselliset laskut.
Automatisointia pilotoidaan palvelutuotannossa viikolla 2 ja pilottivirastona toimii Palkeet. Automatisointia jatketaan asiakasvirastoille ketterästi pilotoinnin valmistumisen ja arvioinnin jälkeen vaiheittain viikoilla 2-3.
Palvelussuhteen tietojen tarkastus
Henkilöstöhallinnon palveluissa automatisointi alkaa palvelussuhteen tietojen tarkastuksesta, jossa on tarkoitus varmistaa, että tiedot siirtyvät täydellisinä eri Kieku-komponenttien välillä. Tarkistuksen kohteena ovat uudet tai muuttuneet tiedot SAP HCM:ssä. Muuttuneet tai tarkastettavat tiedot saadaan Excel-muotoiselle raportille, josta tiedot verrataan automaattisesti Palkkoihin, Lomasuunnitteluun sekä Ajanhallintaan. Palkkapalvelusihteeri tutkii tarkemmin mahdolliset poikkeamat tietojen vastaavuudessa eri järjestelmien välillä ja välittää tarvittaessa tiedot uudelleen SAP HCM:stä.
Palvelussuhteen tietojen tarkistus on parhaillaan testauksessa ja pilotointi on tarkoitus käynnistyä tuotantoympäristössä viikolla 2. Pilottina toimii Palkeet-virasto, jonka jälkeen edetään vaiheittain muihin asiakasympäristöihin.