Automatisointia palkkiolaskujen ja ulkopuolisten matkustajien matkakustannusten käsittelyyn
06.05.2021
Automatisoinnin tarkoituksena on vähentää manuaalista työtä ja poistaa inhimillisiä virheitä sekä yhdenmukaistaa ja sähköistää palkkioiden ja ulkopuolisten matkalaskujen käsittely ja maksaminen valtionhallinnossa. Uudessa toimintamallissa otetaan käyttöön sähköinen lomake, jolle palkkionsaaja ja ulkopuolinen matkustaja voivat kirjata tarvittavat tiedot laskujen sähköistä käsittelyprosessia varten.
- Palkkionsaaja tai valtion ulkopuolinen matkustaja tunnistautuu suomi.fi-tunnistautumisen kautta sähköiselle lomakkeelle.
- Palkkionsaaja tai valtion ulkopuolinen matkustaja täyttää sähköiselle lomakkeelle palkkio- ja/tai matkalaskun tiedot.
- Palkkiolaskun tiedot siirretään Herkkä-palveluun liittymän ja matkalaskun tiedot M2-järjestelmään ohjelmistorobotiikkaa hyödyntäen.
- Asiakasvirasto tarkastaa ja hyväksyy palkkiolaskun Herkkä-palvelussa. Matkalaskun asiatarkastus suoritetaan Palkeiden tarkastuspalvelussa, joka siirtää laskun asiakkaalle hyväksyttäväksi.
- Palkkiolaskun tiedot tallennetaan robotiikkaa hyödyntäen palkkajärjestelmään.
- Palkkio- ja matkalaskut siirretään maksuliikejärjestelmän kautta maksuun.
- Palkkionsaaja tai matkustaja saa maksun tililleen. Palkkiolaskelma tai matkalasku on tarkoitus välittää palkkionsaajalle/matkustajalle suomi.fi-palvelun kautta.
Sähköisen lomakkeen rakentaminen otti harppauksen eteenpäin, kun hankintapäätös lomaketoimittajasta tehtiin huhtikuun loppupuolella. Kevään ja alkukesän aikana Palkeiden asiantuntijat tekevät suunnittelua ja määrittelytyötä eri osa-alueiden järjestelmätoimittajien ja Valtorin kanssa. Kesälomien jälkeen viimeistellään toteutuksia ja aloitetaan testaukset.
Uuden toimintamallin pilotointi on tarkoitus aloittaa lokakuussa. Kirjanpitoyksikkökohtaiset käyttöönotot toteutetaan vaiheittain marraskuun 2021 ja kesäkuun 2022 välisenä aikana. Tarkempi käyttöönottosuunnittelu tehdään projektin edetessä.
Lisätietoja: projektipäällikkö Minna Lukanniemi minna.lukanniemi(at)palkeet.fi