Siirry sisältöön

ePalkkio ja matka -sähköinen toimintamalli ulkopuolisten palkkiolaskujen ja matkalaskujen käsittelyyn

30.09.2021

Palkeiden ePalkkio ja matka -projektissa on tavoitteena toteuttaa palkkionsaajien palkkiomaksuprosessin ja valtion ulkopuolisten matkustajien matkakustannusten käsittelyn automatisointia.

Nykyään palkkiolaskujen ja ulkopuolisten matkustajien matkalaskujen käsittelyyn kuuluu paljon työaikaa mm. tallennuksiin ja erilaisten dokumenttien manuaaliseen käsittelyyn ja kierrätykseen. Uudessa ePalkkio ja matka -toimintamallissa valtion ulkopuolinen henkilö voi tehdä laskun suoraan sähköiselle lomakkeelle ja liittää laskulleen tarvittavat liitteet. Kun palkkionsaaja/ulkopuolinen matkustaja on lähettänyt palkkiolaskun ja/tai matkalaskun sähköisellä lomakkeella, käsittely virastossa ja Palkeissa etenee sähköisesti Herkkä- ja M2-järjestelmissä.

Toimintamallin vaiheet on kerrottu tekstillä sivulla.

1. Ulkopuolinen palkkionsaaja/matkustaja tunnistautuu Suomi.fi-palvelun kautta ePalkkio ja matka –sähköiselle lomakkeelle.

2. Ulkopuolinen palkkionsaaja/matkustaja täyttää sähköiselle lomakkeelle tarvittavat tiedot

3. Lomakkeella olevat  palkkiotiedot siirretään liittymän kautta Herkkä-järjestelmään ja matkakulutiedot robotiikkaa hyödyntäen M2-järjestelmään.

4. Asiakas vastaa palkkiolaskun hyväksymiskierrosta Herkässä. Matkalasku tarkastetaan Palkeiden tarkastuspalvelussa ja asiakas hyväksyy sen M2-järjestelmässä.

5. Palkkiolaskun tiedot siirretään palkkajärjestelmään ohjelmistorobotiikkaa hyödyntäen

6. Palkkio- ja matkalaskut siirretään Palkeiden toimesta maksuliikejärjestelmään ja laitetaan sen kautta maksuun.
Palkeet vastaa tietojen siirtämisestä Tulorekisteriin.

7. Ulkopuolinen palkkionsaaja/matkustaja saa maksun tililleen ja palkkiolaskelman/yhteenvedon maksetuista matkakuluista.

ePalkkio ja matka perustuu yhtenäiseen toimintamalliin, jonka tavoitteena on manuaalisen työn vähentämisen lisäksi yhdenmukaistaa palkkioiden ja ulkopuolisten matkalaskujen käsittelyä. ePalkkio ja matka -toimintamallissa ulkopuolisten matkustajien matkalaskujen tarkastus tehdään Palkeiden tarkastuspalvelussa. Mikäli ulkopuolisten matkustajien matkalaskujen tarkastus on tehty asiakkaalla, toimintamallin käyttöönotossa tarkastus siirtyy Palkeiden tarkastuspalvelun tehtäväksi.  
Toimintamallin pilotointi aloitetaan loppuvuoden aikana kolmen pilottiviraston kanssa. Käyttöönotot aloitetaan helmi-maaliskuussa 2022.

Tiedustelut: projektipäällikkö Minna Lukanniemi, minna.lukanniemi(at)palkeet.fi