Handi-palvelu otettu käyttöön Palkeissa ja THL:ssä

21.05.2018

Kaksi ensimmäistä virastoa, Palkeet ja THL, ovat aloittaneet Handi-palvelun käytön toukokuun alussa. Käyttö on ensimmäisinä viikkoina sujunut hyvin ja kokemuksia kerätään kesän ajan.

Kaksi ensimmäistä virastoa, Palkeet ja THL, ovat aloittaneet Handi-palvelun käytön toukokuun alussa. Käyttö on ensimmäisinä viikkoina sujunut hyvin ja kokemuksia kerätään kesän ajan.

Ensimmäisten käyttökuukausien aikana näissä virastoissa kerätään laajasti kokemuksia itse järjestelmän lisäksi Palkeiden tarjoamasta palvelusta, ohjemateriaaleista ja koulutuksista.

Kyse on perinteistä pilotointia laajemmasta palvelujärjestelmän ja toimintamallin viimeistelystä. Ketterä toimintatapa mahdollistaa sen, että palvelujärjestelmä otetaan käyttöön vain vajaa puoli vuotta hankintapäätöksen tekemisen jälkeen.

Palkeiden hankepäällikkö Kati Siikonen kuvasi tunnelmia pilottien käynnistyttyä blogissaan handi.fi-sivustolla. Pilotoinnin kokemukset ovat aiheena työpajassa, jonka Handi-ohjelma järjestää 11.6.

Miten Handi-palvelun käyttöön voi valmistautua?

Parhaan hyödyn virasto saa Handi-palvelusta, kun koko hankintaprosessi ja siihen liittyvät toimintatavat uudistetaan niin, että painopiste siirtyy hankintojen suunnitteluun ja tilaamiseen. Näitä asioita on käsitelty Handi-ohjelman järjestämissä ohjelmaryhmissä.

Handi-palvelu mahdollistaa laskujen automaattisen käsittelyn tilaamisen jälkeen. Näin laskujen asiatarkastuksesta ja hyväksymistä tarvitaan enää erityistapauksissa, mikä vapauttaa työaikaa virastoissa huomattavasti.

Tarkempi valmistautuminen Handi-palvelun käyttöönottoon alkaa noin kuusi viikkoa ennen käyttöönottoprojektin alkua. Tällöin Palkeet lähettää kirjapitoyksiköille valmistelumateriaalin ja sopii käyttöönottoprojektin aloituskokouksen. Käyttöönottoprojekti sisältää asiakaskohtaisten valintojen ja mahdollisten lisäysten ja tuotteistettujen integraatioiden määrittelyn ja toteutuksen sekä testauksen siihen liittyvine koulutuksineen.

Valmistautumisen voi aloittaa kuitenkin jo hyvissä ajoin ennen valmistelumateriaalin saamista. Asioita, joita kannattaa suunnitella ja ottaa työn alle, on käyty läpi työpajassa maaliskuussa. Nauhoite tilaisuudesta ja käyttöönottojen kuvaus Handi-vastuuhenkilöiden saatavilla virastojen yhteisessä työtilassa Tiimerissä.

Kaikille avoimesta Hankinta 2020 -verkkokoulutuskokonaisuudesta on julkaistu ensimmäinen versio eOppivassa. Kokonaisuus sisältää osuudet myös tilaamiselle, maksamiselle ja raportoinnille. Kokonaisuudesta löytyy lisätietoa handi.fi-sivustolta.

Mitä Handi-palvelu tarkoittaa toimittajille?

Palvelujen ja tuotteiden toimittajille Handi-palvelun käyttöönotto tarkoittaa entistä yhtenäisempää ja läpinäkyvämpää toimintatapaa kaikkien virastojen kanssa. Sitä mukaa kun virastot alkavat käyttää Handi-palvelua, toimittajat saavat kutsun rekisteröityä Handi-palvelun toimittajaportaaliin ja toimittajille järjestetään infotilaisuuksia. 

Yleisiä ohjeita toimittajille löytyy handi.fi-sivustolta ja www.palkeet.fi-sivustolta.