HRM-lisäpalveluihin ollaan tyytyväisiä – raportit ja muistutukset helpottavat esimiesten työtä
07.06.2021
”Palvelut tuovat myös uusia mahdollisuuksia ja turvaa tulevien vuosien eläköitymisaaltoon valtionhallinnossa. Nämä lisäpalvelut ovat realistinen ja kustannustehokas vaihtoehto uusrekrytointiin”, sanoo palvelupäällikkö Marko Siitonen. Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelun hyötyjä kustannustehokkuuden lisäksi ovat palvelun saatavuus ja nopeus. Palvelua on saatavilla vuoden jokaisena arkipäivänä monipuolisten ja nykyaikaisten palvelukanavien kautta.
Lisäpalveluiden käyttö tasaa resurssitarvetta Maahanmuuttovirastossa
Maahanmuuttovirasto otti esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelun käyttöön loppuvuodesta 2019. Henkilöstöpäällikkö Jenniina Leino kertoo, että yksi syy palvelun käyttöön on ollut viraston vaihteleva henkilöstömäärä: ”Henkilöstömme määrä on vaihdellut alle 900:n ja yli 1000:n välillä viime vuosien aikana. Ostamalla Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelua Palkeilta olemme saaneet tasattua esimerkiksi HR:n resurssitarvetta.”
”Meillä oli jo aikaisemmin otettu käyttöön Palkansaajan neuvontapalvelu ja siitä saatujen kokemusten perusteella Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelu oli helppo ottaa käyttöön,” Leino lisää. Hän kertoo myös, että Maahanmuuttovirastossa kehitettiin varhaisen tuen mallia, ja palvelun mukana tulevat muistutukset sairauspoissaolojen hälytysrajoista tukivat tätä työtä. Myös muita palveluun kuuluvia raportteja esihenkilöille odotettiin kovasti ja niitä onkin hyödynnetty ahkerasti.
Leino suosittelee Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelua erityisesti tilanteissa, joissa käytetään paljon määräaikaista henkilöstöä. Maahanmuuttovirastossa hyötyä on saatu erityisesti määräaikaisen henkilökunnan sopimusten tallentamisessa. Hyöty näkyy erityisesti suurissa volyymeissa. Sopimukset tehtiin vuoden vaihteessa Palkeissa.
Lisäpalvelun etuna Leino kehuu omia yhteyshenkilöitä Palkeissa. ”Omat yhteyshenkilöt Palkeista ovat erittäin hyvä asia. He oppivat tuntemaan meidät ja tarpeemme, ja yhteistyö on sujunut erinomaisesti,” Leino kertoo. Myös käyttöönoton valmistelu oli hyvin organisoitu: Palkeiden yhteyshenkilöiden kanssa järjestettiin tapaaminen, jossa tutustuttiin ja sovittiin yhteisistä toimintatavoista.
Palvelun käyttöönotto edellytti suunnittelua myös Maahanmuuttovirastossa sisäisesti.
”Jotta lisäpalveluista saadaan halutut hyödyt, täytyi meidän myös muuttaa toimintatapoja. Kummankin lisäpalveluiden käytöstä muistutetaan meillä säännöllisesti intrassa. Kun asiaa pidetään säännöllisesti esillä, palveluja muistetaan myös käyttää ja uudet toimintatavat juurtuvat paremmin”, hän jatkaa.
Kiinnostuitko Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelusta?
Palvelu sisältää budjetoituihin toimiin ja palvelussuhteisiin liittyvien päätöstoimeksiantojen tallentamisen Kiekuun asiakkaan puolesta. Lisäksi palvelussa tuotetaan automaattisesti tietoa esimiestyön tueksi sekä tuetaan hallinnollisen työn reaaliaikaisuutta seuraamalla esimiehen toimenpiteitä vaativia asioita. Robottimme toimittavat esimiehille muistutuksia työlistalla olevista hoidettavista asioista ja osaltaan tukevat tiedolla johtamista esimiestyössä. Palveluun sisältyy myös esimiesten teknistä neuvontaa Kieku-portaalissa tehtävien toimenpiteiden ja ajanhallinnan järjestelmien osalta. Palvelussa toimitetaan esimiehille kuukausittain tarvittaessa seurantaraportit seuraavista asioista sähköpostiin:
- Koeajan päättymisestä muistuttaminen
- Määräaikaisten palvelussuhteiden päättymisen seuranta
- Pitämättömistä lomista muistuttaminen
- Työajankohdennusten puutteiden seuranta
- Työaikapankkitunti- ja liukumasaldorajojen seuranta
- Työaikajaksojen hyväksynnästä muistuttaminen
- Esimiehen tehtävälistalla olevista hyväksyttävistä asioista muistuttaminen
- Pitkien sairauslomien seuraaminen ja varhaisen tuen malliin liittyvistä hälytysrajoista muistuttaminen
”Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelun asiakkaina meillä on tällä hetkellä 16 asiakasvirastoa. Asiakastyytyväisyyskyselyn tulosten ja saadun palautteen perusteella asiakkaat ovat olleet palveluun tyytyväisiä”, sanoo Marko Siitonen.
Jos haluat palvelusta lisätietoja ja tarkempaa esittelyä, otathan yhteyttä omaan asiakkuuspäällikköösi.