Skip to main content

Keskittäminen on päivän sana myös UM:n taloushallinnossa

27.09.2018

Ulkoministeriön taloushallinnossa on meneillään kaksi keskittämiseen tähtäävää kehittämisprojektia: Toisessa edustustojen talouspalvelutehtäviä keskitetään Suomeen, ministeriöön ja Palkeisiin, ja toisessa valmistaudutaan Handi-palvelun käyttöönottoon. Molemmissa UM ja Palkeet tekevät tiivistä yhteistyötä, kertoo talouspalvelupäällikkö Anneli Holmberg.

Ulkoasiainhallinnon edustustoverkossa on yhteensä 90 toimipistettä. Vuodesta 2016 alkaen on keskitetty Euroopassa sijaitsevien edustustojen taloushallintotehtäviä Suomeen.  Projekti jatkuu keväälle 2019 ja tavoitteena on, että silloin runsas kolmannes ulkomailla toimivista edustustoista saa taloushallintopalveluita Suomesta.

"Olemme käyneet koko projektin ajan aktiivista dialogia Palkeiden kanssa" , Anneli Holmberg kertoo: "Palkeet on etsinyt kanssamme parhaita ratkaisuja siihen, mitä puolin ja toisin voimme tehdä uudella tavalla."

Mittavan projektin toteuttamista on helpottanut yhteinen päämäärä ja selkeän toimintamallin luominen. Kerran luodulla ja testatulla kaavalla toimien siirrot tapahtuvat sitten kevyesti. "Meillä on siirroille kaksi mallia riippuen siitä, keskitetäänkö maksuliikkeen tehtävät Suomeen Palkeiden hoidettaviksi vai ei" , Holmberg kertoo.

Keskittämisen hyötyjä arvioidaan myös ulkoministeriön valmistautuessa Handi-palvelun käyttöönottoon. Käyttöönottoprojekti käynnistyy marraskuussa ja käytön on määrä alkaa ensi toukokuussa.

"Kaikkiaan hankintojen digitalisoinnissa on korostunut hyvän etukäteissuunnittelun merkitys sekä se, miten hankintatoimen ja taloushallinnon yhteistyötä pitää virastoissa tiivistää", Holmberg sanoo: "Erityisellä mielenkiinnolla seuraamme, miten valuuttamääräisten laskujen ja muun tositeaineiston käsittely toteutetaan Handi-palvelussa. Siitäkin riippuu, miten etenemme muiden kuin Euroopassa sijaitsevien edustustojen tehtävien keskittämisen suhteen. Ero meillä on tietenkin se, että paikallisesti edustustoissa ei lähdetä Handi-palvelussa liikkeelle hankinnoista vaan edustustoon saapuvasta paperilaskusta."

Holmberg kertoi UM:n ajankohtaisista projekteista Palkeet-foorumissa syyskuussa. Foorumissa tulevaisuusmuotoilija Minna Koskelo puhui asiakkuuden ja asiakaskokemuksen murroksesta.

"Esitys herätti paljon ajatuksia. Asiakkuus on kokonaisvaltainen ajattelutapa, joka sopii niin sisäisiin kuin ulkoisiin asiakkaisiin" , Holmberg miettii.