Siirry sisältöön

Matkustusprosessin toimintatapojen kehittämisprojekti alkaa

20.01.2023

Virkamatkustaminen lisääntyi viime vuonna merkittävästi ylittäen koronaa edeltävät matkustusmäärät. Matkustamismäärien kasvu aiheutti ennakoimatonta ruuhkaa matka- ja kululaskujen käsittelyssä. Samalla tulivat hyvin näkyville valtion virkamatkustamisen haasteet, jotka johtuvat epäyhtenäisistä toimintatavoista ja ohjeistuksista.

Palkeista jaetaan tietoa valtion yhteisistä hyvistä matkustuskäytännöistä ja sujuvoitetaan matkustusprosessia kehittämisprojektilla vuoden 2023 aikana. Kehittämisen toimintamallin pilotointi käynnistetään keväällä yhteistyössä asiakkaiden kanssa. MatkustusPro-projektissa haetaan parempaa palvelukokemusta ja toiminnan sujuvoittamista matka- ja kululaskujen käsittelyn kaikissa vaiheissa.

”Matkustaja voi vaikuttaa merkittävästi matkalaskuprosessin sujuvuuteen matkan suunnittelu- ja laskutusvaiheissa. Riittävä osaaminen helpottaa matka- ja kululaskujen tekemistä ja laadukkaasti laadituista matkalaskuista saa rahatkin tilille nopeammin. Asiakasvirastoissa laskujen käsittely niin matkahallinnossa kuin hyväksyjillekin on jatkossa yhtenäisempää ja selkeämpää, kun ohjeistukset perustuvat virkaehtosopimukseen. Suunnitelmien ja laskujen parantunut laatu helpottaa hyväksyjän tehtävää. Laskujen tasalaatuisuus ja ohjeistuksen yhtenäisyys nopeuttavat ja tehostavat Palkeiden tarkastuspalvelun toimintaa ja ne mahdollistavat tulevaisuudessa mahdollisesti myös prosessin automatisointia”, matkustamisen palvelujen palvelupäällikkö Marko Siitonen avaa projektissa tavoiteltavia hyötyjä.

Pilotissa tunnistetaan hyviä toimintatapoja ja mahdollisia kehityskohteita yhdessä asiakkaiden kanssa hyödyntämällä Palkeiden tarkastuspalvelun osaamista ja havaintoja. Asiakkaan kehitystoimien toteuttamista tuetaan parannusehdotuksilla ja apua saa myös muutoksen viestintään.
Pilotin etenemistä ja vaikuttavuutta seurataan kevään aikana seurantatapaamisissa. Tarkoituksena on pilotin myötä rakentaa jatkuva toimintamalli matkustamisen käytäntöjen parantamiseksi. Pilotin oppeja jaetaan yhteisesti kaikille asiakkaille ja syksyn 2023 aikana toimintamallia laajennetaan uusiin asiakkuuksiin.