Ohjelmistorobotit jo tuttuja työkavereita palvelukeskuksessa

20.11.2017

Ohjelmistorobotit ovat vajaan vuoden aikana vakiinnuttaneet paikkansa Palkeiden palvelutuotannossa. Parhaillaan eri prosessien tehtäviä tekee 13 ohjelmistorobottia ja uusia kohteita testaa yksi. Hiljaiset työkaverit ovat jo osa arkea.

Automatisointi on Palkeiden sisäisen toiminnan tehostamista ja palvelun laadun parantamista. Asiakkaille se näkyy lähinnä nopeutuneena palveluna. Muutakin uutta teknologiaa on hyödynnetty palvelutuotannon automatisoinnissa, ja ensimmäiset tulokset ovat lupaavia.

Reititysrobotti pilotissa

Ohjelmistorobotti tai muu väline tekee kaikkiaan kymmentä tehtävää talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutuotannossa. Loppuvuoden aikana määrä on tarkoitus tuplata.

Henkilöstöhallinnossa robotti mm. vertailee palvelussuhteen muuttuneita tietoja ja siirtää tietoja välitaulusta Kieku-Palkkoihin. Taloushallinnossa robotti osallistuu menotositteiden numerotarkastukseen ja toimittajarekisterin ylläpitoon. Parhaillaan pilotoidaan lisäksi menotositteiden reititystä 15 asiakkaan kanssa.

Robotti on tarkastanut kaikkien Palkeiden asiakkaiden ostolaskuja ja asiakkaille robotin tekemä tarkastus on näkynyt ok-merkintänä huomautus-kentässä. Nyt pilotoidaan sitä, että reititysrobotti ottaa nämä ok-merkityt laskut automaattisesti käsittelyyn. Pilotti jatkuu marraskuun loppupuolelle ja silloin arvioidaan reititysrobotin käytön laajentamista.

- Aivan kaikkien asiakkaiden laskujen reititystiedot eivät vielä ole sellaisessa muodossa, että ne voitaisiin antaa robotille reititettäväksi, kertoo projektipäällikkö Eija Mikkonen.

Digityökaveriin luotetaan

Lähes kaikki palveluryhmät ovat päässeet hyödyntämään ohjelmistorobotteja. Talouspalvelut Joensuu 3 -ryhmään robotti tuli jo tammikuussa 2017.

- Aluksi teimme tarkastusta kahteen kertaan: normaali manuaalinen numerotarkastus sekä raportin tarkastus. Tarkastettiin, että robotti on toiminut oikein. Se tuntui työläältä, kertoo talouspalvelusihteeri Sirpa Mustonen.

Varsin pian tuplatarkastus todettiin turhaksi. Kun robotti on ohjelmoitu oikein, se kyllä osaa hommansa. Yksi ensimmäisiä tuloksia robotiikan eduista olikin se, että ohjelmistorobotit parantavat palvelun laatua ja varmuutta. Sirpa Mustonen on huomannut muitakin etuja.

- Nyt työ on helpottunut huomattavasti, ainakin OKraporttien myötä. Laskujen käsittely on nopeutunut. Robotti on hiljainen ”työkaveri”, eikä pane vastaan ollenkaan, Sirpa Mustonen naureskelee.

Hän uskoo, että pilotointivaiheessa oleva automaattinen reititys tulee osaltaan nopeuttamaan selvästi laskujen käsittelyä.

Sujuvuutta ja säästöä

Robotiikan hyödyntäminen on jo näkynyt laskujen ja tietomassojen käsittelyn nopeutumisena. Esimerkiksi välitaulurobotti siirtää tunnissa useamman viraston välitauluista yhteensä lähes 2000 riviä tietoja. Yhden rivin käsittelyyn kuluu näin vajaat kaksi sekuntia. Kaikkiaan robotti pystyy käsittelemään lähes 90 prosenttia tiedoista yön aikana.

- Tämä onkin toinen merkittävä hyöty: robotit työskentelevät pääosin öisin ja manuaalikäsittelyä vaativat tiedot ja laskut voidaan ottaa käsittelyyn normaalin työpäivän aikana, Eija Mikkonen kertoo.   

Loppuvuonna aloitetaan vielä mm. palkka-ajojen automatisointi, myyntilaskujen ja kirjanpidon tietojen sisäänlukua sekä menotositteiden täsmäytystä.

- Olemme arvioineet, että tänä vuonna toteutettavilla automatisoinneilla laskennallinen vuosihyöty on noin 15 htv. Palkeissa seurataan manuaalityön vähentymistä työajanseurannan kautta, ja tällä hetkellä työaikakirjausten mukaan manuaalityö on vähentynyt vuoden aikana noin 12 prosenttia. Tarkemmin pystymme vertaamaan manuaalityön ja automatisoidun käsittelyn eroja vuoden vaiheessa, Eija Mikkonen sanoo.