Onnistuneen organisaatiomuutoksen resepti

07.11.2018

Palkeissa toteutetaan noin 50 asiakkaan organisaatiomuutosta vuosittain. Työ sisältää eri järjestelmiin tehtäviä muutoksia kuten SAP HCM, SAP FICO, Ajanhallinta, M2, Rondo, käyttövaltuushallinta jne. Sisältö vaihtelee organisaatiomuutoksen laajuudesta riippuen. Organisaatiomuutokset toteutetaan asiakaskohtaisesti sovitun aikataulun mukaisesti.

Kansallisarkiston viimeisin organisaatiomuutos toteutettiin pari kuukautta sitten. Noin 240 henkilön organisaatio on syyskuun alusta lähtien jaettu kolmeen palvelualueeseen: hallintopalvelut , tietopalvelut ja asiantuntijapalvelut. Organisaatiomuutos kosketti koko Kansallisarkistoa.

Kansallisarkistossa muutosprojektia veti kehittämispäällikkö Kristiina Laine ja Palkeissa vastinparina oli projektipäällikkö Merja Metsäranta.

Muutosta lähdettiin tällä kertaa suunnittelemaan pienellä tiimillä jo aikaisessa vaiheessa.

”Meillä pelinavaus tapahtui hyvissä ajoin, kevättalvella. Aikaisesta aloituksesta oli hyötyä, kun muutosta valmisteltiin kesällä, jolloin omien tehtävien lisäksi tuurattiin lomalaisia”.

”Järjestimme Merja Metsärannan kanssa aloituspalaverin, missä kävimme pienellä porukalla läpi roolit ja vastuut. Pidin arvokkaana sitä, että näimme kasvokkain, näin työt on helpompi käynnistää. Aloituspalaverissa saimme selkeät stepit mitä tehdä seuraavaksi. Ohjeistus oli helposti saatavilla ja kielellä, jota ymmärsi”, kiittelee Kristiina.

”Meillä oli myös lupa ns. kysyä tyhmiä. Tämä oli tärkeää, kun organisaatiomuutosta tehtiin oman työn ohella ja työ oli varsin pikkutarkkaa. Meillä oli myös muutama tsekkauspalaveri, jotka koin tarpeellisiksi.”

Kristiina Laineen kohdalla tämä oli jo toinen organisaatiomuutos kahden vuoden sisään.

”Jälkimmäisellä kerralla toimimme tiimimäisemmin ja se oli hyvä ratkaisu, ettei toteutusta jätetä yhden ihmisen varaan virastossa”, hän toteaa.