Palkeet näyttää suuntaa ohjelmistorobotiikassa
01.12.2016

Kiekun käyttöönottovaihe on nyt saatu päätökseen ja mahdollisuudet tiedon hyödyntämiseen ja tuottavuuden parantamiseen ovat entistä paremmat. Yksi väline tähän ovat ohjelmistorobotit, joita Palkeet on ensimmäisten joukossa ottamassa käyttöön. Kokemusta ohjelmistorobotiikasta tullaan jakamaan valtionhallinnon toimijoille jo ensi vuonna.
– Toimialan kehitys on nopeaa ja katsomme, että on järkevää hyödyntää sen mahdollisuuksia tuottavuuden kasvattamiseen, kehitysjohtaja Helena Lappalainen.
Ohjelmistorobotti on tietokoneohjelman osa, jonka voi opettaa jäljittelemään ihmisen suoritusta: toimimaan käyttöliittymässä, käyttämään hiirtä ja näppäimistöä. Robotti-ohjelma pystyy suorittamaan tehtäviä myös useampien tietojärjestelmien välillä.
– Ohjelmistorobotiikka sopii erityisen hyvin sellaisen tiedon käsittelyyn, jolle hyvin sellaisen tiedon käsittelyyn, jolle voidaan määritellä säännöt, kuten esimerkiksi kahteen järjestelmään tallennetun tiedon vertaaminen toisiinsa tai järjestelmään tallennetun tiedon vertaaminen raportilla olevaan tietoon. Ohjelmistorobotti voi etsiä tietoa sisällön perusteella tai päivittää tietoja järjestelmään käyttäjän määrittelemien ohjeiden mukaisesti, projektipäällikkö Eija Mikkonen.
Ohjelmistorobotit ensin ostolaskujen ja palvelusuhteen tietojen käsittelyyn
Palkeet löysi esiselvitysvaiheessa talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseista kaikkiaan 64 tehtävää, joihin ohjelmistorobotiikka sopii hyvin ja joissa se selkeästi alentaa prosessikustannuksia.
Palkeet löysi esiselvitysvaiheessa talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseista kaikkiaan 64 tehtävää, joihin ohjelmistorobotiikka sopii hyvin ja joissa se selkeästi alentaa prosessikustannuksia.
Kilpailutusvaiheessa arvioitiin RPA-välineen käytettävyyttä. Esimerkkitapauksissa tiedon käsittelyn todettiin tehostuvan huomattavasti.
– Ensimmäisinä automatisoimme tehtäviä ostolaskujen käsittelyssä sekä palvelussuhteen tietojen tarkastamisessa ja tallennuksessa. Näissä tehtävissä robotiikka tuo selvityksemme mukaan nopeimmin asiakashyötyä kustannusten alentumisen ja laadun paranemisen muodossa, Mikkonen kertoo.
Oppimista ja tiedon jakamista verkostoissa
Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto on organisaatiolle kokonaisvaltainen muutos, jonka vaikutukset ulottuvat prosessien lisäksi strategiasta aina toimintakulttuuriin asti.
– Meillä on käynnissä oppimisprosessi, joka alkoi jo esiselvityksen tekemisestä. Käyttöönoton jälkeen vastaamme itse robotiikkatoimintojen kehityksestä ja laajennamme sen hyödyntämistä, Lappalainen kuvaa.
Kun kokemus virtuaalisista ”työkavereista” karttuu, yhä useammalla on mahdollisuus miettiä, miten niitä voisi hyödyntää omissa työtehtävissä ja prosesseissa. Jokainen voi ikään kuin asettua kuskiksi matkalla kohti fiksumpaa työn tekemistä.
Kun kokemus virtuaalisista ”työkavereista” karttuu, yhä useammalla on mahdollisuus miettiä, miten niitä voisi hyödyntää omissa työtehtävissä ja prosesseissa. Jokainen voi ikään kuin asettua kuskiksi matkalla kohti fiksumpaa työn tekemistä.
Esiselvitys- ja kilpailutusvaiheessa kokemusta jaettiin pääosin kahdenvälisissä tapaamisissa esimerkiksi VM:n hallinnonalan toimijoiden ja muiden julkisen sektorin palvelukeskusten kanssa. Ensi vuonna Palkeet aikoo järjestää Skypen kautta virtuaalitapaamisia, joihin kutsutaan ainakin asiakkaiden ja ohjaajien edustajia keskustelemaan ohjelmistorobotiikan hankinnasta ja käyttöönotosta sekä siitä, miten käyttöönotto vaikuttaa organisaation toimintaan.
Osa julkisten palvelujen digitalisoinnin kärkihanketta
Ohjelmistorobotiikan käyttöönotto on osa hallituksen julkisten palvelujen digitalisoinnin kärkihanketta. Se kulkee rinnan muiden valtion taloushallintoa tehostavien yhteishankkeiden kuten hankintojen digitalisoinnin ja kirjanpidon tehtävien siirron kanssa. Kaikkiaan tavoitteena on hallitusohjelman mukaan kasvattaa talous- ja henkilöstöhallinnon tuottavuutta vähintään viidenneksellä vuoteen 2020 mennessä.
Valtionhallinnon supistuessa myös palvelukeskuksen henkilöstön määrä laskee tulevina vuosina. Palkeiden tämän hetken arvion mukaan ohjelmistorobotiikan käyttöönotto vähentää rutiinitehtävistä noin 67 htv:ta vuoden 2017 loppuun mennessä.