Rahoittajaraportoinnin kehittäminen hieno esimerkki yhteiskehittämisestä
05.02.2021
Kaikki toimijat saman pöydän ääreen
Tarvetta raportoinnin yhdenmukaistamiselle on huomattu olevan sekä rahoittajilla että virastoilla. Tietoa kootaan eri lähteistä, kuten valtiolla käytössä olevasta Kieku-tietojärjestelmästä.
Rahoittajaraportoinnin kehittämisen tarve lähti siitä, että eri rahoittajilla on eri rahoitusinstrumentteja, kuten esimerkiksi ELY-keskuksilla EAKR (Euroopan aluekehitysrahasto). Eri rahoittajat vaativat erilaisia dokumentteja esimerkiksi hankkeiden työaikatietojen ja palkkakustannusten todentamiseen. Toisaalta sitten virastoissa maksatushakemuksia tekevillä henkilöillä saattaa olla erilaisia käytäntöjä raporttien tekoon. Tavoitteena on rahoittajaraportoinnin kokonaisprosessin yksinkertaistaminen, standardoidut dokumentit ja yhteinen ymmärrys toimintatavoista rahoittajasta riippumatta. Myös tiiviimpi yhteistyö rahoittajien kesken on tarpeen sekä tarkastajien havaintojen huomioiminen.
”Totesimme, että ei ole mitään syytä, miksi ei hyödynnettäisi tehokkaammin olemassa olevaa järjestelmää. Tästä on iso hyöty sekä rahoittajille että virastoille. Raportoinnin laatu paranee, kun menetelmät ovat yhdenmukaiset”, sanoo Jutta Petäjä Luonnonvarakeskuksesta.
Liisa Halme Maanmittauslaitokselta on samoilla linjoilla: ”Tärkeää tässä oli yhteinen keskustelu ja parhaiden käytäntöjen kokoaminen. Jokaisella virastolla on varmasti ollut toimiva käytäntö rahoittajaraportoinnin hoitamiseen, mutta kaikkein paras tapa saadaan yhdistämällä parhaat käytännöt tai niiden osat.”
”Esimerkiksi EAKR-hankkeita hoitavia ELY-keskuksia on neljä, ja jokaisella näistä on hieman eri vaatimukset rahoittajaraportointiin”, sanoo Marja-Liisa Kivilompolo Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksesta. ”Tämä on ollut hyvä kohta katsoa raportoinnin tarpeita ja vaatimuksia meidänkin puolelta”, hän jatkaa.
Palkeista hanketta on vetänyt johtaja Tuula Holappa. Hän iloitsee mahdollisuudesta olla mukana kehittämässä uuttaa asiakkaiden kanssa. ”On hienoa, että Palkeet on saanut olla mukana kokoavana voimana tässä hankkeessa. Lopputuloksesta hyötyvät sekä virastot että rahoittajat, kun hakemusten käsittely nopeutuu ja helpottuu. Samalla saamme hyödyntää myös sitä valtavaa tietomäärää, joka Kieku-järjestelmässä on”, sanoo Tuula.
Hyödyt jo nähtävissä mutta työ jatkuu
”Nyt aluksi olemme keskittyneet rakennerahastoihin liittyvään raportointiin ja mahdollisesti myöhemmin muihin rahoitusinstrumentteihin”, Jutta Petäjä sanoo. ”Tässä hankkeessa yhteistyö ja luottamus ovat olleet tärkeitä. Suunnittelutyössä mukana olleet asiantuntijat eri organisaatioista ovat lähteneet rohkeasti yhdessä miettimään tarpeita ja kuinka tässä päästään eteenpäin. Työstä saadut konkreettiset tuotokset motivoivat jatkossakin kehittämään yhteisiä työkaluja ja toimintatapoja”, hän lisää.
Yhdessä kehittäminen on tuonut yhteen tutkimuslaitokset ja rahoittajatahot. Palkeiden rooli on ollut tuoda eri toimijat yhteen ja ohjata keskustelua oikeaan suuntaan. Jutta, Liisa ja Marja-Liisa kiittelevät Palkeiden roolia hankkeessa. Tärkeätä yhteistyössä on ollut myös Palkeiden raportointiryhmän osaamisen hyödyntäminen toimivan raportoinnin kehittämisessä.
”Yhteistyö on ollut oikein hedelmällistä tutkimuslaitosten välillä ja Palkeiden rooli on ollut arvokas yhteen kokoajana. Palkeilla on ymmärrys virastojen toimintatavoista ja tarpeista ja ratkaisujen tarjoaminen edesauttaa yhteiskehittämistä. Tätä toimintamallia kannattaa käyttää jatkossakin palvelujen kehittämiseen”, Liisa sanoo.