Rekrytointi: kesäisiä ajatuksia hakijaviestinnästä
16.07.2018
Valitettavan usein hakijaviestintä joko unohtuu tai se hoidetaan vasemmalla kädellä, vaikka useat tutkimukset ja käytännönkokemukset osoittavat, että yksi keskeinen tekijä myönteisen hakijakokemukseen syntyyn on juuri hakijaviestintä.
Tehokaskin rekrytointiprosessi vie tavallisesti aikaa useita viikkoja. Hakijalle, joka on nähnyt vaivaa hakemuksen laatimiseen, nämä päivät ovat pitkiä odottaa hakemuksen vastaanottokuittausta, ilmoitusta valintaprosessin vaiheista ja jatkoon valituista jne. Yhä edelleen kuulee myös hakijoiden kokemuksia rekrytoinneista, joissa koko prosessin aikana työnantajasta ei ole kuulunut mitään. On voinut mennä pahimmillaan useampi kuukausi, ennen kuin ilmoitus valintapäätöksestä kilahtaa hakijan sähköpostiin.
Mikä sitten on riittävä määrä hakijaviestintää?
Viestiä pitää koko rekrytointiprosessin ajan. Hakemuksen saapuessa ilmoitetaan hakijalle, että tämän hakemus on saapunut perille (tässä mielestäni riittää järjestelmän lähettämä automaattivastaus ”kiitos hakemuksesta”). Hakuajan päätyttyä hakijalle saatetaan tietoon aikataulu ja se, miten prosessi etenee. Jo haun päättyessä ei-valituksi tulleelle lähetetään viipymättä tieto siitä, että valintaprosessi ei etene hänen osaltaan. Jatkoon päässeille olisi hyvä lähettää väliaikatietoa vähintään parin viikon välein, jolloin hakija saa tiedon, onko hän vielä prosessissa mukana. Tässä vaiheessa olisi hyvä myös lähettää hakijoille linkki palautekyselyyn, jolla organisaatio saisi hakijoilta palautetta itse rekrytointiprosessista.
Hakijoille pitää kertoa, kun siirrytään prosessin vaiheesta toiseen. Tärkeää on pitää kiinni siitä, mitä luvataan esimerkiksi aikatauluihin liittyen. Jos prosessi syystä tai toisesta venyy, niin siitä viestitään viipymättä hakijoille. Hakijan ei tulisi joutua hakuprosessin aikana pohtimaan, onko hakemus saapunut perille tai esimerkiksi, milloin haastatteluun kutsuttavat valitaan ja milloin tästä ilmoitetaan, vaan työnantaja viestii aktiivisesti hakijoille prosessin etenemisestä. Mikäli prosessi venyy ja jos rekrytoiva työnantaja on varsinkin passiivinen viestinnässään, saatetaan pahimmassa tapauksessa menettää kärkihakija kokonaan toiselle työnantajalle.
Nykyiset rekrytointijärjestelmät mahdollistavat helpon ja tehokkaan tavan tavoittaa kaikki hakijat samanaikaisesti. Kannattaa kuitenkin olla huolellinen viestejä laatiessa ja välttää vakiofraaseja, jotka hakija saattaa varsinkin ”hylkäyskirjeen” saatuaan kokea loukkaavina tms. Eli vastausviestissä on tärkeää kirjoittaa juuri kulloinkin haettavana olevan paikan näkökulmasta, eikä tyytyä vain kiittämään hakijaa tämän osoittamasta mielenkiinnosta avoinna olevaa paikkaa kohtaan. Hakijaviestinnän tulisikin olla osa organisaation muuta viestintää jo sen suunnittelusta alkaen.
Toki hakijakokemukseen vaikuttaa moni muukin seikka, joista työpaikkailmoitus ja haastattelutilanne ovat myös merkittävässä roolissa. Mutta se onkin jo sitten toinen tarina…😊
Blogin kirjoittaja Mari Eerikäinen toimii prosessipäällikkönä Palkeiden Kehitysyksikössä. Hän vastaa valtion virastoille tuotettavasta rekrytointipalvelusta. Rekrytointipalvelu kattaa koko rekrytointiprosessin alusta loppuun hakuilmoituksen suunnittelusta rekrytoinnin raportointiin saakka. Palkeet voi hoitaa prosessista myös vain osan, jolloin rekrytointipalvelu suunnitellaan kunkin asiakkaan tarpeen mukaiseksi kokonaisuudeksi. Palvelusta sovitaan joustavasti rekrytointi kerrallaan.
