Scrum-kummitoiminnalla kohti ketteriä toimintamalleja

19.04.2021

Scrum-kummitoiminnan viitekehys perustuu tuotekehitysmalliin, jossa moniosaajatiimi työskentelee yhdessä oppien ja muutoksiin reagoiden sekä kehittää omaa toimintaansa jatkuvasti. Vaikka ketterää tuotekehitysmallia on käytetty jo muutaman vuosikymmenen ajan etenkin teollisuudessa ja ohjelmistokehityksessä, sen hyödyntäminen valtion toimintaympäristössä on verrattain uutta. Palkeissa scrum-kummitoiminnan tavoitteena on lisätä työympäristöön ketteryyttä ja kokeilukulttuuria.

Mikä ihmeen scrum-kummi?

Haastattelimme scrum-kummitoiminnasta Satu Laatista, Tiina Nummelaa sekä Jaana Kettusta, joista jokainen työskentelee Kehitys- ja ICT -palveluiden tulosyksikössä: Laatinen järjestelmäasiantuntijana, Nummela ja Kettunen erityisasiantuntijana. Satu Laatinen toimii itse scrum-kummina, ja Tiina Nummela sekä Jaana Kettunen ovat scrum-kummitoiminnan ”kummilapsia”, jotka ovat hyödyntäneet kummitoimintaa omassa työympäristössään. 

Satu Laatinen kuvailee scrum-kummien olevan kuin kanssakulkijoita tai sparraajia, jotka avustavat tiimejä ja yksiköitä toimimaan ketterämmin. ”Scrum-kummeilla on käytössään materiaali, jonka pohjalta annetaan esimerkiksi konkreettisia työkaluja siihen, millaisista toimintatavoista on mahdollista lähteä liikkeelle tavoiteltaessa ketterämpää toimintatapaa. Scrum-malli ei ole kuitenkaan mikään valmis malli, vaan tiimi muokkaa annetuista työkaluista ja toimintatavoista oman näköisiään”, muistuttaa Laatinen. Scrum-kummi on mukana ja apuna tiimien toiminnassa ihan alusta saakka – kummi tutustuttaa tiimit ketterään toimintatapaan ja käy tiimin kanssa läpi heidän lähtökohtansa, minkä perusteella kummi antaa sopivia työkaluja tiimin käytettäväksi. Kummi on tiimien tukena ja apuna matkan varrella, ja kuten Laatinen tämän kiteyttää: ”Silloin kun tiimi tarvitsee apua, olemme siinä lähellä.” Myös itse scrum-kummi oppii ja kehittyy matkan varrella: ”Opimme kummeina jatkuvasti. Kun tiimi löytää omaa tietään scrum-toiminnassa, myös kummitoiminta kehittyy.” 

Näkyviä tuloksia yhdessä tekemällä, ideoimalla ja sparraamalla

Jaana Kettunen ja Tiina Nummela ovat ottaneet scrum-kummitoiminnan käyttöönsä omassa työympäristössään. ”Kun tämä scrum-kummimalli tuli käyttöön, olin ilman muuta innokas hyödyntämään sitä myös oman tiimin käyttöön”, kertoo Kettunen. Idea scrum-kummitoiminnan hyödyntämisestä lähti ensimmäisenä Kettusen omista tarpeista, mutta pian muutkin tiimiläiset olivat mukana toiminnassa. ”Kaikki tiimiläisemme ovat olleet hyvin innostuneita scrum-kummitoiminnan käyttöönotosta”, luonnehtii Kettunen. Myös Tiina Nummela on samoilla linjoilla Jaana Kettusen kanssa siitä, että tällainen mahdollisuus on hyödynnettävä tiimissä: ”Kun oli mahdollisuus saada kokeneemmalta scrum-toimijalta tukea ja apua, niin totta kai käytimme sen mahdollisuuden hyödyksi. Tämähän on aivan loistava tilaisuus!”, toteaa Nummela ja jatkaa: ”Tärkeimpinä asioina scrum-kummin käyttöönotossa oli se, että saadaan tiimin kanssa kokonaisuus paremmin hallintaan, sillä tehtävät ja toimeksiannot ovat niin pienissä palasissa ja monissa eri paikoissa. Lisäksi työjonon priorisointi ja läpinäkyvyys ajoivat vahvasti scrum-toimintamallin käyttöönottoon”. Kuten Kettusenkin tiimissä, myös Nummelan tiimissä scrum-kummitoiminnan vastaanotto on ollut hyvin positiivista: ”Vastaanotto on ollut innostunutta ja osallistuvaa. On mukava tietää, että tukea on saatavilla, jos sitä tarvitaan.” Tiina Nummelan tiimissä scrum-kummitoiminnan hyödyntäminen lähti yhteisestä ajatuksesta ja toteutui, kun scrum-kummi tarjosi apuaan: ”Kummitoimintaa tarjottiin meille juuri oikeaan aikaan.”

Scrum-kummitoiminnasta saatuja hyötyjä on tunnistettu monia, joista esimerkkeinä ovat yhteistyön lisääntyminen, laadun parantaminen, asiantuntijuuden kehittyminen sekä työn hallinta. Kokonaisuuksien ymmärtäminen ja yhdessä tekeminen lisääntyvät, sekä keskittyminen omaan työhön parantuu. Jaana Kettunen kokee, että scrum-kummitoiminta on ollut hyvä tuki sekä omassa pohdinnassa että etenkin toiminnan käynnistymisvaiheessa. ”Kummi on tuonut paljon apua meidän koko tiimille, sillä olemme pystyneet paremmin hahmottamaan asioita. Olen kokenut kummitoiminnan hyvänä”, kertoo Kettunen. ”Parhaimpina puolina scrum-kummitoiminnassa on yhdessä keskustelu, jonka avulla voidaan kysellä muilta vastauksia esimerkiksi siihen, miten asioita kannattaa tehdä ja millä tavalla asioita kannattaa jakaa”, toteaa Kettunen. Tiina Nummela pitää scrum-toiminnan parhaimpina puolina sitä, että tiimi on lähtenyt innoissaan mukaan toimintaan, ja tiimiläiset ovat heti löytäneet ja havainneet ne hyödyt, mitä scrum-kummitoiminnasta saadaan. ”Kummit ovat sparranneet scrumin käyttöönotossa ja antaneet mahdottoman paljon uusia ideoita. Olemme käyneet scrum-kummin kanssa läpi myös haastavia asioita, mitä emme ole heti itse osanneet ratkaista. Kummit ovat esitelleet meille vaihtoehtoisia tapoja tällaisten tilanteiden ratkaisemiseksi”, toteaa Nummela. ”Tämä on yhteistä tekemistä, jossa yhdessä suunnitellaan ja tehdään, ja katsotaan paketti sellaiseksi, että siitä on kaikille myös hyötyä”, Nummela tiivistää.

Scrum-kummitoiminnan koetaan tuovan apua vanhoihin tunnistettuihin toiminnallisiin haasteisiin, sillä scrum-mallilla on mahdollista löytää sellaiset asiat, joista kannattaa luopua tai joita voidaan tehdä eri tavalla. ”Kummitoiminta itsessään on aika näkymätöntä toimintaa, sillä se on oikeastaan sitä tiimien tukemista. Oikeastaan se mitä tiimit saavat aikaiseksi, on sitä näkyvää toimintaa. Koen, että itse kummitoiminta auttaa siihen, että kynnys aloittaa uuden kokeilu on matalampi”, kertoo Satu Laatinen ja jatkaa: ”Scrum-kummin toiminta on ehkä sitä käytännön työn mallintamista ja näyttämistä, mutta kummin toiminta painottuu enemmän sinne suunnittelun puolelle.”

Mitä tulevaisuus tuo tullessaan?

Scrum-kummitoiminnan tulevaisuus nähdään Palkeissa valoisana. Jaana Kettunen toivoo, että scrum-kummitoiminta jatkuu, sillä hänellä itsellään on hyvät kokemukset toiminnan käytöstä ja hän pitää sitä toimivana mallina. Tiina Nummela näkee, että Palkeissa scrum-kummitoiminnalla on tulevaisuudessakin suuri tarve, sillä ”kun toimintaa kehitetään koko ajan ja muutoksia tulee, on hyvä, että tällainen kummien ydintiimi on, joilta löytyy apua niihin yllättäviinkin ongelma- tai muutostilanteisiin”. Palkeissa scrum-kummitoiminnan toivotaan laajentuvan ja scrum-kummien lisääntyvän, jotta kokeilukulttuuria sekä ketteryyttä saadaan kaikkien hyödynnettäväksi: ”Toivon, että scrum-kummitoiminnasta hyötyy meidän koko organisaation lisäksi myös meidän asiakkaamme”, kiteyttää Satu Laatinen.

Lennähtääkö Kaiku-pöllö Palkeisiin?

Palkeet on mukana scrum-kummitoiminnallaan Uuden työn Kaiku -palkintohaussa. Palkintohaussa etsitään jaettavaksi esimerkkejä valtion organisaatioiden, verkostojen ja työyhteisöjen toteuttamista kokeiluista ja kehittämishankkeista.

Scrum-kummitoiminta on johdattanut Palkeet upeasti finaaliin, ja Kaiku-palkinnon vuoden 2021 voittaja julkistetaan 5.5.2021 Valtio Expossa.

Tutustu tarkemmin scrum-kummitoimintaan Palkeissa

Klikkaamalla kuvaa pääset tutustumaan scrum-kummitoimintaan Palkeissa (pdf).