Suoraviivaisempaa suoriutuvuuden arviointia Osaavalla
07.12.2021
Osaamisen palvelut täydentyvät mahdollisuudella toteuttaa suoriutuvuuden arviointilomake Osaava-järjestelmässä. "Asiakkailta tuli paljon kyselyä Osaava-järjestelmän hyödyntämisen mahdollisuudesta myös suoriutuvuuden arviointiin. Pohdimme tätä mahdollisuutta ja lähdimme pilotoimaan toteuttamista Palkeiden ja Digi- ja väestötietoviraston (DVV) kanssa", Osaamisen palveluiden palvelupäällikkö Jukka Ihanus toteaa.
Palkeissa lomake on jo tuotannossa ja sitä käytetään jatkossa arviointien toteutuksessa. DVV:n kanssa pilotointi on vielä meneillään. "Suoriutuvuuden arvioinnin toteuttaminen Osaava-järjestelmässä yksinkertaistaa prosessia ja vähentää erillisten word ja excel-lomakkeiden manuaalista täyttämistä", kertoo Jukka palvelun hyödyistä.
Testausta, perehdytystä ja ohjeistamista – pilotoinnista tuotantoon
Palkeissa pilotointi aloitettiin jo kesällä 2021. "Testasimme ensin lomaketta muutaman esimiehen kanssa, jonka jälkeen havaintoja käytiin yhdessä läpi Osaava-tiimin kanssa ja tehtiin tarvittavia muutoksia. Uutta versiota testattiin jälleen ja tehtiin tarvittavia muutoksia havaintojen perusteella. Tätä pyöräytettiin läpi muutamia kierroksia, joten lomakkeen rakentaminen vaatii paljon testausta ja läpikäyntiä yhdessä Osaava-tiimin kanssa. Lomakkeen toteuttamisen yhteydessä tarkastelimme myös nykyistä prosessia ja päivitimme VPJ-käsikirjaa sekä kävimme nämä päivitykset läpi pääluottamusmiesten kanssa", kertoo prosessissa mukana ollut Palkeiden HR-kehityspäällikkö Pia Jaakkola.
Lomake otettiin käyttöön Palkeissa marraskuussa 2021. ”Perehdytimme ensin esimiehet lomakkeen käyttöön ja teimme koko henkilöstölle ohjevideon ja ohjeistuksia, jotka julkaisimme intrassamme”, summaa Pia käyttöönottoa. Hän uskoo lomakkeen vähentävän näppäilyvirheitä sekä aktivoivan henkilöitä valmistautumaan ja kirjaamaan suoriutumistaan entistä varhaisemmin. "Esimieheltä jää pois vaihe, jossa hän on tallentanut jokaisen henkilön suoriutumisen arviointirivin erilliselle excel-lomakkeelle, ja toimittanut sen yksikön johtajalle jatkokäsittelyyn. Uudessa mallissa HR ottaa raportit Osaavasta kerran kuussa ja toimittaa ne eteenpäin", Pia kertoo. Jatkotoiveena Pialla olisi mm. kehittää raportointia niin, että esimies saisi itse otettua raportin arvioimistaan henkilöistä. ”Lomake on koettu helppokäyttöiseksi niin arvioitavalle henkilölle kuin esimiehillekin”, Pia toteaa lopuksi.
Yllätyksiä tulee aina, niistäkin voi oppia
Digi- ja väestötietovirastossa (DVV) pilotointi on sujunut toistaiseksi hyvin ja lomake on tarkoitus ottaa käyttöön alkuvuoden 2022 suoriutuvuuden arvioinneissa. "Olemme panostaneet siihen, että taustadata pitäisi olla kunnossa ja ”omat rivit ovat ojennuksessa”. Suurimman työn on tehnyt operatiivisen henkilöstöhallinnon tiimini. Oma tehtävä on ollut lähinnä ottaa kantaa ja kysellä asioita, jotka ovat tosin yleensä olleet hoidettu pari viikkoa ennen kuin minä asiaan herään. Kaikenlaisia kysymyksiä on tullut, joihin on sitten vastattu sitä mukaa kun niitä on ilmennyt. Tämmöisessä prosessissa on oltava tarkkana, että kaikki säilyy sovitun tarkentavan virkaehtosopimuksen mukaisena. Vaikka väline vaihtuu, sopimus taustalla ei muutu mihinkään", kertoo DVV:n henkilöstöjohtaja Aino Heikkinen.
Lomakkeen käyttöönotolla Aino toivoo helpotusta ainakin hallinnolliseen puoleen. "Se, että pohjalla on Kiekun oma organisaatiodata, on suuri helpotus. Ensimmäinen kierros on varmasti yllätyksiä, ja ehkä turhautumisen hetkiäkin täynnä, mutta niin ne parhaat opit saadaan. Yritämme varautua kaikkeen, mutta yllätyksiä tulee silti varmasti", Aino arvelee.
"Jokaisen valtion viranomaisen ei tarvitsisi pähkäillä samojen ongelmien parissa, jos siihen on mahdollisuus kehittää kaikille sopiva, skaalautuva ja silti omaleimaisuudet huomioiva järjestelmä. Toivottavasti meidän ponnisteluistamme on hyötyä valtiokonsernin sisällä laajemmaltikin. En vielä tiedä, kuinka homma tulee menemään, mutta ainakaan yhteisestä tahtotilasta se ei kiinni jää", summaa Aino pilotointiin lähtemisen taustoja.
Pilotoinnista palveluksi
Pilotointien yhteydessä Osaamisen palveluissa on rakennettu toimintamallia lomakkeiden toteuttamiseen Osaava-järjestelmään. Palvelu on tulossa Osaamisen palveluiden palveluvalikoimaan vuoden 2022 alusta. Lomakkeita lähdetään toteuttamaan Osaavaan vaiheittain asiakas kerrallaan heidän olemassa olevan suoriutuvuuden arviointiprosessin pohjalta.
"Jokaiselle asiakkaalle toteutetaan oma lomake järjestelmään ja toteutusprosessi vie aikaa noin 3–4 kuukautta. Tämä tarkoittaa sitä, että lomakkeiden toteutus kaikille halukkaille heti vuoden alusta ei ole mahdollista. Porrastamme lomakkeiden toteuttamisia koko ensi vuodelle ja jatkamme toteutuksia myös tulevina vuosina", kertoo prosessikoordinaattori Piia Kokkonen.
"Painotamme nyt ensivaiheessa toteuttavien lomakkeiden valinnassa asiakkaan omaa valmiutta lähteä toteuttamaan tätä prosessia, joten ilmoittautumiseen kannattaa laittaa liitteeksi nykyisin käytössä oleva lomake sekä nykyisen prosessin kuvaus. Lisäksi asiakkaan on hyvä varmistaa, että prosessiin on olemassa aikaa ja tarvittavat resurssit", Piia jatkaa.
Kiinnostuneet asiakkaat voivat ilmoittaa halukkuutensa suoriutuvuuden arviointilomakkeen toteuttamiseen Osaava-järjestelmän ajankohtaista-osion kautta, jonne ilmoittautuminen avataan joulukuun 2021 aikana.