Skip to main content

Talous- ja henkilöstöhallinnon raportointi laajenee

26.08.2020

Palkeiden tuottamia raportointipalveluja kehitetään jatkuvasti esimerkiksi asiakkailta saatujen palautteiden ja Palkeille lakimuutoksen myötä tulleiden tehtävien perusteella. Lähiaikojen uudistuksia ovat muun muassa Tahti-järjestelmän siirto Kiekun yhteyteen sekä esimiehen visuaalinen työpöytä henkilöstösuunnittelun avuksi.

Tahtin toiminnallisuudet siirtyvät Kiekuun

Tahti on valtiotyönantajien yhteinen henkilöstötietojärjestelmä, joka tarjoaa paljon erilaisia raportteja työnantajien käyttöön. Kuinka suuri osa virastomme väestä on vakinaisessa työsuhteessa ja kuinka paljon meillä on määräaikaisia työntekijöitä? Miten ansiot kehittyvät virastossamme verrattuna muihin virastoihin? Kuinka paljon meillä oli keväällä sairauspoissaoloja? Näihin ja moniin muihin kysymyksiin löytyy vastauksia Tahti-järjestelmästä saatavista raporteista. Tahtista saatavaa tietoa hyödynnetään myös palkkaneuvotteluihin, valtion virka- ja työehtosopimusten neuvotteluun, valtion palkkakartoituksiin sekä henkilöstötilinpäätös- ja työvoimakustannusraportointiin.

Tahti on ollut tähän asti erillinen järjestelmä, mutta se siirtyy Kiekuun ensi kevääseen mennessä. Kiekun ja Tahtin keskeinen ero on, että Kiekusta saadaan henkilötason tietoa, kun taas Tahtissa tutkitaan suurempaa havaintojoukkoa ja kokonaisuutta. Järjestelmien yhdistymisen myötä Tahtiin ja Kiekuun kirjaudutaan yhdellä yhteisellä kirjautumisella ja molempien järjestelmien tiedot löytyvät kätevästi samasta paikasta. Järjestelmille saadaan myös yhteiset koodistot ja esimerkiksi simuloinnista tulee nykyistä helppokäyttöisempää, kun se viedään Kiekun yhteyteen.

”Näiden muutosten on tarkoitus tehdä Tahtista entistä käyttäjäystävällisempi ja lisätä sen käyttöä”, sanoo Tahti Kiekuun -projektin projektipäällikkö Juha Raatikainen. ”Uudistuksen myötä Tahtissa käytettävä teknologia saatetaan samalle tasolle kuin Kiekussa: järjestelmäarkkitehtuuri yksinkertaistuu, kun osa Tahti-järjestelmän nykyisin sisältämästä datasta saadaan jatkossa suoraan Kiekusta. Samalla pystymme hyödyntämään jo olemassa olevia järjestelmäinvestointeja”, Juha jatkaa.

Vuoden 2020 tietojen ilmoittaminen ja raportointi tehdään nykyisellä Tahtilla. Jatkossa Tahtin raportteja käytetään vuoden 2021 tiedoista alkaen samasta paikasta ja samoilla työvälineillä kuin nyt uudistettavana olevat Kiekun raportit.
Lue tarkemmin Tahtista täältä.

Visuaalinen työpöytä esimiehen tiedolla johtamisen tueksi

Ajantasainen tieto esimerkiksi työntekijöiden sairauspoissaoloista tai työaikatiedoista on tärkeä työväline esimiehelle. Tietojen avulla töitä voi suunnitella ja muuttuviin tilanteisiin pystyy reagoimaan paremmin. Hankaluutena onkin usein koettu, että esimiehen tarvitsemat tiedot ovat hankalasti käytettävissä ja hajallaan eri paikoissa, jotta niiden perusteella voitaisiin toimintaa tehokkaasti johtaa.

Osana Kiekun raportoinnin uudistamista on esimiehen käyttöön kehitetty työpöytä, joka tarjoaa henkilöstötietoa ajantasaisesti visuaalisessa muodossa. Ensimmäisessä vaiheessa työpöydälle on tuotu sairauspoissaolo- ja etätyötietoa. Toisessa vaiheessa on tarkoitus sisällyttää työpöydälle myös työaikatietoja.

Esimiehen visuaalinen työpöytä löytyy Kieku-portaalista esimiehen raportointiosiosta ja se näkyy vain esimiesroolissa toimiville. Visuaalista työpöytää tulee käyttää Chrome-selaimella.

Lisää ohjeita ja tarkempi kuvaus työpöydästä löytyy Kieku-ohjepankista (vaatii kirjautumisen).

Lakimuutoksen myötä Palkeiden analysointipalvelut entistä laajemmiksi

Syyskuussa alussa astuu voimaan tasavallan presidentin vahvistamana lakimuutos Palkeiden uusista analysointi- ja raportointitehtävistä. Analysointitoiminnan tarkoitus on koota ja visualisoida tietoja tilannekuviksi ja ilmiöitä selittäviksi analyyseiksi. Toimialojen ja yksittäisten virastojen kehittämisen ja tulostavoitteiden saavuttamisen tueksi on mahdollista tuottaa vertailevaa indikaattoritietoa ja havainnollistamaan mahdollisia poikkeavuuksia. Näitä tavoitteita kyetään saavuttamaan yhteistyössä yli organisaatiorajojen substanssiasiantuntijoiden ja yhteiset palveluntuottajat osaajien kanssa suoraan ammattikäyttäjille.

Viime aikoina Palkeiden analysointipalveluissa on kehitetty kustannusten ja käytettävissä olevien voimavarojen yhteistä tarkastelua varten syventäviä analyyseja sekä tilannekuvia poissaoloista ja hyvinvoinnin heijastumisesta työkäyttäytymiseen. Palkeissa on pitkää kokemusta näiden tietojen raportoinnista. Tietojen tarkentavan analyysin avulla saadaan nostettua esille kohteita, joihin toiminnan kehittämistä voidaan suunnata. Tietoja on hyödynnetty aiemmin muun muassa henkilöstön vuosisuunnittelussa osana budjetointia ja esimiehiä tukemaan alaisten hyvinvointia.

Analysointipalvelusta apua esimerkiksi henkilöresurssien oikeaan kohdentamiseen
Henkilöstötarpeiden oikealla kohdentamisella voidaan varmistaa resurssien riittävyys ja toiminnan tehokkuus. Asiantuntijatyön selkeyttämisen osana analysointipalvelut ovat pyrkineet aktiivisesti tukemaan päätösten pohjalla olevien tietojen saatavuutta ja paikkansa pitävyyttä. Yhteistyössä HR-asiantuntijoiden kanssa on kehitetty henkilötyökuukausien ja kustannusten ennustamisen mallia. Mallin avulla voidaan parantaa ymmärrystä käytettävissä olevien resurssien jakautumisesta kokonaistasolla sekä tarkemmin työajan käytön kannalta.

Tällä hetkellä työn alla on analyysikokonaisuus henkilöiden työuran vaiheiden ymmärtämiseksi. Analyysin tavoitteena on kyetä tukemaan henkilökohtaista urasuunnittelua ja luoda näkemystä organisaation toteutuneeseen urakehitykseen. Analyysissa esitetään valtion yhteisten tehtävätasoluokitusten mukaisia toteutuneita työurien vaiheita. Havainnollistamme toteutuneita urapolkuja, joista on saavuttu nykyiseen tehtävään ja siten jakamaan tietoutta organisaation onnistuneista urapoluista. Lisäksi nostamme esille mahdolliset ”vaihtopiikit” uravaiheiden pituudessa, jolloin henkilöiden urakeskusteluja kyetään kohdentamaan sopiviin ajankohtiin ja tukemaan toivottua urakehitystä.

Olisitko kiinnostunut analyysin yhteisestä jatkokehittämisestä tai kommentoinnista?
Voit olla yhteydessä meihin analysointipalvelut@palkeet.fi.

Työura-analyysin muuttuvaan kehitysversioon voit tutustua tästä.

Muita analysointipalveluiden toteutuksia löytyy täältä.