THL:ssä ollaan hyvässä vauhdissa digitalisoimaan hankinnat

20.03.2017

Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen toiminta ja sen myötä hankinta on monimuotoista: On maksullista palvelutoimintaa, tutkimustoimintaa ja kansainvälistä toimintaa. Lisäksi kirjanpitoyksikköön kuuluu mm. kaksi sairaalaa, koulukoteja ja vankiterveydenhuollon yksikkö.

"Meillä käsitellään 30 000 laskua vuodessa, projekteja on noin tuhat ja tiliöintiyhdistelmät ovat monipuoliset", kertoo taloussuunnittelija Niina Niinimäki. Osassa laskuista on liitteitä, jotka pitää pystyä salaamaan", jatkaa erikoissuunnittelija Tuomas Kauranne.

Kauranne ja Niinimäki ovat mukana THL:n projektissa, jossa valmistaudutaan hankintojen digitalisointiin.

"Parhaillaan selvitämme toimialueittain volyymejä, kokoamme hankintasopimuksia ja mietimme, miten toiminnot tulevaisuudessa organisoidaan", projektista vastaava hankintasuunnittelija Miika Kivinen kertoo. "Johdon tuki ja vihreä valo meillä jo on, mikä on tärkeää."

Paljon on tehtävää, mutta projektiryhmä tähtää siihen, että THL pilotoisi ensimmäisten joukossa uutta tilaamisen ja laskujenkäsittelyn toimintamallia, jonka tueksi Palkeet kilpailuttaa parhaillaan uutta järjestelmää.

"Haluamme olla etulinjassa. Jos malli saadaan THL:ssä toimimaan, toimii se muillakin", projektin järjestelmänäkökulmasta vastaava Kauranne uskoo.

Työpajat antoisia

THL osallistui aktiivisesti uuden järjestelmän vaatimusmäärittelyjen muotoiluun asiakasryhmässä. "Palkeet ja Valtiokonttori olivat miettineet määrittelyt hyvin. Pari pientä lisäystarvetta löysin tarkalla läpikäynnillä. Nyt on sitten nähtävänä, kuka toimittaja pystyy määrittelyt täyttämään", Kauranne toteaa.

Työpajoja THL:läiset pitävät hyvinä. "Olemme päässeet vaikuttamaan ja kertomaan omia toiveitamme. Työskentely on antanut ajatuksia omaan projektiimme ja toimintamme järjestämiseen. Totesimme esimerkiksi, että meillä oli suunnitelmissa kymmeniä kilpailutusratkaisun käyttäjiä", mikä on liikaa. Kivinen kertoo.

Toimintatavat muuttuvat merkittävästi

Projektiryhmä näkee, että muutos on merkittävä. "Prosessi nopeutuu huomattavasti, valtion maine maksajana paranee ja esimiehet voivat keskittyä substanssiin hallintotehtävien sijaan. Toisaalta on totuttava hyödyntämään raportointia, kun laskujen käsittely automatisoituu. Muutos on jopa suurempi kuin Kiekun käyttöönotto", Kauranne arvioi.

Kauranteen mielestä aika uudelle toimintamallille on nyt otollinen ja odotukset korkealla. "Organisaatiomuutokset ovat tehneet näkyväksi resurssien niukkuuden. Eikä KiTi-vastuiden siirron myötä virastoissa pian enää tehdä kaikkia tiliöintejä."

"Joissakin virastoissa haasteita voi tulla siitä, että hankintatoimi ja taloushallinto ovat erillään. Hankintatoimeen pitää panostaa, mutta massakäsittelyt sujuvat Palkeissa", Kauranne sanoo.

Omaan taloon sopiva projekti

THL:n projektiryhmä on pieni ja menetelmät ketteriä. Projektiryhmään kuuluvat Kivisen, Kauranteen ja Niinimäen lisäksi ostolaskuprosessista vastaava pääkirjanpitäjä Markus Hakala sekä hankintakoordinaattori Nina Simonen. "Tarvittaessa otamme mukaan suunnitteluun mm. kirjaamon ja sopimusyhdyshenkilöitä", Kivinen sanoo.

"Valmistaudumme uuteen toimintamalliin laajentamalla Tilhan käyttöä mm. laboratoriotarvikkeiden tilaamiseen. Nythän lähes kaikki vaiheet on hoidettu manuaalisesti. Tilhassa tilaajat tilaavat ja esimiehet hyväksyvät sähköisesti sekä tilaus täsmäytyy sitten Rondossa laskuun automaattisesti, jos tilaus on muutoin Ok ja vastaanotettu. Esimiehen rooli tilaussuunnitelmaan tilattaessa muuttuu enemmän tiedolla johtamiseksi, elikkä hän seuraa ja ennakoi raportoinnin kautta kustannusten kertymistä", Kauranne kuvaa.

"Näin tekijät saavat kokemusta ja me pystymme havainnollistamaan uuden toimintamallin mukaisen tilanteen. Tämä harjoittelu on pakollista, mutta siihen ollaan motivoituneita."

Koulutus ja jatkuva tuki tarpeen

Vaikka oma projekti on hyvin hallussa, odotetaan THL:ssä apua ja tukea niin Hankintojen digitalisointi -ohjelmalta kuin Palkeiltakin. "Koko valmistelun ajan kannattaa tehdä tiivistä yhteistyötä. Palkeetlaiset voisivat esimerkiksi työskennellä jonkin aikaa asiakkaan luona. Pilotin myötä sitten selviää, mikä toimii ja millaiset aikataulut ovat mahdolliset. Muutosta pitää markkinoida, mutta realistisesti", Kauranne toteaa ja jatkaa: "Osaaminen kannattaa keskittää ja työt tehdä siellä missä se kulloinkin on tarkoituksenmukaisinta, joko Palkeissa tai asiakkaalla. Ostolaskujen käsittelystä Palkeissa on jo paljon kokemusta, mutta tilaushallinnassa sitä täytynee lisätä. Palkeissa on myös paljon arvokasta tietoa kokonaisuudesta, mikä pitäisi hyödyntää kuvaamalla päästä päähän -prosessit keskitetysti. Tämä helpottaisi erityisesti niitä organisaatioita, joilla hankintojen ja tilaamisen keskittäminen on vielä vaiheessa."

Ennen kaikkea Palkeilta ja ohjelmalta toivotaan hyviä koulutuksia ja mahdollisuutta saada jatkuvaa tukea.

Palkeet kiittää hyvästä yhteistyöstä ja toivottaa tsemppiä THL:n projektiin!

Kuvassa vasemmalta Miika Kivinen, Markus Hakala, Niina Niinimäki ja Tuomas Kauranne

Teksti ja kuva: Jaana Beversdorf