Tilaaminen ja laskujen käsittely helpottuu
18.11.2016
Uudistus on osa valtion hankintatoimen digitalisointiohjelmaa, jonka tavoitteena on parantaa palvelujen asiakaslähtöisyyttä sekä edistää tuottavuutta.
Uuden sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn palvelumallin luomisesta vastaa Palkeet. Sitä tukevan palvelujärjestelmän osa-alueet ja toimintokokonaisuudet on vastikään päätetty Hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelman ohjausryhmässä. Nyt päätöksen jälkeen vaatimuksia lähdetään tarkentamaan yhteistyössä asiakastyöryhmän kanssa. Erityistarpeita, kuten TUVE-asiakkaiden tarpeita, käsitellään lisäksi omissa asiantuntijaryhmissään.
"Hankintojen digitalisointi on merkittävä asia. Uudesta palvelujärjestelmästä tulee helppokäyttöinen ja se mahdollistaa entistä automatisoidummat palvelut kaikille ostamisen ja tilaamisen prosesseissa työskenteleville, hanketta vetävä Kati Siikonen Palkeista kuvaa. "Uudessa toimintamallissa hankintaesityksen tekijä voi hakea suoraan tuotetta eikä hänen tarvitse tietää mistä katalogista tai miltä toimittajalta tuote löytyy. Palvelujärjestelmä tuo suoraan käyttäjälle tarjolle hänen kotiorganisaationsa sopimusten mukaiset vaihtoehdot."
Uutta ja vanhaa
Uusi palvelujärjestelmä korvaa kokonaisuudessaan nykyisen tilaustenhallintajärjestelmä Tilhan sekä vähintään valtaosan nykyisestä laskujen käsittelyn ja arkistoinnin järjestelmästä Rondosta.
Palvelujärjestelmä mahdollistaa nykyistä laajemman laskuautomaation ja se sisältää portaalin toimittajien tuotevalikoiman tarkasteluun ja tilaamiseen. Reaaliaikainen raportointi puolestaan tuottaa tietoa tilauspäätösten tueksi.
Tuleva ratkaisu sisältää lisäksi integraatiot määrärahaseurantaan, vastikkeettomien menojen käsittelyn sekä sähköisen arkiston talous- ja henkilöstöhallinnon materiaaleille. Edellä mainittujen lisäksi ratkaisu voi sisältää myös esimerkiksi muistiotositteiden ja muiden menotositteiden käsittelyn, palkkaluettelojen ja tiliotteiden hyväksynnän sekä mahdolliset kirjanpitoyksiköiden omat kierrot. Näiden toimintojen toteutusarkkitehtuuri päätetään hankintavaiheen aikana.
Käyttöön 2019
Uusi toimintatapa ja palvelujärjestelmä otetaan käyttöönoton koko valtionhallinnossa vuoden 2019 loppuun mennessä. 2017 tarkennetaan palvelujärjestelmän käytön aikaisia toiminta- ja tuotantomalleja sekä testataan palvelun toimivuus yhdessä pilotti-organisaatioiden kanssa. Asiakaskohtaiset käyttöönotot tapahtuvat 2018-2019.
Sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn lisäksi Palkeiden vastuulla on valtion hankintatoimen digitalisointiohjelmasta maksuliikejärjestelmäratkaisun uudistaminen sekä ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen uuden toimintamallin yhteydessä.
