Tuomioistuinten organisaatiomuutos oli vaativa palapeli
09.03.2020
Kyseessä oli jo toinen organisaatiomuutos, joka toteutettiin yhdessä Palkeiden kanssa ja heti maaliskuussa Itä-Uudenmaan käräjäoikeus uusi vielä organisaationsa.
”Vauhtia on piisannut. Koko talvi on ollut erittäin työteliäs organisaatiomuutoksien vuoksi ja työpäivät ovat olleet pitkiä”, toteavat hallintosihteeri Maritta Hienonen ja henkilöstösihteeri Camilla Lindman. Organisaatiomuutoksen läpivienti koostuu lukemattomista pienistä yksityiskohdista, joissa palapelin palasten on sovittava toisiinsa.
”Meidät yllätti, kuinka valtavan työteliäs homma tämä oli, kun samanaikaisesti vielä valmisteltiin fyysistä organisaation muuttoa ja rakennettiin uutta organisaatiota 1.3. Itä-Uudenmaan käräjäoikeudelle. Kaikille saatiin kuitenkin palkat ajallaan maksettua ja ne muutamat virheet korjattua nopeasti”, muistelee Maritta.
Muutostyön suunnittelu alkoi 2018, loppurutistus syksyllä 2019
Palkeiden projektipäällikkö Merja Metsäranta kertoo, että muutostyö alkoi jo vuoden 2018 puolella. Oikeusministeriön kanssa pidettiin yhteistyöpalavereita, joissa valmisteltiin uuden laitoksen perustamista.
”Järjestelmien määrittely ja toteutusvaihe kesti helmikuusta syyskuuhun. Käytännössä tuolloin rakennettiin tyhjästä vanhan kanssa identtinen toimintaympäristö, johon vietiin tiedot vanhoista järjestelmistä”.
”Uusi organisaatiorakenne luotiin lokakuun alussa, minkä jälkeen tehtiin 4 000 työsopimusta ja konvertoitiin saman verran verokortteja. Konvertoitavia laskuja oli 37 000 kappaletta”, hän kuvaa projektin mittakaavaa. Lomasuunnittelun osalta työ on vielä kesken säästö- ja lomarahavapaiden osalta.
Yhteinen Tiimeri-tila kullan arvoinen
Ohjaavan ministeriön, oikeusministeriön, näkökulmasta henkilöstöpuoli (uusi kirjanpitoyksikkö) toteutettiin melko vähin muutoksin, koska isoja muutoksia ei tapahtunut siihen nähden mitä oli tehty Kiekun käyttöönoton aikana. Jokainen osa-alue täytyi kuitenkin käydä läpi ja lisäksi Kiekun ja muiden järjestelmiä väliset liittymät piti käydä läpi. Näistä syistä yhteistyöpalavereita henkilöstöhallinnon puolella oli paljon syksyn 2019 aikana.
”Palkeet oli tehnyt hyvää taustatyötä ja varannut riittävästi resursseja projektin aikana. Koko projektin dokumentointi tapahtui Tiimerissä työtilassa, joka oli Palkeiden, Valtorin, CGI:n, OM:n ja Visman käytössä. Lisäksi toiveestani henkilöstöasioille perustettiin oma työtila. Osasta kokouksia tehtiin Palkeiden toimesta myös nauhoite, jonka pystyi katsomaan jälkikäteen ja tarkistamaan mitä sovittiin”, toteaa henkilöstösuunnittelija Eija Palonen Hallinto- ja ohjausosastolta.
”Henkilöstöhallinnossa työskenteleville Tiimeri-tila oli kullan arvoinen, erityisesti kysymys-vastauspalsta, jolloin kaikki saivat vastauksia kerralla”, kiittelevät Maritta ja Camilla. Palkeet tuotti lisäksi virkamiehille jaettavaa materiaalia suomeksi ja ruotsiksi. Lisäksi Palkeiden ja viraston kanssa käyty kahdenkeskinen skype-palaveri oli erittäin tärkeä muutoksen onnistumiselle.
Mitä opittiin?
”Työ on aloitettava ajoissa. Virastoissa on otettava huomioon, että muutos henkilöstöhallinnon puolella on suuri, vaikka Palkeet on avustamassa, ja vaatii esim. resurssoinnin miettimistä. Kaikki suunniteltukin työ tapahtuu kuitenkin melko tiukan aikataulun puitteissa. Kustannuspaikan muutos kuulostaa pieneltä jutulta, mutta kun tuhansien työntekijöiden palvelussuhde katkeaa, vaatii se paljon asiantuntijatyötä Kiekussa. Uusia sopimuksia ja niiden jatkoja oli tosi paljon. Esimerkiksi Helsingin käräjäoikeudessa jatkosopimuksia oli yli sata vuoden vaihteessa”, huomauttaa Eija.
”Mahdollisten tulevien organisaatiomuutosten osalta toivomme, että Palkeet kiinnittäisi vielä huomioita virastoille annettuihin (Palkeisiin palautettaviin) exceleihin ja aputaulukoihin. Mitä yksinkertaisemmin asiat vain voidaan tehdä, sen parempi”.
”Kokemukset edellisestä organisaatiomuutoksesta olivat hieman huonommat, koska keskusteluyhteys Palkeiden kanssa ei ollut vielä kehittynyt nykyiseen muotoonsa. Nyt asiat hoituvat koordinoidummin ja meillä oli työurakasta huolimatta levollinen tunnelma”, kuvaavat Maritta ja Camilla.
”Keskusteluyhteys oli hyvä, mutta Palkeiden koodikieli ja se, että palkkapalvelusihteereillä ei ole samanlaista näkymää Kiekussa kuin virastolla, pakotti useasti kysymään mitä tarkoitetaan? Myös excel-lomakkeiden täytön ohjeistamisessa olisi vielä viilauksen varaa.
”Yhteistyö Palkeiden, etenkin Merjan ja palveluasiantuntija Piia Judinin kanssa sujui erittäin hyvin. He antoivat täydellistä palvelua eivätkä hermostuneet, vaan jaksoivat aina selittää ja heihin sai helposti yhteyden”, kiittelevät Eija, Maritta ja Camilla.
”Vuodenvaihteessa on tärkeää, että Valtori, Palkeet ja järjestelmätoimittajat ovat valmiina päivystämään, kun aineistoja siirretään. Edellisen vuodenvaihteen ongelmista oppineina teimme yhteistyötä Valtorin kanssa, jotta saimme uusien virastojen kaikki henkilö- ja sopimustiedot kohdejärjestelmien käyttöön 1.1.2020”, toteaa Merja.