Yleistä Handi-palvelusta toimittajille
Kaikissa valtion kirjanpitoyksiköissä on käytössä Handi-palvelu. Palkeet tuottaa valtion kirjanpitoyksiköille keskitetysti palveluita Handi-palvelun osalta.
Toimittajien Handi-tukipalvelu
Palveluaika ma-pe klo 8.00-16.15, Suomen aikaa
Handi-asiakaspalvelu +358 2955 64060
handitoimittajapalvelu(at)palkeet.fi
Huomioithan, että tukipalvelu on avoinna lyhennetyin palveluajoin heinäkuussa sekä arkipäiviin osuvina juhlapyhien aattoina (vappuaatto, juhannusaatonaatto, jouluaatto ja uudenvuodenaatto).
Miten Handi-palvelu näkyy toimittajille?
Toimittajilla on käytettävissään toimittajaportaali, joka sisältää
- Tuoteluetteloiden ylläpidon toiminnot
- Tilausten vastaanoton
- Laskutusmahdollisuuden (pientoimittajat, ulkomaiset toimittajat)
- Laskun vaiheiden seurannan
- Vuoropuhelun asiakkaan kanssa esim. hinta- ja saatavuuskyselyt (tulossa)
Toimittajilla on lisäksi tekninen mahdollisuus integroitua palveluun alla kuvatuilla tavoilla:
- Punch out -liittymä toimittajan verkkokauppaan
- Käänteinen ostoehdotus (tulossa)
- Tilaussanoman välitys toimittajan myyntijärjestelmään, tilauksen välitys sähköpostitse yhteisesti sovittavaan osoitteeseen
Handi-palvelun käyttöönottojen ja käytön tuki
Kirjanpitoyksikkö ilmoittaa tiedot uusista toimittajistaan Palkeisiin. Palkeet vastaa toimittajarekisterin ylläpidon tehtävistä sekä Handi-palvelusta.
Palkeet vastaa toimittajien käyttöönoton tuesta ja käyttöönoton tehtävien tekemisestä yhdessä toimittajan kanssa.
Toimittajan rekisteröityminen Handi-palveluun
Palkeet kutsuu toimittajat rekisteröitymään Handi-palvelun toimittajaportaaliin kirjanpitoyksiköiden pyynnöstä. Toimittajan on ilmoitettava ostajalle sähköpostiosoite, johon Palkeet lähettää toimittajaportaalin kirjautumislinkin. Uuden toimittajan tulee rekisteröitymislinkin saatuaan täyttää pyydetyt tiedot organisaatiostaan sekä käyttäjistään. Palkeet aktivoi ja hyväksyy toimittajan portaalin käyttäjäksi. Portaalikutsun kirjautumislinkki on voimassa 96 tuntia. Jos linkki on vanhentunut, Palkeet lähettää pyynnöstä uuden linkin.
Portaaliin jo rekisteröityneet toimittajat kirjautuvat suoraan linkistä, mutta uusien toimittajien tulee olla yhteydessä asiakasviraston yhteyshenkilöön tai ostajaan toimittajaportaalin käytön aloittamiseksi.
Tuotekatalogit, liittymät ja käänteinen ostoehdotus
Toimittajalla on mahdollisuus toimittaa sähköiset tuotekatalogit Handi-palveluun:
- käyttäen Excel-tuotekatalogipohjaa
- suoraan XML-muotoisena integraation kautta operaattorin välityksellä
- ulkoisen tuotekatalogin eli Punch out -liittymän kautta
- ylläpitämällä tuotekatalogia toimittajaportaalissa
Uuden punch outin/liittymän rakentaminen aloitetaan sopimalla käynnistyspalaveri Palkeet, toimittaja, kirjanpitoyksikkö.
Toimittaja voi lähettää ostoehdotuksen Handiin asiakkaan asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Käänteisen ostoehdotusmallin rakentaminen aloitetaan sopimalla käynnistyspalaveri Palkeet, toimittaja ja kirjanpitoyksikkö.
Tilaus-toimitusprosessin tuki ja poikkeamanhallinta
Palkeet vastaa toimittajien tuesta ja neuvonnasta sekä mahdollisten poikkeamatilanteiden selvityksestä.
Laskuautomaation valvonta ja tuki
Palkeet vastaa valtion laskujen käsittelyyn liittyvästä automaatiosta ja sen valvonnasta. Mikäli lasku ei automaattisesti kohdistu tilaukseen tai sopimukseen, Palkeet selvittää poikkeaman syyn. Mikäli laskulla on puuttuvia tietoja tai virheitä, on Palkeet suoraan yhteydessä toimittajaan virheiden korjaamiseksi.
Edellytykset laskuille:
- Laskuilla oltava aina valtion tilausnumero tai hankintasopimuksen numero, jotta laskuautomaatio mahdollistuu
- Tilaussanomille käytössä on välitysformaattina UBL 2.1
Valtio vastaanottaa vain Eurooppa-normin mukaisia laskuja 1.4.2021 alkaen (Valtiokonttori)
Ohjeita toimittajille
Valtion verkkolaskutusohjeet
Video-ohjeet ja infotilaisuuksien tallenteet
Esittelyvideo toimittajille, Tero Meltti (YouTube)
Esittelyvideo toimittajille, Timo Rantanen (YouTube)
Esittelyvideo toimittajille, Kati Siikonen 1 (YouTube)
Esittelyvideo toimittajille, Kati Siikonen 2 (YouTube)