Yleistä Handi-palvelusta toimittajille

Kaikki valtion kirjanpitoyksiköt ottavat Handi-palvelun käyttöönsä vuoden 2019 loppuun mennessä.  Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet) tuottaa valtion kirjanpitoyksiköille keskitytysti palveluita Handi-palvelun osalta.

Miten Handi-palvelu näkyy toimittajille?
Toimittajilla on käytettävissään toimittajaportaali, joka sisältää
•    Tuoteluetteloiden ylläpidon toiminnot
•    Tilausten vastaanoton, tilausvahvistukset
•    Laskutusmahdollisuuden (pientoimittajat, ulkomaiset toimittajat)
•    Laskun vaiheiden seuranta
•    Vuoropuhelun asiakkaan kanssa esim. hinta- ja saatavuuskyselyt
•    Punchout liittymä toimittajan verkkokauppaan
•    Käänteinen ostoehdotus
•    Tilaussanoman välitys toimittajan myyntijärjestelmään, tilauksen välitys sähköpostitse yhteisesti sovittavaan osoitteeseen

Handi-palvelun käyttöönottojen ja käytön tuki
Kirjanpitoyksikkö ilmoittaa tiedot uusista toimittajistaan Palkeisiin. Palkeet vastaa toimittajarekisterin ylläpidon tehtävistä sekä Handi-palvelusta.
Palkeet vastaa toimittajien käyttöönoton tuesta ja käyttöönoton tehtävien tekemisestä yhdessä toimittajan kanssa.

1.1.    Toimittajan rekisteröityminen Handi-palveluun
Palkeet kutsuu kaikki valtion toimittajat rekisteröitymään Handi palvelun toimittajaportaalin käyttäjiksi. Toimittajan tulee rekisteröitymislinkin saatuaan täyttää pyydetyt tiedot organisaatiostaan sekä käyttäjistään. Palkeet aktivoi ja hyväksyy toimittajan portaalin käyttäjäksi.

1.2.    Tuotekatalogit, liittymät ja käänteinen ostoehdotus
Toimittajalla on mahdollisuus toimittaa sähköiset tuotekatalogit Handi-palveluun:
•    käyttäen Excel-tuotekatalogipohjaa
•    suoraan XML-muotoisena, xCBL-3.5 standardin mukaan toimittaa Palkeisiin
•    ulkoisen tuotekatalogin eli Punch out -liittymän kautta
•    ylläpitämällä tuotekatalogia toimittajaportaalissa
Uuden punch outin/liittymän rakentaminen aloitetaan sopimalla käynnistyspalaveri Palkeet, toimittaja, kirjanpitoyksikkö.
Toimittaja voi lähettää ostoehdotuksen Handiin asiakkaan asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Käänteisen ostoehdotusmallin rakentaminen aloitetaan sopimalla käynnistyspalaveri Palkeet, toimittaja ja kirjanpitoyksikkö.

1.3.    Tilaus-toimitusprosessin tuki ja poikkeamanhallinta
Palkeet vastaa toimittajien tuesta ja neuvonnasta sekä mahdollisten poikkeamatilanteiden selvityksestä.

1.4.    Laskuautomaation valvonta ja tuki
Palkeet vastaa valtion laskujen käsittelyyn liittyvästä automaatiosta ja sen valvonnasta. Mikäli lasku ei automaattisesti kohdistu tilaukseen tai sopimukseen, Palkeet selvittää poikkeaman syyn. Mikäli laskulla on puuttuvia tietoja tai virheitä, on Palkeet suoraan yhteydessä toimittajaan virheiden korjaamiseksi.
Edellytykset laskuille:
•    Laskuilla oltava aina valtion tilausnumero ja/tai hankintasopimuksen numero
•    Tilaussanomille yksi formaatti, tällä hetkellä alustavasti UBL 2.00
•    Siirtyminen Finvoice 3.0 laskuformaatin käyttöön kansallisen aikataulun mukaisesti

Ohjeita toimittajille
Handi-palvelussa käytössä oleva unspsc-taulukko (linkki)
Valtion verkkolaskutusohjeet

Video-ohjeet ja infotilaisuuksien tallenteet

Esittelyvideoita toimittajille Handi-fi-sivustolla

Toimittajakirjemallit