Palkeiden asiakastiedotteiden ja sidosryhmäuutiskirjeen tilaajarekisterin tietosuojaseloste
Rekisterin nimi
Palkeiden asiakastiedotteiden ja sidosryhmäuutiskirjeen tilaajarekisteri
Rekisterinpitäjä
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet), Kauppakatu 40, 80100 Joensuu, Puhelinvaihde 02955 62000
Rekisterinpitäjän edustaja
Anna Kelho, anna.kelho(at)palkeet.fi
Tietosuojavastaava
Sami Nikula, sami.nikula(at)palkeet.fi
Käsittelyn tarkoitus
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon asiakastiedotteiden ja sidosryhmäuutiskirjeen lähettämiseen tarkoitettujen henkilötietojen hallinnointi. Asiakastiedotteiden lähettämiseen liittyvien henkilötietojen käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen (palvelusopimus) täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröidyn työnantaja on osapuolena tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
- palvelun toteuttaminen
- kutsut asiakastapahtumiin
- asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen
Sidosryhmäuutiskirjeen henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen jonka hän antaa tilatessaan uutiskirjeen. Rekisteröidyllä on mahdollisuus perua suostumus peruuttamalla uutiskirjeen tilaus. Tällöin henkilötietojen käsittely lopetetaan ja rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan kuten kohdassa ”Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat” on kuvattu.
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Asiakastiedottamiseen liittyen rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- arvo tai työrooli
Palkeiden sidosryhmäuutiskirjeen Palkeiden verkkosivujen kautta (www.palkeet.fi) tilanneiden sähköpostituslista. Etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, asiakasvirasto (mikäli asiakas), tilaajarooli (taloushallinto ja/tai henkilöstöhallinto).
Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan
Erillisellä sopimuksella on sovittu Palkeiden roolista rekisterinpitäjänä ja Koodiviidakko oy:n roolista Henkilötietojen käsittelijänä. Koodiviidakko oy käsittelee Henkilötietoja Palkeiden puolesta ja lukuun tuottaessaan asiakas- ja sidosryhmäuutiskirjeiden lähettämää palvelua.
Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus tai Koodiviidakko eivät voi luovuttaa uutiskirjeen tilaajarekisterin tietoja muille osapuolille markkinointi- tai muihin tarkoituksiin. Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus vastaa rekisterinpitäjänä henkilötietojen asetuksenmukaisesta käsittelystä.
Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat
Palkeiden asiakas- ja sidosryhmäuutiskirjeen tilaajarekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely alkaa tilatessa ja henkilötietojen käsittely asiakas- ja sidosryhmäuutiskirjeiden hallinnointiin päättyy välittömästi tilaajan peruttua uutiskirjeen. Uutiskirjeen peruuttaneiden henkilötiedot poistuvat järjestelmästä 6 kuukauden välein.
Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Manuaalinen aineisto: Aineistoa ei käsitellä manuaalisessa muodossa.
Digitaalisesti käsiteltävät aineistot: Asiakas- ja sidosryhmätietoja sisältämän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja. Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.
Tietolähteet silloin kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä
Asiakastiedottamista varten yhdistetään asiakkaan antamat yhteystiedot sekä työrooli ja palvelusopimuksesta asiakkaan käytössä olevat palvelut ja järjestelmät. Sidosryhmäuutiskirjeen ainoana tietolähteenä toimii rekisteröity itse.
Artikla 15:n mukainen rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Rekisteröity voi tehdä tarkastuspyynnön siitä, mitä henkilötietoja hänestä käsitellään LianaMailerissa sähköpostiosoitteeseen kirjaamo@palkeet.fi.
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.
Artikla 16:n mukainen oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröity voi päivittää omia tietojaan perumalla sidosryhmäuutiskirjeen Palkeiden verkkosivuilta www.palkeet.fi tai pyytämällä tietojen päivitystä Palkeiden asiakkaille tarkoitetussa ekstranetissa (Paletti) tai rekisterinpitäjän edustajalta.