Dialogi jalosti toiveet Handi-palvelulle

Tiedostimme, että edessä on usean vuoden matka, jolloin tavoitteet ja tarpeet tulevat muuttumaan ja tarkentumaan. Mutta tavoitteen kirkastaminen yhdessä aidossa dialogissa on ollut hyvä pohja lähteä liikkeelle.

Mille pitää tehdä jotain? Mitä olisi, kun kaikki olisi hyvin?

Ensimmäisenä kutsuimme koolle joukon alan asiantuntijoita. Asiakastyöryhmässä oli mukana eri hallinnonaloilta yhdeksän edustajaa, jotka edelleen keräisivät tietoja ja toiveita edustamiensa hallinnonalojen kirjanpitoyksiköistä.

Lähdimme liikkeelle listaamalla asioita, joihin emme ole tyytyväisiä. Esimerkiksi nykytilassa käyttäjän pitää itse tietää miltä toimittajalta hän voi hankkia, onko kyseinen toimittaja katalogitoimittaja vai ei ja missä sovellusmoduulissa mahdollinen katalogi Tilhassa sijaitsee. Toinen mittava ongelma nykytilassa on Rondon suorituskyky, joka tosin haittaa merkittävästi ensisijaisesti käyttäjiä palvelukeskuksessa.

Muitakin lähtökohtia toki oli, kuten tilauksesta−maksuun-prosessille asetetut tavoitteet: 15 miljoonan euron säästöt ja 90 % automatisaatioaste kuluvan hallituskauden aikana.

Seuraavaksi mietimme, millainen maailma olisi, kun kaikki olisi hyvin. Emme antaneet nykytilanteen liikaa rajoittaa visiointiamme. Lait ja määräyksetkin otimme huomioon vain niiltä osin kuin näimme, että niitä ei voi tai kannata muuttaa. Keskeisimpiä toiveita olivat erityisesti helppokäyttöisyys ja palvelun ohjaavuus ilman, että käyttäjän tarvitsee tietää yksityiskohtia ennakkoon. Palvelun käytössä tulee riittää, että käyttäjä on tunnistanut tarpeensa ja palvelu ohjaa hänet eteenpäin prosessissa.

Sinun, minun vai meidän tavoitteet?

Näistä lähtökohdista lähdimme koostamaan yhteistä tahtotilaa. Kukin valmistelutyöhön osallistunut mietti tavoitteita ensin tahoillaan. Kun tulimme saman pöydän ääreen, näytti aluksi siltä, että tavoitteet olivat hyvinkin erilaisia, jopa ristiriitaisia keskenään. Avasimme ja työstimme tavoitteita ahkerasti. Tavoitteellinen dialogi sai aikaan sen, että erilaisilta vaikuttaneet tavoitteet kiteytyivät vahvaksi yhteisymmärrykseksi ja kilpailutusvaiheen vaatimusmäärittelyiksi. 

Lopputuloksena allekirjoitimme syyskuussa hankintasopimuksen palvelusta, joka täyttää kirkastuneet tavoitteemme ja tulevaisuuden tahtotilamme erinomaisesti. Palvelun toteutuksen määrittelytyö on jo täydessä vauhdissa ja sekin viedään maaliin totutulla mallilla asiakastyöryhmän tuella.

Blogi on julkaistu myös Handi-ohjelman sivustolla.