Kuin savolainen työnteko – aloittamista vaille valamista

Jokainen varmasti tunnistaa kollegan tai tiimin, joka kyllä innostuu, suunnittelee ja kehittää mutta kun pitäisi alkaa tekemään, niin kummasti into laantuu ja porukka katoaa idean ympäriltä. Motivaatio on innostuksen tila ja volitio on toimeenpanon taito.

Motivaatio on varmasti kaikille tuttu käsite ja organisaatioissa motivoimiseen käytetään paljon voimavaroja. Motivaatio on vain yksi työvireeseen ja suoritukseen vaikuttava osatekijä.  Miten tukea volitiota, toimeenpanon taitoa, kykyä jatkaa työskentelyä sinnikkäästi tavoitteen saavuttamiseksi siitä huolimatta, että työpöydällä olisi jo odottamassa paljon uutta ja joskus mielenkiintoisempaa tehtävää.  

Selkeät, ymmärrettävät tavoitteet auttavat tavoitteiden toimeenpanossa ja pitämään tekemisen fokuksessa. Tavoitteiden ja suunnitelmien kirjaaminen ja visualisointi helpottaa töiden aloittamista ja jatkamista. Itse huomasin tämän konkreettisesti kesäloman jälkeen, kun palasin töihin ja tyhjin silmin tuijottelin tietokoneen näyttöä. Töitä tuntui olevan mutta ei oikein tiennyt mistä kulmasta lähtisi liikkeelle. Helpotti suuresti, kun avasi Osaavan ja kertasi, mitkä tavoitteet ja tehtävät on syksylle sovittu. Siihen vielä valmentava keskustelu oman esimiehen kanssa, niin oli taas helpompi tarttua toimeen ja aloittaa työskentely kesätauon jälkeen. 

Selkeät työntavoitteet varmistavat toimeenpanon 

Projektipäällikköaikoinani kuvailin joskus, että projektisuunnitelma on kuin pelastusrengas. Viimeistään siinä vaiheessa, kun nenä ei meinaa enää pinnalla pysyä ja pärskeitä tulee jo naamaan, kannattaa palata projektisuunnitelman pariin. Kerrata, että mitkä projektin tavoitteet ja tehtävät olivatkaan. Aivan samoin jatkuvassa työskentelyssä on tärkeää ymmärtää työn tavoitteet, jotta tekeminen ei herpaannu uusien tehtävien ja erilaisten keskeytysten ristitulessa.  

Esimiehen keskeinen tehtävä on selkiyttää organisaation johdon odotukset ja tavoitteet käytännön työhön sopiviksi ja kertoa tavoitteiden tärkeydestä. Palautekeskusteluissa työntekijän kanssa esimies antaa palautetta päämäärän saavuttamisen edistymisestä, mikä samalla sitouttaa työntekijää organisaation tavoitteisiin. Nopeasti muuttuvassa työelämässä pitää tietenkin säilyttää ketteryys muuttaa tavoitteita, joten kovin syvälle peruskallioon niitä ei kannata hakata. Toki toimeenpanoon vaikuttavat monet muutkin tekijät kuin yhdessä sovitut tavoitteet. Valmentavalla esimiehellä on tärkeä rooli kannustaa työntekijöitä tunnistamaan omat vahvuudet, kohtamaan epävarmuudet ja valmistaa työntekijöitä mahdollisia esteitä varten. Esimiehen tulee myös auttaa työntekijöitä tunnistamaan eri toimintavaihtoehtoja ja rohkaista tekemään valintoja parhaiden toimintatapojen löytämiseksi. Lisäksi on hyvä sopia yhdessä pelisäännöt, milloin toiminta on syytä keskeyttää ja tietoisesti päättää, ettei tavoitteeseen enää pyritä ¹.

Osaava tukee tavoitteiden asettamista ja saavutusten seurantaa 

Vuosina 2019-2020 valtionhallinnossa otetaan laajasti käyttöön SAP SuccessFactors -järjestelmä suorituksen ja osaamisen johtamista tukemaan. Valtionhallinnossa kokonaisuudesta käytetään nimeä Osaava. Osaava tukee tavoitteiden johtamiseen, henkilöstön kehittymiseen, osaamisen hallintaan, esimiestyössä kehittymiseen ja mentoroinnin hyödyntämiseen liittyviä toiminnallisia prosesseja. Osaavassa on mahdollista raportoida kattavasti myös tavoitteisiin liittyviä tietoja. Näin saadaan läpinäkyvyyttä organisaation tavoitteisiin ja niiden saavutusten seurantaan. 

Tavoitteellista syksyä! 

Lukuvinkki: Suomalaisista tutkijoista Ria Parppei on keskeinen volition ja toimeenpanon taidon tutkija ja kehittäjä työelämän kontekstissa. Hän on kirjoittanut tutustumisen arvoisen kirjan ”Tee, toimi, saa aikaan. Kehitä ja johda toimeenpanoa”. 

Blogin kirjoittaja Mari Eerikäinen on toiminut palvelupäällikkönä Palkeiden henkilöstöpalveluissa, Osaamisen palveluissa.  

¹ Ghoshal, S. & Bruch, H. 2003. Going beyond motivation to the power of volition. MIT Sloan Management Review 44 (3), 51–57.