Tiedonhallinta ei ole siivouspäivän urakka

Tieto asuu organisaatioissa monenlaisessa muodossa: sitä on päätöksissä ja virallisissa asiakirjoissa, järjestelmien määrittelydokumenteissa, ryhmien ja tiimien työohjeissa, hiljaisena tietona asiantuntijoiden mielessä ja bitteinä tietojärjestelmissä. Tieto joko elää ja hengittää tai katoaa ja unohtuu sitä hyödyntävien ihmisten toiminnan kautta. Siksi tiedonhallinta ei tarkoita kertaurakkana toteutettavia projekteja tiedonhallintalain vaatimusten tai muiden organisaation ulkopuolelta tulevien velvollisuuksien täyttämiseksi vaan harkittuja ja toimivaksi testattuja jokapäiväisen työnteon tapoja. 

Laatu on turvaa ja toimintaa 

Laatu on tiedon tärkeä ominaisuus, jota turvaamaan erilaisia tiedonhallinnan menetelmiä tarvitaan. Yhtenäisillä toimintatavoilla parannetaan tiedon laatua ja hyödynnettävyyttä paitsi organisaation sisällä myös niiden välillä. 

Tiedon hyödyntäjillä tulee olla pääsy tarvitsemaansa tietoon. Kun käyttäjät tekevät kopioita ja jemmaavat tiedostoja omiin tallennuspaikkoihinsa, ei kukaan voi enää olla varma missä on ajantasainen tieto ja kuinka sen löytää. Tiedon rikastuminen pysähtyy, kun digitaalinen epäjärjestys kasvaa ja tiedon laatu alkaa rapautua.

Eri rooleissa toimivat asiantuntijat hyödyntävät tietoa erilaisessa muodossa, joten palvelutuotannon ja tietohallinnon vaatimukset tiedon esittämisen tarkkuustasolle ja sisällölle ovat erilaiset. Laadukas tieto on tehtävää varten sopivaa ja saatavilla silloin kun sitä tarvitaan, eli tiedon laatu on toiminnallinen määre. Tiedon hyödyntäjien ei ole tarpeen tuntea tietorekisterien tai rajapintojen teknisiä ominaisuuksia, mutta yhtä kaikki niistäkin tulee organisaatiossa huolehtia. 

Tietopääoma luo mahdollisuuksia

Ilman tiedon rikastamista emme sen paremmin yksilöinä kuin organisaationakaan pääse etenemään tiedosta kohti tietämystä – viisauden tavoittelusta nyt puhumattakaan. Pystymme toimimaan laaja-alaisen tietämyksen pohjalta vain silloin, kun voimme luottaa toiminnan pohjana olevan tiedon laatuun. Laadukas tieto on pohja, jonka päälle voidaan rakentaa aidosti toimivia prosesseja ja tietämyksellä tuotettuja laadukkaita palveluja. 
Organisaation tietopääomasta huolehtiminen on osa jokaisen asiantuntijan työtä. Hyvin hoidetun tiedon avulla pystymme vastaamaan asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin ja kehittämään palveluitamme yhä paremmiksi.

Elina työskentelee Palkeilla tietoarkkitehtina.