Uudistuvat ja monipuoliset henkilöstöpalvelut

HRM-palveluissa hoidetaan valtiohallinnon palkanlaskenta ja palkkioiden maksaminen. Tehtävänämme on varmistaa asiakkaiden ilmoittamien palkanlaskentaan, palvelussuhteiden etuuksiin ja palkkioiden maksuun liittyvien muutosten ja toimeksiantojen tallentaminen/siirto tietojärjestelmään sekä niiden palkkavaikutusten toteutuminen. Palkanlaskentaprosessin tehtävänä on huolehtia ulkoisille sidosryhmille toimitettavien tietojen sekä maksujen oikeellisuudesta ja oikea-aikaisuudesta.

Toimitamme lisäksi erilaisia todistuksia, nimikirjaotteita ja selvityksiä niin palkansaajille kuin sidosryhmillekin. Peruspalveluiden lisäksi tuotamme asiakkaille erilaisia HRM-lisäpalveluita, jotka sisältävät mm. neuvontaa, tietojen tallennusta sekä monipuolista raportointia. 

Uudistuva palvelu

• Mobiilipalvelujen kehittäminen
• Portaalin lomakkeiden käytettävyyden parantaminen
• Kattavampi kokonaispalvelu
• Automaation hyödyntäminen palvelujen eri vaiheissa

Peruspalvelut

• Palkanlaskenta
• Palkkionmaksu
• Palvelussuhteen hallinta
• Organisaatiorakenteen luominen ja ylläpito

Lisäpalvelut

• Ajanhallinnan lisäpalvelu
• Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelu
• HRM-kokonaispalvelu
• Palkansaajan neuvontapalvelu
• Palkasta perittävät muut kuin lakisääteiset erät -lisäpalvelu

Ajanhallinnan lisäpalveluun sisältyvät seuraavat tehtävät:

• Virasto- ja viikkotyötä tekevien kokoaikaisten henkilöiden runkosuunnitelmien tallennus ja ylläpito
• Virastotyötä tekevien osa-aikaisten henkilöiden runkosuunnitelmien tallennus ja ylläpito
• Uusien osa-aikaisten työrytmien ja vuororyhmien tallennus ja ylläpito
• Sopimustietojen tarkastus
• Työaikapankkien kiinnitys tarvittaessa
• Tietojen tuontilokien seuranta
• Laskentavirheiden selvitys
• Työaikakorvaustietojen siirto palkanlaskentaan
• Pankkituntien maksu / saldotuntien perintä
• Osapäivän vuosiloman tallennus
• Ulkopuolisten henkilöiden tallennus Ajanhallintaan

Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelussa saat käyttöösi asiantuntevan, ajantasaisen ja kustannustehokkaan palvelun organisaatiosi esimiesten ja HR-asiantuntijoiden tueksi, jolloin heidän työaikaansa vapautuu muihin asiantuntijatehtäviin.

Palvelun avulla voit sujuvoittaa ja helpottaa esimiestyön rutiineja omassa organisaatiossasi. Palvelu on saatavilla nopeasti ja nykyaikaisten palvelukanavien kautta (esim. chat-palvelu) sekä palvelu on käytettävissä virka-aikana vuoden jokaisena arkipäivänä.

Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelu tuottaa tietoa esimiestyön tueksi sekä tukee hallinnollisen työn oikea-aikaisuutta seuraamalla toimenpiteitä vaativia asioita ja tarvittaessa muistuttamalla niistä. Lisäksi palvelu vähentää HR-asiantuntijoiden työtä järjestelmään tehtävien tallennusten osalta.

Palvelun pitää sisällään mm:

• Esimiesten ohjeistusta ja neuvontaa Kieku-portaalissa tehtävien toimenpiteiden osalta 
• Ajanhallinnan, Catsin ja eKiekun teknisen käytön neuvontaa
• Helpotusta järjestelmään tehtävään tallennustyöhön:
  • budjetoidun toimen luominen
  • palvelussuhteen ylläpito
  • palkkamuutosten tekeminen
  • tallennuksia tehdään esimiehen puolesta poikkeustilanteissa, esimerkiksi vuosilomien osalta
• Muistutuksia lähestyvistä tehtävistä ja aikamääristä:
  • esimiehen tehtävälistan käsittely
  • työajankohdentamisen puutteet
  • ylityörajojen täyttyminen
  • määräaikaisten palvelussuhteiden päättyminen

Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelun käyttöönotto voidaan tehdä vaiheistetusti. Käyttöönottoon on hyvä varata noin 2-3 kk aikaa. Kyseessä on lisäpalvelu ja se hinnoitellaan erikseen.

HRM-kokonaispalvelu tukee organisaatiota tilanteessa, jossa esimerkiksi uuden henkilöstön rekrytointi ei ole mahdollista tai asiakas haluaa keskittyä nykyistä enemmän strategisiin HR-tehtäviin. Asiakas voi ulkoistaa HR-asiantuntijan tehtävät Palkeisiin joko kokonaan tai osittain. Palvelua tuotetaan räätälöidysti asiakkaan kanssa sovitun vastuunjaon ja tehtäväsisällön mukaisesti. Palvelua saa nopeasti eri palvelukanavien, kuten chat-palvelun, kautta. Asiakas saa myös käyttöönsä oman puhelinnumeron, jonka kautta omat asiantuntijat tavoittaa arkipäivisin.

HRM-kokonaispalvelu sisältää niitä tehtäviä, joita asiakasviraston HR-asiantuntijat tekevät. Palvelun käyttöönottamalla asiakasvirasto siirtää näitä tehtäviä Palkeisiin. HRM-kokonaispalvelua tuotetaan asiakkaan kanssa sovitun vastuunjaon ja tehtäväsisällön mukaisesti. Palvelu sisältää kaikki Palkeiden tarjoamat palkanlaskentaan ja palvelussuhteen hallintaan sisältyvät lisäpalvelut. Lisäksi se sisältää palvelussuhteen hallintaan kuuluvat peruspalvelut.

Palvelu pitää sisällään mm.:

• Palvelussuhteen hallintaan liittyvän peruspalvelun
  • Budjetoitujen toimien ja sopimustietojen ylläpitoon liittyvät tehtävät.
  • Palveluaikalaskentojen suorittaminen ja nimikirjatietojen ylläpito.
• Organisaatiorakenteen luominen ja ylläpito -peruspalvelun
  • Organisaatiorakenteen luominen, ylläpito ja organisaatiomuutosten toteuttaminen.
• Palkansaajan neuvontapalvelun
  • Pitää sisällään perehdytystä, neuvontaa ja ohjeistusta, joka on tarkoitettu kaikille asiakkaan palkan- ja palkkionsaajille.
• Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelun
  • Palvelu tuottaa tietoa esimiestyön tueksi sekä tukee hallinnollisen työn oikea-aikaisuutta. Lisäksi palvelu vähentää HR-asiantuntijoiden työmäärää mm. järjestelmään tehtävien tallennusten osalta.
• Ajanhallinnan lisäpalvelun
  • Teemme Ajanhallintaan liittyviä toimenpiteitä sovitun vastuunjaon mukaisesti.
• Palkasta perittävät muut kuin lakisääteiset erät
  • Asiakkaan ilmoittamien erien palkasta periminen ja siihen liittyvien toimenpiteiden tekeminen.
• Muut erikseen sovittavat tehtävät, esimerkiksi tiedottamiseen, tilastoyhteistyöhön, raportointiin ja tarkastuksiin liittyen.

HRM-kokonaispalvelun käyttöönottoon on hyvä varata noin 3 kk aikaa. Kyseessä on kuukausihinnoiteltu palvelu.

Palkansaajan neuvontapalvelu tarjoaa palkansaajalle asiantuntevaa tukea ja neuvontaa keskitetysti. Palvelu sisältää palkansaajan omaan palvelussuhteeseen ja omaan palkanmaksuun liittyvien asioiden perehdytystä, neuvontaa ja ohjeistusta. Palvelu on tarkoitettu kaikille viraston palkan- ja palkkionsaajille. 

Lisäpalvelun käyttöönotto voidaan tehdä vaiheistetusti. Käyttöönottoon on hyvä varata aikaa 2-3 kuukautta. Käyttöönotosta sovitaan yhdessä asiakkaan ja Palkeiden kanssa. Asiakasvirasto ohjeistaa palkan- ja palkkionsaajiaan palvelun käyttämisestä ja virastolla käytössä olevista yhteydenottokanavista Palkeisiin.

Lisäpalveluun sisältyvät seuraavat tehtävät:

Perehdytys: Uusien työntekijöiden perehdytys Kiekun käyttöön.

Neuvonta ja ohjeistus: Neuvontaa ja ohjeistusta Kiekun käyttöön.

Poissaolot: Palkansaajan neuvonta poissaoloihin liittyvissä asioissa. 

Vuosilomat: Neuvontaa vuosilomiin liittyvissä asioissa

Ajanhallinta ja CATS: Neuvontaa työaikoihin liittyvissä asioissa, työajankohdentamiseen liittyvää teknistä tukea sekä ajanhallintaan, että työaikakirjauksiin (CATS).

Palvelussuhteen päättyminen: Tukea palkansaajalle palvelussuhteen päättymistilanteissa viimeisen työpäivän määrittämisessä.

Palkanlaskenta: Verokortit ja ay-jäsenmaksujen perintään liittyvien dokumenttien vastaanotto ja käsittely sekä yleinen palkanlaskentaan liittyvä neuvonta. 

Palkkioiden maksaminen: Palkkioiden maksamiseen liittyvä yleinen neuvonta

Muut tehtävät: Palkansaajalta tulevien pyyntöjen vastaanotto ja käsittely mm. nimikirjanotteiden ja palkkatodistusten toimittamisesta

Lue lisää palkansaajan neuvontapalvelusta (pdf).
Mikäli kiinnostuit palvelusta, ota yhteyttä omaan asiakkuuspäällikköösi.

Asiakkaan ilmoittamien palkanmaksusta perittävien erien käsittely ja ilmoittaminen sidosryhmille (esim. vuokrat, työsuhdematkaliput ja autopaikat).

Lisäpalveluun sisältyvät seuraavat tehtävät:

• Tietojen vastaanottaminen ja käsittely
• Tietojen ilmoittaminen sidosryhmille

Koulutuspalvelu tarjoaa ajantasaista ja asiantuntevaa koulutusta sekä tukea palveluihin liittyvien järjestelmien käyttöön. Koulutukset ovat tarkoitettu kaikille valtion työntekijöille. Avoimet skype-koulutukset nauhoitetaan ja tallenne on myöhemmin katsottavissa videoseinältä, jonne pääsee Kiekun ohje-pankin kautta, kohdasta koulutusmateriaalit.

Koulutuspalvelun tuottamat koulutukset ovat suunnattu asiakkaiden tarpeisiin ja auttavat työntekijöitä vahvistamaan työssään tarvittavaa osaamista, jolloin järjestelmien käyttö nopeutuu ja ongelmatilanteet vähenevät. Lyhytkestoisiin, skypellä toteuttaviin koulutuksiin on helpompi irrottautua töistä. Lyhyen ja tiiviin koulutuksen aikana uutta asiaa tulee sopiva määrä, ja siten opetetut asiat on helpompi omaksua. Kouluttajina toimivat Palkeiden omat asiantuntijat, joilla on viimeisin tieto tarjottavista palveluista ja käytössä olevista järjestelmistä.

Ajankohtaiset koulutuskalenterin löydät Koulutukset-sivultamme. Ilmoittaudu koulutuksiin samasta paikasta.

Palvelun sisältö:  

• kaikille asiakkaille yhteiset avoimet koulutukset
• asiakkaan kanssa erikseen sovittavat asiakaskohtaiset koulutukset

Kaikki Palkeiden avoimet koulutukset ovat räätälöitävissä asiakaskohtaisiksi maksullisiksi tilauskoulutuksiksi, jolloin koulutukset suunnitellaan tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa. Lue lisää aiheesta Tilauskoulutukset-sivultamme.

Käytettävissä on kaksi lisäpalvelua:

• Rekrytointipalvelu
• Valtion yhteisilmoittelu

Hakuilmoituksesta rekrytoinnin raportointiin

Rekrytointipalvelu toimii asiakkaan tukena rekrytointiprosessissa. Palkeet voi hoitaa asiakkaan rekrytoinnin alusta loppuun tai vaihtoehtoisesti olemme tukena vain osassa rekrytoinnin vaiheista. Rekrytointipalvelu suunnitellaan kunkin asiakkaan tarpeen mukaiseksi kokonaisuudeksi ja palvelusta sovitaan joustavasti rekrytointi kerrallaan.

Rekrytointipalvelun osana voidaan hyödyntää eri medioiden lisänäkyvyyksiä, sosiaalista mediaa sekä videohaastattelupalvelua. Nämä palvelut on helppo ottaa käyttöön myös silloin kun asiakas hoitaa rekrytoinnin itse. Asiakkaita laskutetaan palvelujen käytöstä erillisen hinnaston mukaisesti.

Katso videokanavaltamme video Tilastokeskuksen Tarja Kanervon ja Pirkko Härön kokemuksia rekrytointipalvelusta.

Yhteisilmoittelulla näkyvyyttä ja kustannussäästöjä

Valtion yhteisilmoitus on Helsingin Sanomissa ja/tai Hufvudstadsbladetissa julkaistava, valtiolla avoinna olevien hakuilmoitusten koonti-ilmoitus. Valtion yhteisilmoittelun vahvuuksia ovat kustannussäästöt ja valtion näkyvyys työnantajana.

Lyhyt, napakasti ilmaistu avoin tehtävä niputettuna yhteen muiden kiinnostavien tehtävien kanssa ei jää huomaamattomaksi. Yhteisilmoitus toimii myös siltana Valtiolle.fi-palveluun, josta lukija löytää virallisen hakuilmoituksen. Yhteisilmoittelu vahvistaa valtion yhteistä brändiä ja Valtiolle.fi-palvelun tunnettuutta ja mainostaa samalla kaikkia muitakin palvelussa avoinna olevia tehtäviä.

Avoimen tehtävän mukaan ilmoittaminen yhteisilmoitukselle on nopeaa ja helppoa. Yhteisilmoittelu tuo kustannussäästöä sitä käyttävälle virastolle. Kustannussäästöjen toteutumista seurataan myös konsernitasolla. 

Lue lisää aiheesta Valtion yhteisilmoittelu-sivultamme.

Palveluvalikoimassa on suorituksen ja osaamisen johtamiseen tarjolla Osaava-palvelu. Valtionhallinnossa Osaavan pohjalla on SAP SuccessFactors -palvelu. Osaava tulee sanoista Osaajat valtiolla. Osaava hyödyntää jatkuvan keskustelun periaatetta tavoite- ja kehityskeskusteluissa ja tarjoaa valmiin kanavan palautteen antamiselle. Näin Osaava järjestelmänä tukee hyvin valmentavaa työotetta ja asiakkaiden siirtymistä valmentavan työotteen suuntaan.

Osaava-palvelu antaa tuen palvelun ja järjestelmän eri toiminnallisuuksien käyttämiseen. Palvelu sisältää asiakkaiden HR-asiantuntijoiden neuvontaa ja asiantuntijapalvelua, kuten tavoite- ja kehityskeskustelujen toteutuksen teknistä tukea, osaamiskirjastojen ylläpitoa sekä raporttipohjien ja raporttien koostamista. Lisäpalveluna on saatavilla tukea osaamiskartoitusten ja 360-arviointien toteuttamiseen sekä suoriutuvuuden arviointilomakkeen toteuttaminen Osaava-järjestelmään.

Osaava-peruspalvelut

Tavoitteet ja kehittyminen sisältää tavoite- ja kehittymissuunnitelmapohjien tekemisen sekä tavoitteiden asettamisen, niiden seurannan ja kehittymissuunnitelmien toteutuksen teknisen tuen. Lisäksi Palkeet tekee vuosittaiset suunnitelmien yhteenvetolomakkeet ja lataa ne asiakkaan toivomana ajankohtana.

Osaamiskartoituksien tueksi Palkeet ylläpitää ja päivittää Osaavan osaamiskirjastoon valtion yhteiset osaamiset. Asiakaskohtaiseen osaamiskirjastoon Palkeet tallentaa ja ylläpitää asiakkaan puolesta asiakkaan omia osaamisia.

Kiekun työntekijäkohtainen tehtäväkuva mahdollistaa viitetehtäväkuvien ylläpidon ja päivittämisen Kiekussa ajantasaisesti. Työntekijäkohtainen tehtäväkuva tallennetaan Palkeissa Kiekuun asiakkaan toimittaman kuvauksen perusteella.

Kiekun pätevyyspuussa voidaan ylläpitää ja seurata tehtäviin liittyviä pätevyysvaatimuksia ja lupia. Myös turvallisuusselvitysten voimassaoloaikoja voidaan ylläpitää ja raportoida Kiekun pätevyyspuussa. Pätevyyspuun pätevyys- ja lupatiedot sekä turvallisuusselvitysten voimassaoloajat tallennetaan Palkeissa Kiekuun asiakkaan toimittaman kuvauksen perusteella. 

360-arviointi sisältää kyselyn toteutuksen ja raportoinnin teknisen tuen.

Mentorointi sisältää mentorointiohjelmien toteutuksen teknisen tuen. Palkeet voi aloittaa ja sulkea mentorointiohjelmia asiakkaan puolesta.

Osaava-lisäpalvelut

Lisäpalvelut ovat tilattavissa erikseen ja niistä sovitaan aina yhteistyössä asiakkaan kanssa.

Osaamiskartoitus-lisäpalvelu sisältää tukea osaamiskartoituksien tekemiseen halutuille kohderyhmille. Palkeet ohjaa ja tukee asiakkaan osaamiskartoitusprosessia ja tekee sovittaessa kartoituksen tuloksista raportoinnin.

360-arviointi-lisäpalvelu sisältää tukea 360-arviointien toteuttamiseen halutuille kohderyhmille. Osaavassa on yhteinen sisältö valtionhallinnon 360-arviointia varten. Palkeet tukee asiakkaan 360-arviointiprosessia ja tekee sovittaessa tuloksista raportoinnin. Asiakas voi tilata henkilökohtaisen palautteen jokaiselle arvioitavalle henkilölle muun muassa HAUSilta.

Suoriutuvuuden arviointilomakkeen toteuttaminen Osaavaan -lisäpalvelu sisältää suoriutuvuuden arviointilomakkeen toteuttamisen Osaava-järjestelmään. Lomake toteutetaan asiakkaan olemassa olevan prosessin pohjalta järjestelmään, jonka jälkeen suoriutuvuuden arviointivaihe voidaan toteuttaa Osaavassa. Lomakkeiden tiedot on mahdollista raportoida excel-muodossa asiakkaan jatkokäsittelyä varten.

Raportointi-lisäpalvelu antaa asiakkaan johdolle ja HR-kumppaneille koottua tietoa raporttien avulla. Palkeet tukee asiakkaita raporttien tuottamisessa, tekee asiakkaan kanssa erikseen sovittavat raportit ja perehdyttää niiden hyödyntämiseen. Lisäksi Palkeet luo yhteisiä raporttipohjia asiakkaiden käyttöön.

Tutustu tarkemmin Osaavaan videokanavaltamme:

• Osaava-palvelun yleisesittely
• Osaajahaku
• Osaamiskartoitus

Matkustaminen-palvelu kattaa mm. matkalaskujen tarkastuksen, matka- ja kululaskujen käsittelyn sekä näiden maksamisen. Peruspalveluiden lisäksi palveluvalikoimaan kuuluu myös monipuolisia lisäpalveluja. Matkahallinnon tukitehtäviä keskittämällä asiakkaan palveluprosessi tehostuu ja matkustajat saavat asiantuntevaa tukea matkahallinnon tukitehtäviin liittyvissä asioissa.

Peruspalvelut

• Matkalaskujen tarkastaminen
• Matka- ja kululaskujen käsittely
• EU:n neuvoston matkakorvausten käsittely

Lisäpalvelut

• Ulkopuolisten matkustajien matkalaskujen käsittely
• Kululaskujen tarkastaminen
• Matkapalvelu
• Matka Plus -palvelu
• Maksukorttipalvelu

Matkustaminen-palvelun yhteystiedot löydät Asioi-sivuiltamme.