Henkilöstöpalvelujen ydin ovat kattavat palvelussuhteen hallinnan ja palkanlaskennan palvelut. Palvelussuhteen hallinnan palvelut sisältävät palvelussuhteen perustamiseen, ylläpitoon ja päättämiseen liittyvät toiminnot, palvelusaikalaskennan ja nimikirjojen ylläpitämisen. Palkan- ja palkkiolaskennan palvelut sisältävät kattavasti palkan ja palkkioiden laskentaan, vuosilomiin ja poissaoloihin liittyvät toiminnot.

Yhteinen, sähköinen portaali tarjoaa palkansaajalle mahdollisuuden reaaliaikaiseen omien tietojen hallintaan sekä esimiehille monipuolisiin raportteihin. Asiakkaat saavat helposti asiantuntevan tuen palvelujen käyttöön.

Uudistuva palvelu

• Mobiilipalvelujen kehttäminen
• Portaalin lomakkeiden käytettävyyden parantaminen
• Kattavampi kokonaispalvelu
• Automaation hyödyntäminen palvelujen eri vaiheissa

Peruspalvelut

• Palvelussuhteen hallinta
• Palkanlaskenta
• Organisaatiorakenteen luominen ja ylläpito

Lisäpalvelut

• Palkansaajan neuvontapalvelu (katso lisätiedot hieman alempaa valikosta)
• Ajanhallinta
• Palkasta perittävät muut kuin lakisääteiset erät

Palkansaajan neuvontapalvelu tarjoaa palkansaajalle asiantuntevaa tukea ja neuvontaa keskitetysti. Palvelu sisältää palkansaajan omaan palvelussuhteeseen ja omaan palkanmaksuun liittyvien asioiden perehdytystä, neuvontaa ja ohjeistusta. Palvelu on tarkoitettu kaikille viraston palkan- ja palkkionsaajille. 

Kyseessä on lisäpalvelu ja palvelun käyttöönotto voidaan tehdä vaiheistetusti. Käyttöönottoon on hyvä varata aikaa 2-3 kuukautta. Käyttöönotosta sovitaan yhdessä asiakkaan ja Palkeiden kanssa. Asiakasvirasto ohjeistaa palkansaajiaan palvelun käyttämisestä ja virastolla käytössä olevista yhteydenottokanavista Palkeisiin. Lisäpalvelun käyttöönoton edellytyksenä on, että asiakkaalle tuotettava peruspalvelu on hyvällä tasolla.

Palkansaajan neuvontapalvelun osa-alueita ovat:

Perehdytys: Uusien työntekijöiden perehdytys Kiekun käyttöön.

Neuvonta ja ohjeistus: Neuvontaa ja ohjeistusta Kiekun käyttöön.

Poissaolot: Palkansaajan neuvonta poissaoloihin liittyvissä asioissa. 

Vuosilomat: Neuvontaa vuosilomiin liittyvissä asioissa

Ajanhallinta ja CATS: Neuvontaa työaikoihin liittyvissä asioissa, työajankohdentamiseen liittyvää teknistä tukea sekä ajanhallintaan, että työaikakirjauksiin (CATS).

Palvelussuhteen päättyminen: Tukea palkansaajalle palvelussuhteen päättymistilanteissa viimeisen työpäivän määrittämisessä.

Palkanlaskenta: Verokortit ja ay-jäsenmaksujen perintään liittyvien dokumenttien vastaanotto ja käsittely sekä yleinen palkanlaskentaan liittyvä neuvonta. 

Muut tehtävät: Palkansaajalta tulevien pyyntöjen vastaanotto ja käsittely mm. nimikirjanotteiden ja palkkatodistusten toimittamisesta

Lue lisää palkansaajan neuvontapalvelusta
Mikäli kiinnostuit palvelusta, ota yhteyttä omaan asiakkuuspäällikköösi.

Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelussa saat käyttöösi asiantuntevan, ajantasaisen ja kustannustehokkaan palvelun organisaatiosi esimiesten ja HR-asiantuntijoiden tueksi, jolloin heidän työaikaa vapautuu muihin asiantuntijatehtäviin.  

Palvelun avulla voit sujuvoittaa ja helpottaa esimiestyön rutiineja omassa organisaatiossasi. Palvelu on saatavilla nopeasti ja nykyaikaisten palvelukanavien kautta (esim. chat-palvelu) sekä palvelu on käytettävissä virka-aikana vuoden jokaisena arkipäivänä.

Palvelun pitää sisällään mm:

• Esimiesten ohjeistusta ja neuvontaa Kieku-portaalissa tehtävien toimenpiteiden osalta 
• Ajanhallinnan, Catsin ja eKiekun teknisen käytön neuvontaa
• Helpotusta järjestelmään tehtävään tallennustyöhön:
  • budjetoidun toimen luominen
  • palvelussuhteen ylläpito
  • palkkamuutosten tekeminen
  • tallennuksia tehdään esimiehen puolesta poikkeustilanteissa, esimerkiksi vuosilomien osalta
• Muistutuksia lähestyvistä tehtävistä ja aikamääristä:
  • esimiehen tehtävälistan käsittely
  • työajankohdentamisen puutteet
  • ylityörajojen täyttyminen
  • määräaikaisten palvelussuhteiden päättyminen

Esimiehen ja HR-asiantuntijan lisäpalvelun käyttöönotto voidaan tehdä vaiheistetusti. Käyttöönottoon on hyvä varata noin 2-3 kk aikaa. Kyseessä on lisäpalvelu ja se hinnoitellaan erikseen.

Koulutuspalvelu tarjoaa ajantasaista ja asiantuntevaa koulutusta sekä tukea palveluihin liittyvien järjestelmien käyttöön. Koulutukset ovat tarkoitettu kaikille valtion työntekijöille. Avoimet skype-koulutukset nauhoitetaan ja tallenne on myöhemmin katsottavissa videoseinältä, jonne pääsee Kiekun ohje-pankin kautta, kohdasta koulutusmateriaalit.

Koulutuspalvelun tuottamat koulutukset ovat suunnattu asiakkaiden tarpeisiin ja auttavat työntekijöitä vahvistamaan työssään tarvittavaa osaamista, jolloin järjestelmien käyttö nopeutuu ja ongelmatilanteet vähenevät. Lyhytkestoisiin, skypellä toteuttaviin koulutuksiin on helpompi irrottautua töistä. Lyhyen ja tiiviin koulutuksen aikana uutta asiaa tulee sopiva määrä, ja siten opetetut asiat on helpompi omaksua. Kouluttajina toimivat Palkeiden omat asiantuntijat, joilla on viimeisin tieto tarjottavista palveluista ja käytössä olevista järjestelmistä.

Ajankohtainen koulutuskalenteri ja koulutuksiin ilmoittautuminen osoitteessa: https://www.palkeet.fi/tapahtumat/koulutukset.html

Palvelun sisältö:  

• kaikille asiakkaille yhteiset avoimet koulutukset
• asiakkaan kanssa erikseen sovittavat asiakaskohtaiset koulutukset
• toimintaan tutustuminen
• erilaiset työpajat

Kaikki Palkeiden avoimet koulutukset ovat räätälöitävissä asiakaskohtaisiksi maksullisiksi tilauskoulutuksiksi, jolloin koulutukset suunnitellaan tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa. Lue lisää tilauskoulutuksista >>

Käytettävissä on kaksi lisäpalvelua:

• Rekrytointipalvelu
• Valtion yhteisilmoittelu

Hakuilmoituksesta rekrytoinnin raportointiin

Rekrytointipalvelu kattaa koko prosessin alusta loppuun hakuilmoituksen suunnittelusta rekrytoinnin raportointiin saakka. Palkeet voi hoitaa prosessista myös vain osan, jolloin rekrytointipalvelu suunnitellaan kunkin asiakkaan tarpeen mukaiseksi kokonaisuudeksi. Palvelusta sovitaan joustavasti rekrytointi kerrallaan, mitä palvelun osa-alueita asiakas haluaa käyttää.

Palkeet hyödyntää sosiaalista mediaa ja videohaastattelupalvelua rekrytointipalvelussaan. Asiakkailla on mahdollisuus ottaa palvelut helposti käyttöönsä joko osana Palkeiden rekrytointipalvelua tai käyttämällä vain kyseistä palvelua ja muutoin hoitamalla rekrytoinnin itse. Palkeet laskuttaa asiakasvirastoja palvelujen käytöstä erillisen hinnaston mukaisesti. Käytettävissä olevia palveluita ovat mm.: Valtiolle.fi, Oikotie.fi, Duunitori.fi, Monster.fi sekä RecRight-videohaastattelupalvelu.

Katso videolta Tilastokeskuksen Tarja Kanervon ja Pirkko Härön kokemuksia rekrytointipalvelusta.

Valtion yhteisilmoittelu

Vuosina 2019 - 2020 otetaan käyttöön SAP SuccessFactors pilvipalvelu, Osaava (=osaajat valtiolla). Osaavan myötä siirrymme kohti valmentavaa johtamista, jossa esimies ja työntekijä käyvät jatkuvaa dialogia tavoitteista, työssä onnistumisista, kehittymisestä sekä osaamisen ylläpitämisestä ja kehittämisestä.

Osaava-palvelu antaa tuen palvelun ja järjestelmän eri toiminnallisuuksien käyttämiseen virastoissa. Palvelu sisältää virastojen HR-asiantuntijoiden neuvontaa ja asiantuntijapalvelua, kuten tavoite- ja kehityskeskustelujen toteutuksen teknistä tukea, osaamiskirjastojen ylläpitoa sekä raporttipohjien ja raporttien koostamista. Lisäksi Palkeet tekee lisäpalveluna osaamiskartoituksia virastoille. Esimiesten 360-palautteen läpikäyntiin virastot voivat halutessaan tilata HAUSilta valmennuksen.

Osaava-peruspalvelut

Tavoitteet ja kehittyminen sisältää tavoite- ja kehittymissuunnitelmapohjien tekemisen sekä tavoitteiden asettamisen, niiden seurannan ja kehittymissuunnitelmien toteutuksen teknisen tuen. Lisäksi Palkeet tekee vuosittaiset suunnitelmien yhteenvetolomakkeet sekä lisää lomakkeen uusille työntekijöille.

Osaamiskartoituksien tueksi Palkeet ylläpitää ja päivittää Osaavan osaamiskirjastoon valtion yhteiset osaamiset. Virastokohtaiseen osaamiskirjastoon Palkeet tallentaa ja ylläpitää asiakkaan puolesta viraston omia osaamisia.

Kiekun työntekijäkohtainen tehtäväkuva mahdollistaa viitetehtäväkuvien ylläpidon ja päivittämisen Kiekussa ajantasaisesti. Työntekijäkohtainen tehtäväkuva tallennetaan Palkeissa Kiekuun asiakkaan toimittaman kuvauksen perusteella.

Kiekun pätevyyspuussa voidaan ylläpitää ja seurata tehtäviin liittyviä pätevyysvaatimuksia ja lupia. Myös turvallisuusselvitysten voimassaoloaikoja voidaan ylläpitää ja raportoida Kiekun pätevyyspuussa. Pätevyyspuun pätevyys- ja lupatiedot sekä turvallisuusselvitysten voimassaoloajat tallennetaan Palkeissa Kiekuun asiakkaan toimittaman kuvauksen perusteella. 

Esimiehen 360-arviointi sisältää kyselyn toteutuksen ja raportoinnin teknisen tuen. Virasto voi lisäksi tilata henkilökohtaisen palautteen jokaiselle arvioitavalle henkilölle HAUSilta.

Mentorointi sisältää mentorointiohjelmien toteutuksen teknisen tuen. Palkeet voi aloittaa ja sulkea mentorointiohjelmia asiakkaan puolesta.

Osaava-lisäpalvelut

Lisäpalvelut ovat tilattavissa erikseen ja niistä sovitaan aina yhteistyössä asiakkaan kanssa.

Osaamiskartoitus-lisäpalvelu sisältää osaamiskartoituksien tekemistä asiantuntijapalveluna virastossa halutuille kohderyhmille. Palkeet ohjaa ja tukee asiakkaan osaamiskartoitusprosessia ja tekee kartoituksen tuloksista yhteenvedon sekä raportoi kyselyn tulokset asiakkaalle.

Raportointi-lisäpalvelu antaa viraston johdolle ja HR-kumppaneille koottua tietoa raporttien avulla. Palkeet tukee virastoja raporttien tuottamisessa, tekee asiakkaan kanssa erikseen sovittavat raportit ja perehdyttää niiden hyödyntämiseen. Lisäksi Palkeet luo yhteisiä raporttipohjia virastojen käyttöön. Palkeet voi viraston pyynnöstä tehdä yli organisaatiorajojen osaajahakuja, jolloin Palkeet hakee potentiaalisia osaajia järjestelmästä ja ottaa yhteyttä henkilöön tietojen luovuttamiseksi kyselyn tehneelle virastolle.

Materiaalia:

Valtion yhteiset osaamiset (pdf)

Matkustuspalvelu kattaa mm. matkalaskujen tarkastuksen, matka- ja kululaskujen käsittelyn sekä EU neuvoston matkakorvausten käsittelyn. Sujuva ja keskitetty palveluprosessi sekä asiantunteva tuki matkustajille tehostavat matkahallintoa ja säästävät asiakkaidemme aikaa.

Uudistuva palvelu

• Kuitittomuuden lisääminen/ entistä vähemmän kuittien käsittelyä
• Automaatioasteen kasvattaminen
• Järjestelmän helppokäyttöisyyden lisääminen
• Mobiilikäytön lisääminen

Peruspalvelut

• Matka- ja kululaskujen käsittely
• EU-neuvoston matkakorvausten käsittely

Lisäpalvelut

• Ulkopuolisten matkustajien matkalaskujen käsittely
• Kululaskujen tarkastus

Keskittämällä matka- ja kululaskujen tarkastuksen Palkeisiin saat

• Nopeutta ja sujuvuutta laskujen käsittelyyn
• Kustannustehokkaan ja laadukkaan palvelun
• Mahdollisuuden keskittyä matka- ja kuluhallinnan muihin tehtäviin
• Yhtenäisen ja tasapuolisen palvelun käyttäjille

Katso matka- ja kululaskuihin liittyvään asiointiin yhteystiedot Asioi-osuudesta.