Enklare prestationsbedömning med Osaava

17.12.2021

Kompetenstjänsterna kompletteras med en möjlighet att skapa en blankett för prestationsbedömning i systemet Osaava. ”Det kom mycket frågor från kunderna om möjligheterna att utnyttja Osaava även för prestationsbedömning. Vi funderade över den här möjligheten och började testanvända genomförandet tillsammans med Palkeet och Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB)”, säger Jukka Ihanus, servicechef för kompetenstjänsterna.

Vid Palkeet är blanketten redan i användning och kommer framöver att användas när man genomför bedömningar. Pilottestningen vid MDB pågår fortfarande. ”Att bedöma prestationer i Osaava förenklar processen och minskar det manuella ifyllandet av separata blanketter i Word- och Excel-format”, berättar Jukka om fördelarna med tjänsten.

Testning, inskolning och handledning – från pilottestning till produktion

Vid Palkeet inleddes pilottestningen redan sommaren 2021. ”Vi testade först blanketten tillsammans med några chefer, och efter det gick vi tillsammans med teamet för Osaava igenom observationerna och gjorde nödvändiga ändringar. Den nya versionen testades på nytt, och utifrån observationerna gjorde vi ytterligare nödvändiga ändringar. Detta gjorde vi om och om igen några gånger, så det kräver mycket testning och genomgång tillsammans med teamet för Osaava för att skapa blanketten. I samband med skapandet av blanketten gick vi även igenom den nuvarande processen och uppdaterade handboken för statens lönesystem (VPJ) samt gick igenom uppdateringarna tillsammans med huvudförtroendemännen”, säger Palkeets HR-utvecklingschef Pia Jaakkola, som deltagit i processen.

Blanketten infördes vid Palkeet i november 2021. ”Först introducerade vi cheferna i användningen av blanketten samt gjorde en instruktionsvideo och anvisningar till hela personalen som vi publicerade på vårt intranät”, sammanfattar Pia införandet. Hon tror att blanketten kommer att minska mängden manuella fel samt aktivera folk att förbereda sig och registrera sina prestationer tidigare än förr. ”Chefen behöver inte längre utföra steget där hen sparar en rad med bedömning av prestationerna för varje person i en separat blankett i Excel-format och skickar den till chefen för enheten för vidarebehandling. I den nya modellen tar HR ut rapporter ur Osaava en gång i månaden och skickar dem vidare”, säger Pia. Som ett vidare önskemål framför Pia bland annat att rapporteringen skulle utvecklas så att chefen själv skulle kunna ta ut en rapport om de personer hen bedömer. ”Man har upplevt att blanketten är lätt att använda både för den som bedöms och för chefen”, konstaterar Pia till sist.

Det kommer alltid överraskningar att ta lärdom av

Vid Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB) har pilottestningen fungerat väl hittills, och tanken är att införa blanketten vid prestationsbedömningar i början av år 2022. ”Vi har satsat på att ha bakgrundsdata i ordning och de egna raderna på sina platser. Det mesta av arbetet har mitt operativa personalförvaltningsteam gjort. Min uppgift har närmast varit att ta ställning och ställa frågor, som visserligen vanligtvis har varit lösta ett par veckor innan jag uppmärksammat dem. Det har kommit alla möjliga frågor, som man har svarat på allteftersom de uppkommit. I en sådan här process måste man vara uppmärksam, så att allt förblir oförändrat i förhållande till det överenskomna preciserande tjänstekollektivavtalet. Även om verktyget byts ut, förändras inte det bakomliggande avtalet”, säger Aino Heikkinen, personaldirektör vid MDB.

I och med införandet av blanketten hoppas Aino att åtminstone det administrativa arbetet ska bli lättare. ”Det faktum att våra egna organisationsdata ur Kieku ligger till grund för den är en stor lättnad. Den första rundan kommer säkert att innehålla överraskningar och kanske också stunder av frustration, men på det sättet får vi de bästa lärdomarna. Vi försöker vara förberedda på allt, men det kommer ändå garanterat överraskningar”, gissar Aino.

”Varje statlig myndighet borde inte behöva brottas med samma problem om det är möjligt att utveckla ett system som passar alla, är skalbart och ändå beaktar individualiteter. Förhoppningsvis kan våra ansträngningar vara till nytta även på bredare front inom statskoncernen. Jag vet ännu inte hur det kommer att gå, men åtminstone saknas det inte en gemensam vilja”, sammanfattar Aino om bakgrunden till pilottestningen.

Från pilottestning till tjänst

I samband med pilottestningen har man inom kompetenstjänsterna utvecklat en verksamhetsmodell för skapandet av blanketter i Osaava. Tjänsten kommer att inkluderas i kompetenstjänsternas serviceutbud från och med början av 2022. Blanketterna kommer att införas i Osaava stegvis, en kund i taget, utifrån kundens befintliga processer för prestationsbedömning.

”Varje kund får en egen blankett i systemet, och processen tar cirka 3–4 månader att genomföra. Det här betyder att det inte kommer att gå att skapa blanketter för alla intresserade genast i början av året. Vi kommer att skapa formulären stegvis under hela nästa år, och arbetet fortsätter under de kommande åren”, säger processkoordinator Piia Kokkonen. 

”I valet av vilka blanketter som skapas nu i det första steget kommer vi att prioritera kundens egen beredskap att genomföra den här processen, så det är värt att foga den blankett som används i dag och en beskrivning av den nuvarande processen till anmälan. Dessutom är det bra om kunden kontrollerar att det finns tid och nödvändiga resurser för processen”, fortsätter Piia.
Intresserade kunder kan anmäla sitt intresse att skapa en blankett för prestationsbedömning via avsnittet om aktualiteter i Osaava. Anmälan öppnas i december 2021.