Kontinuerlig utveckling av system – smidigt och transparent

14.12.2021

Valet av utvecklingsobjekten utgår från feedback och utvecklingsidéer från klienter, utvecklingsförslag som samlats in inom Palkeet, samt Palkeets och systemleverantörernas tankar i synnerhet för förbättrad användbarhet och effektiviserad verksamhet.

Den kontinuerliga utvecklingen inom Palkeet styrs av utvecklingsköer för produktionssystem och prioritering av dessa. Tidtabeller för versionsuppgraderingar planeras för ett kalenderår och årsplanen för utvecklingen utarbetas alltid i slutet av året. Då fastställs de åtgärder som ska genomföras under följande året och framskridandet följs upp. Med anledning av den kontinuerliga utvecklingens natur görs prioritering under hela året och utvecklingsköernas innehåll preciseras allteftersom verkställandet av ändringar framskrider. Ändringar och utvecklingsförslag tas i bruk och förs i produktionssystemen i form av både enskilda ändringar och större utvecklingshelheter som består av flera enskilda ändringar. Till den kontinuerliga utvecklingen hör att utvecklingsarbetet leds inom processen för ändrings- och publikationshantering utan separat projektering.

"Utvecklingsförslagen omvandlas till årsplaner. Här måste man prioritera, och exempelvis obligatoriska åtgärder, såsom ändringar som baseras på lagstiftningen, vidtas, såväl som åtgärder som främjar gemensamma verksamhetssätt i statskoncernen", säger Markus Metsä-Simola, utvecklingschef vid Palkeet.

Innehållet i versionsutgivningarna preciseras smidigt enligt prioriteringen av utvecklingsobjekten och de effekter utvecklingsåtgärderna medför. Till exempel i Kieku kan ändringar tas i produktion så ofta som varje vecka. Den överenskomna publiceringstidtabellen framskrider mot produktion, och utvecklingsidéerna tas med när de överenskomna kvalitetskriterierna uppfylls.

Transparens till systemutvecklingen

Under de senaste åren har man i Palkeet velat göra systemutvecklingen allt mer transparent. Objektet med den längsta utvecklingshistorien är Kieku, och där har processen också blivit mest transparent. Tidigare har utvecklingsobjekten i Kieku rapporterats på årsbasis, men från och med november publicerar man på Palkeets extranät (förutsätter inloggning) en lista över Kiekus utvecklingsobjekt och deras status som uppdateras varje månad.
Sammanlagt har cirka 600 utvecklingsobjekt identifierats inom den kontinuerliga utvecklingen av produktionssystemen. Den numeriska majoriteten av dessa anknyter sig till utvecklingen av Handi och Kieku. För båda två har det identifierats mer än tvåhundra utvecklingsobjekt, medan antalet utvecklingsobjekt som gäller övriga produktionssystem är klart mindre. För Handis och Kiekus del har utvecklingsköernas volymer under det senaste året legat på en relativt oförändrad nivå. Exempelvis i Kieku genomförs vanligtvis cirka ett hundra ändringar om året.

Smidighet och helhetskontroll

Utvecklingsförslag från klienter gås igenom regelbundet och de mest lämpliga tas med i utvecklingskön. Vilka förslag som godkänns beror i hög grad på hurdan effekt den föreslagna åtgärden har. Ett förslag kan vara av stor betydelse för många klienter, eller så kan det förbättra funktionaliteten i ett visst delområde. Ibland kan också flera utvecklingsförslag göras kring en och samma sak vilket också beaktas när utvecklingskön sammanställs.
"Vi får utvecklingsförslag också från våra klienter, i synnerhet sådana som berör Kieku. Det är inte alltid möjligt att förverkliga ett förslag som sådant. Då försöker vi komma på en annan lösning som kanske avviker från vad klienten har föreslagit men som ändå utgör en helt fungerande helhet", säger Metsä-Simola.

Även om den kontinuerliga utvecklingen av systemen baserar sig på noggrann planering i förväg förutsätter den också innovationsförmåga av systemets ägare, samt förmåga att efter behov ändra de tidigare verksamhetssätten. "Vid sidan av förslag från klienter samlar vi också aktivt in idéer inom Palkeet för att kunna utveckla våra system", berättar Metsä-Simola. "Det kan uppstå en idé om en ny nödvändig förbättring, eller så kan man komma på helt nya funktioner."

Det är inte alltid möjligt att förverkliga allt som planerats, eller så märker man att man blir tvungen att prioritera en eller annan ändring som inte ingår i de ursprungliga planerna.

Även beroendeförhållandena mellan de olika systemen måste beaktas. Till exempel Kieku och Handi är kopplade till varandra på många sätt, och förbindelsen fungerar ordentligt först efter att ändringen har förts i båda systemen, något som förutsätter god planering och förståelse över helheten.