Skip to main content

Lean är inte en färdig verktygslåda

03.10.2018

Lean-filosofin är ett tänkesätt där systematisk utveckling av organisationens och personalens problemlösningsförmåga är central.

Lean innebär en grundlig och öppen utvärdering av arbetsgemenskapens verksamhetsmodeller samt kontinuerlig förbättring. ”Lean omfattar många olika verktyg, men var och en måste välja sina egna. Lean är inte en färdig verktygslåda. Kopiera inte allt, bara tillräckligt. Var och en måste hitta de verksamhetsmodeller som passar den egna organisationen bäst”, tipsar ekonomichef Päivi Kekki, som har erfarenhet av flera lean-projekt på Lantmäteriverket.

Mari Kaari från Palkeet och Päivi Kekki från Lantmäteriverket utbyter erfarenheter om lean-metoden.

Mari Kaari från Palkeet och Päivi Kekki från Lantmäteriverket utbyter erfarenheter om lean-metoden.
 

På Lantmäteriverket är man intresserad av allt nytt och utvecklar kontinuerligt verksamheten. De har erfarenhet av lean-utveckling sedan 2016, då de började leana behandlingen av lagfartsansökningar.

Finansministeriet och Lantmäteriverket avtalade om att Lantmäteriverket genomför ett projekt för testning av lean-ledningsmodellen vid hanteringen av lagfartsansökningar inom inskrivningsprocessen.

”I testteamet ingick åtta inskrivningssekreterare, en expert och en jurist. Under försöket fokuserade man på kundperspektivet, effektiviteten, högklassigt ledarskap och kontinuerlig utveckling. Testteamet förbättrade lagfarternas effektivitet med 30 %, och testteamets avgöranden var klara på 30 dagar medan tiden för avgöranden i övrigt var 63 dagar”, sammanfattar Päivi Kekki resultaten.

”Samtidigt bevisade man att det är möjligt att testa nya metoder och uppnå fördelar även inom strikt reglerade myndighetsprocesser.”

Lean kräver inga stora investeringar, eftersom metoden nästan enbart bygger på en förändring av verksamhetsmodellerna och tänkesättet. Lean-metoderna ökar välbefinnandet i arbetet, eftersom personalen får vara med i utvecklingsarbetet och göra sig hörda.

”Det är viktigt att skapa förtroende. Ibland kan en genomgång av processen vara viktigare än resultatet, det att man förstår vad som händer när man gör på ett visst sätt.”

Senare har man tillämpat lean-metoderna i större skala inom Lantmäteriverket. Inom den allmänna förvaltningen har man bland annat förenklat servicestrukturen för ekonomitjänsterna och utvecklat ticketsystemet.

”Åren 2017–2018 utbildades genom läroavtalsutbildningar 15 Lean Master-produktutvecklare till Lantmäteriverket i samarbete med Patent- och registerstyrelsen. En ny grupp inledde sina studier våren 2018”, berättar Kekki.

Leana med Palkeet

Lantmäteriverket har även leanat inkomsthanteringsprocessen tillsammans med Palkeet. Man valde att fokusera på kreditnotor och upprätthållandet av kundinformation.

”Vi ordnade två heldagsträffar där aktörerna (personer inom Palkeets serviceproduktion samt Lantmäteriverkets ekonomiexperter) gick igenom dessa processer. Vi sökte en gemensam förståelse för vad den andra gör. Samtidigt upptäckte vi att Palkeet producerar en del tjänster för ämbetsverket som inte längre behövs. Vi testade nya sätt att förbättra verksamheten, och på hösten återkommer vi till saken och ser vad vi har fått till stånd.

Vardagsupptäckter i lean-utvecklingen

  • Vi funderar en stund tillsammans kring för vem vi utför detta arbete. Vem är kunden?
  • Hittar vi ett gemensamt mål?
  • Vi synliggör det vi gör – arbetet blir effektivare och känns mer meningsfullt
  • Vi reserverar tid för utveckling
  • Tillsammans får vi bukt med svinnet och fumlandet
  • Vi tillåter kritiska frågor
  • Vi går framåt med små steg
  • Vi funderar på vad som är viktigare: resultatet eller processen?
Artikeln är baserad på Päivi Kekkis föredrag och en intervju med henne under kontaktpersonsdagarna för ekonomiförvaltningen den 28.5.2018.