Hoppa till innehåll

Mot smidiga verksamhetsmodeller med scrum-fadderverksamhet

26.04.2021

Scrum-fadderverksamheten infördes i Palkeet i slutet av 2020, eftersom ibruktagandet ansågs nödvändigt med den förnyade strategin. Idén om scrum-fadderverksamhet kom från personalen själv och bygger på frivillighet.

Referensramarna för scrum-fadderverksamhet bygger på en produktutvecklingsmodell där ett team med flera experter arbetar tillsammans för att lära sig och reagera på förändringar och för att kontinuerligt utveckla sin egen verksamhet. Även om den smidiga produktutvecklingsmodellen redan har använts i några decennier, särskilt inom industri- och programvaruutveckling, är dess användning i den statliga verksamhetsmiljön relativt ny. I Palkeet är målet med Scrum-fadderverksamheten att öka smidigheten och en försökskultur i arbetsmiljön.

Vad då för scrumfadder?

Vi intervjuade Satu Laatinen, Tiina Nummela och Jaana Kettunen om Scrum-fadderverksamheten, som alla arbetar inom Utvecklings- och ICT-tjänsternas resultatenhet: Laatinen som systemexpert, Nummela och Kettunen som specialexperter. Satu Laatinen arbetar själv som scrumfadder och Tiina Nummela och Jaana Kettunen är scrum-fadderverksamhetens ”fadderbarn”, som har använt fadderverksamheten i sin egen arbetsmiljö.

Satu Laatinen beskriver scrumfaddrarna som följeslagare eller sparrare, som hjälper teamen och enheterna att fungera smidigare. ”Scrumfaddrarna har material till sitt förfogande, på basen av vilka exempelvis konkreta verktyg ges för hurudana arbetssätt det är möjligt att utgå ifrån för att uppnå ett smidigare sätt att arbeta. Scrum-modellen är dock inte en färdig modell, utan teamet ändrar sitt arbetssätt enligt de givna verktygen så att det passar dem”, påminner Laatinen. Scrumfaddern är med och hjälper i teamens arbete från början – faddern introducerar teamen till smidiga arbetssätt och går igenom utgångspunkten med teamet, baserat på vilket faddern ger lämpliga verktyg för teamet att använda. Faddern är där för att stödja och hjälpa teamen längs vägen, och som Laatinen sammanfattar: ”När ett team behöver hjälp är vi nära till hands.” Scrumfaddern själv lär sig och utvecklas också på vägen: ”Vi lär oss ständigt som faddrar. När teamet hittar sin egen väg i scrum-verksamheten utvecklas också fadderverksamheten.”

Synliga resultat genom att arbeta tillsammans, brainstorming och sparrande

Jaana Kettunen och Tiina Nummela har infört scrum-fadderverksamhet i sin egen arbetsmiljö. ”När den här scrum-faddermodellen togs i bruk var jag utan tvekan ivrig att använda den också för mitt eget team", säger Kettunen. Idén att använda Scrum-fadderverksamheten kom först från Kettunens egna behov, men snart var också andra teammedlemmar med i verksamheten. ”Alla våra teammedlemmar har varit väldigt entusiastiska över ibruktagandet av scrum-fadderverksamheten”, beskriver Kettunen. Tiina Nummela har samma åsikt som Jaana Kettunen om att en sådan möjlighet måste utnyttjas i teamet: ”När det fanns en möjlighet att få stöd och hjälp från en mer erfaren scrum-aktör, så utnyttjade vi naturligtvis den möjligheten. Det här är en fantastisk möjlighet!”, konstaterar Nummela och fortsätter: ”Det viktigaste med att ta i bruk scrumfaddern var att få helheten under bättre kontroll i teamet, eftersom uppgifterna och uppdragen är i väldigt små bitar och på många olika platser. Dessutom drev prioritering och transparens i arbetskön starkt införandet av scrum-verksamhetsmodellen”. Precis som i Kettunens team har mottagandet av scrum-fadderverksamheten också i Nummelas team varit mycket positivt: ”Mottagandet har varit entusiastiskt och deltagande. Det är trevligt att veta att stöd finns om det behövs.” I Tiina Nummelas team började användningen av scrum-fadderverksamheten från en gemensam idé och förverkligades när scrumfaddern erbjöd henne hjälp: ”Fadderverksamheten erbjöds oss vid precis rätt tidpunkt.”

Många fördelar med scrum-fadderverksamheten har identifierats, såsom exempelvis ökat samarbete, kvalitetsförbättring, utveckling av expertis och arbetshantering. Förståelsen för helheter och att arbeta tillsammans ökar, och fokusen på det egna arbetet förbättras. Jaana Kettunen tycker att scrum-fadderverksamheten har varit ett bra stöd både i hennes egen reflektion och särskilt i startfasen. ”Faddern har varit till stor hjälp för hela vårt team, och har gjort att vi kunnat uppfatta saker bättre. Jag har upplevt fadderverksamheten som något bra”, säger Kettunen. ”De bästa aspekterna av scrum-fadderverksamheten är den gemensamma diskussionen, som kan användas för att be andra att svara på till exempel hur det lönar sig att göra saker och hur saker ska delas upp”, konstaterar Kettunen. Tiina Nummela anser att de bästa aspekterna med scrum-verksamheten är att teamet ivrigt har kommit med i arbetet, och teammedlemmarna har omedelbart hittat och upptäckt de fördelar som fås från scrum-fadderverksamheten. ”Faddrarna har sparrat om införseln av scrum och har kommit med en otrolig mängd nya idéer. Vi har också gått igenom utmanande saker med scrumfaddern, som vi inte själva har kunnat lösa genast. Faddrarna har gett oss alternativa sätt att lösa sådana situationer”, konstaterar Nummela. ”Det här är något vi gör tillsammans, där vi planerar och arbetar tillsammans, och gör paketet till något som också gynnar alla”, sammanfattar Nummela.

Med scrum-fadderverksamheten försöker man erbjuda hjälp till gamla identifierade utmaningar i verksamheten, eftersom scrum-modellen gör det möjligt att hitta sådana saker som det lönar sig att sluta med eller som kan göras annorlunda. ”Själva fadderverksamheten är en ganska osynlig aktivitet, för det handlar egentligen om att stödja teamen. Egentligen är det vad teamen får till stånd som är den synliga aktiviteten. Jag upplever att fadderverksamheten i sig hjälper till att sänka tröskeln för att prova på något nytt”, säger Satu Laatinen och fortsätter: ”Scrumfadderns arbete är kanske att ge modell för och visa det praktiska arbetet, medan fadderns arbete fokuserar mer på utvecklingssidan.”

Vad för framtiden med sig?

Framtiden för scrum-fadderverksamheten ser ljus ut i Palkeet. Jaana Kettunen hoppas att scrum-fadderverksamheten fortsätter, eftersom hon själv har goda erfarenheter av att använda verksamheten och tycker att det är en fungerande modell. Tiina Nummela ser att det finns ett stort behov av scrum-fadderverksamhet i Palkeet också i framtiden, för ”när verksamheten ständigt utvecklas och förändringar sker, är det bra att det finns ett sådant här huvudutvecklingsteam, som kan erbjuda hjälp också med oväntade problem eller i förändrade situationer”. I Palkeet hoppas man att scrum-fadderverksamheten ska utvidgas och scrumfaddrarna bli fler, så att försökskulturen och smidigheten kan utnyttjas av alla: ”Jag hoppas att scrum-fadderverksamheten kommer att gynna inte bara hela vår organisation utan också våra kunder”, avslutar Satu Laatinen.

Flyger Kaiku-ugglan till Palkeet?

Palkeet är med i ansökningen om Kaiku-priset för sin scrum-fadderverksamhet. I prisansökningarna söker man exempel på försöks- och utvecklingsprojekt utförda av statliga organisationer, nätverk och arbetsgemenskaper för distribution.

Scrum-fadderverksamheten har snyggt lett Palkeet till finalen, och vinnaren av Kaiku-priset 2021 tillkännages i Valtio Expo 5.5.2021.

Bekanta dig noggrannare med scrum-fadderverksamheten i Palkeet

Genom att klicka på bilden kan du bekanta dig med scrum-fadderverksamheten i Palkeet (pdf).

Scrum-fadderverksamhet i Palkeet