På THL är vi på god väg att digitalisera upphandlingarna

03.04.2017

Verksamheten vid institutet för hälsa och välfärd och dess upphandlingar är mångsidiga. Det finns avgiftsbelagd serviceverksamhet, forskningsverksamhet och internationell verksamhet. Dessutom omfattar bokföringsenheten bland annat två sjukhus, skolhem och en enhet för fängelsesjukvård.

"Vi hanterar 30 000 fakturor per år, vi har cirka 1 000 projekt och konteringskombinationerna är mångsidiga", säger ekonomiplanerare Niina Niinimäki. En del av fakturorna har bilagor som man måste kunna kryptera, fortsätter specialplanerare Tuomas Kauranne.

Kauranne och Niinimäki är med i THL:s projekt där man förbereder sig på att digitalisera upphandlingarna.

För närvarande utreder vi volymerna per verksamhetsområde, sammanställer upphandlingskontrakt och funderar över hur funktionerna ska organiseras i framtiden, berättar projektansvarig upphandlingsplanerare Miika Kivinen. Ledningens stöd och godkännande har vi redan, vilket är viktigt.

Det finns mycket att göra, men projektgruppen siktar på att THL till att börja med ska pilottesta en ny verksamhetsmodell för beställning och fakturahantering. Till stöd för detta konkurrensutsätter Palkeet som bäst ett nytt system.

Vi vill vara i framkant. Om vi lyckas få modellen att fungera på THL, kommer den att fungera på andra ställen också, säger projektets systemansvarige Kauranne.

Givande verkstäder

THL deltog aktivt i utformningen av det nya systemets kravspecifikationer i kundgruppen. Palkeet och Statskontoret hade planerat specifikationerna bra. Vid en noggrann genomgång hittade jag ett par små tilläggsbehov. Nu får vi se vilken leverantör som kan uppfylla specifkationerna, konstaterar Kauranne.

THL-anställda ansåg att verkstäderna var bra. Vi har fått påverka och framföra våra egna önskemål. Arbetet har resulterat i tankar om organiseringen av våra egna projekt och vår egen verksamhet. Bland annat konstaterade vi att vi i planerna har tiotals användare av upphandlingslösningen, vilket är för mycket, berättar Kivinen.

Verksamhetssätten förändras betydligt

Projektgruppen ser att förändringen är betydande. Processen blir betydligt snabbare, statens rykte som betalare förbättras och cheferna kan fokusera på substansen i stället för på administrativa uppgifter. När fakturahanteringen automatiseras, måste man å andra sidan vänja sig vid att utnyttja rapporteringen. Förändringen är till och med större än när Kieku togs i bruk, bedömer Kauranne.

Enligt Kauranne är läget nu ypperligt för en ny verksamhetsmodell och förväntningarna är höga. Organisationsförändringarna har synliggjort hur knappa resurserna är. Och i led med överföringen av KiTi-ansvaren görs snart inte alla konteringar på ämbetsverken.

På vissa ämbetsverk kan det faktum att upphandlingsväsendet och ekonomiförvaltningen är separata generera utmaningar. Man måste satsa på upphandlingsväsendet, men masshanteringen fungerar på Palkeet, säger Kauranne.

Ett projekt som passar oss

THL:s projektgrupp är liten och metoderna smidiga. Utöver Kivinen, Kauranne och Niinimäki omfattar gruppen dessutom huvudbokförare Markus Hakala, som är ansvarig för inköpsfakturaprocessen, och upphandlingskoordinator Nina Simonen. Vid behov införlivar vi bland annat registreringskontoret och avtalskontaktpersoner i planeringen, säger Kivinen.

Vi förbereder oss på den nya verksamhetsmodellen genom att utöka användningen av Tilha bland annat till beställning av laboratorietillbehör. För närvarande sköts nästan alla skeden manuellt. I Tilha gör beställarna beställningarna och cheferna godkänner elektroniskt, varefter beställningen automatiskt stäms av mot fakturan förutsatt att beställningen annars är okej och mottagen. Vid beställning i beställningsplanen förändras chefens roll till en mer informationsledande roll, vilket innebär att hen via rapporteringen följer upp och förutser ackumuleringen av kostnaderna, beskriver Kauranne.

På det här sättet får de som deltar erfarenhet och vi kan gestalta situationen i enlighet med den nya verksamhetsmodellen. Denna övning är nödvändig och vi är motiverade inför den.

Utbildning och kontinuerligt stöd behövs

Även om man har bra koll på det egna projektet, förväntar man sig på THL hjälp och stöd av såväl programmet Digitalisering av upphandlingar som Palkeet. Det lönar sig att samarbeta tätt under hela förberedelsen. Anställda vid Palkeet skulle till exempel kunna arbeta en tid hos kunden. I led med pilottestningen åskådliggörs på så sätt vad som fungerar och hurdana tidtabeller som är möjliga. Förändringen måste marknadsföras, men på ett realistiskt sätt, konstaterar Kauranne och fortsätter: Kompetensen bör centraliseras och arbetet utföras där det vid vardera tidpunkten är ändamålsenligt, antingen vid Palkeet eller hos kunden. Vad gäller hantering av inköpsfakturor har man redan god erfarenhet vid Palkeet, men i orderhanteringen behövs mer av den varan. Vid Palkeet finns även mycket värdefull information om helheten, vilket borde utnyttjas genom att beskriva end-to-end-processerna centraliserat. Detta skulle särskilt underlätta för de organisationer hos vilka centraliseringen av upphandlingar och beställningar ännu pågår.

Framför allt önskar man från Palkeet och programmet bra utbildningar och en möjlighet till kontinuerligt stöd.

Palkeet tackar för ett gott samarbete och önskar THL medgång i projektet!

Från vänster på bilden: Miika Kivinen, Markus Hakala, Niina Niinimäki och Tuomas Kauranne.

Text och bild: Jaana Beversdorf