Palkeets verksamhet tryggas genom förutseende och övergripande ledarskap

11.06.2020

”Personalen har i huvudsak övergått till distansarbete. På så sätt förhindrar vi en eventuell omfattande spridning av viruset på våra arbetsplatser. Geografiskt sett är vi mycket utspridda, vilket i det här fallet är en bra sak, och eventuella insjuknanden kommer att gå i vågor vid Palkeet”, berättar Kirsi-Marja Kauppinen, ansvarig chef för kvalitet och riskhantering vid Palkeet.

”Genom instruktioner till personalen och daglig intern kommunikation har vi säkerställt att vi agerar på ett enhetligt sätt inom Palkeet. Vi har ökat flexibiliteten för distansarbete och övergått till platsoberoende arbete.”

Fjärranslutningarna har fungerat, och därmed har serviceproduktionen kunnat säkerställas. Kirsi-Marja Kauppinen påminner om att det är en absolut förutsättning för Palkeets verksamhet att fjärranslutningarna fungerar.

Säkerställande serviceproduktionens kontinuitet och förutseende av det ekonomiska läget
Vid Palkeet har vi förberett oss för att funktionsförmågan eventuellt kan försvagas i takt med att epidemin sprider sig, och för att situationen även snabbt kan förändras.
”För att säkerställa Palkeets funktionella beredskap och trygga kontinuiteten har vi vidtagit olika åtgärder och fortsätter med dem. Även kontinuitetsplanerna för processer och system har uppdaterats, och i dem har vi förberett oss för att prioritera produktionen. Uppdateringen av kontinuitetsplanerna inleddes redan i fjol och tack vare det har vi god beredskap”, säger Kirsi-Marja.

Ur ekonomins synvinkel har man utarbetat olika scenarier, som preciseras varje vecka enligt hur situationen utvecklar sig. Scenarierna behövs till stöd för det proaktiva arbetet och resursplaneringen. Vårt mål är att vara några steg före, istället för att reagera på det som redan har inträffat.

Övergripande ledarskap grundar sig på starkt samarbete
Vid Palkeet finns en beredskapsgrupp, vars viktigaste uppgift är situationsbilder och scenarier, övergripande ledarskap samt kommunikation.
”I ledningen är aktuell och korrekt information om den rådande situationen det väsentliga. En gång i veckan avger beredskapsgruppen vid Palkeet en rapport över den samlade situationsbilden internt inom gruppen och även till det ledande ministeriet. Representanter från Palkeet deltar även i finansministeriets beredskapsgrupp, som ger oss aktuell information om läget från hela förvaltningsområdet och även från statsrådet.”

”Inom beredskapsgruppen syns vikten av ett ledarskap som är mer övergripande och kräver snabbare verkställande samt för vilket ett starkt samarbete över organisationsgränserna är en förutsättning. I gruppen följer vi även med ändringarna i bestämmelser och instruktioner som inverkar på vår verksamhet samt utreder de viktigaste personriskerna och hur de kan hanteras”, förklarar Kirsi-Marja Kauppinen.