Utvecklingen av finansiärsrapporteringen är ett fint exempel på gemensam utveckling
08.03.2021
Alla aktörer vid samma bord
Behov av en enhetligare rapportering har noterats hos såväl finansiärerna som ämbetsverken. Information samlas in från olika källor, såsom statens datasystem Kieku.
Behovet av att utveckla rapporteringen till finansiärer utgick från att finansiärerna har olika finansieringsinstrument. NTM-centralerna har exempelvis Eruf (Europeiska regionala utvecklingsfonden). Olika finansiärer kräver olika dokument som bevis på exempelvis arbetstidsuppgifter och lönekostnader för projekt. Å andra sidan kan de personer inom ämbetsverken som gör ansökningar om betalningar ha olika rutiner för rapporterna. Målet är att förenkla helhetsprocessen för rapportering till finansiärerna samt skapa standardiserade dokument och en gemensam uppfattning om rutinerna, oberoende av finansiär. Det fanns också ett behov av ett tätare samarbete mellan finansiärerna samt av beaktande av granskarnas observationer.
”Vi konstaterade att det inte fanns någon orsak till att inte använda det befintliga systemet på ett effektivare sätt. Detta ger stora fördelar för både finansiärer och ämbetsverk. Kvaliteten på rapporteringen förbättras när metoderna är enhetliga”, säger Jutta Petäjä från Naturresursinstitutet.
Liisa Halme från Migrationsverket är inne på samma linje: ”Det viktigaste här var den gemensamma diskussionen och att samla ihop god praxis. Alla ämbetsverk har säkert haft fungerande rutiner för rapporteringen till finansiärerna, men det allra bästa sättet får man genom att kombinera de bästa rutinerna eller delarna.”
”Det finns exempelvis fyra NTM-centraler som sköter Eruf-projekt, och de har alla lite olika krav på finansiärsrapporteringen”, säger Marja-Liisa Kivilompolo från NTM-centralen i Norra Österbotten. ”Det här har också ur vårt perspektiv varit ett bra tillfälle att se över rapporteringens behov och krav”, fortsätter hon.
Från Palkeets sida har projektet letts av Tuula Holappa. Hon är glad över möjligheten att vara med och utveckla något nytt tillsammans med kunderna. ”Det är fint att Palkeet har fått vara med som en samlande kraft i det här projektet. Såväl ämbetsverken som finansiärerna har nytta av slutresultatet, då handläggningen av ansökningar blir snabbare och enklare. Samtidigt kan vi också dra nytta av den enorma mängd information som finns i Kieku-systemet”, säger Tuula.
Fördelarna kan redan ses, men arbetet fortsätter
”Nu i början har vi fokuserat på rapporteringen kring strukturfonderna, och senare utvidgar vi eventuellt till andra finansieringsinstrument”, säger Jutta Petäjä. ”Samarbete och förtroende har varit viktiga i det här projektet. De experter från olika organisationer som deltagit i planeringsarbetet har modigt funderat tillsammans på behoven och hur man kan komma framåt. De konkreta resultaten av arbetet har uppmuntrat till att fortsätta utveckla gemensamma verktyg och rutiner”, fortsätter hon.
Den gemensamma utvecklingen har sammanfört forskningsinstitutionerna och finansiärerna. Palkeets roll har varit att sammanföra olika aktörer och styra diskussionen i rätt riktning. Jutta, Liisa och Marja-Liisa berömmer Palkeets roll i projektet. Användningen av Palkeets rapporteringsgrupps kunnande för att utveckla en fungerande rapportering har också varit en viktig aspekt av samarbetet.
”Samarbetet mellan forskningsinstitutionerna har varit mycket fruktbart, och Palkeet har haft en värdefull roll som sammanförare. Palkeet har en förståelse för ämbetsverkens verksamhetssätt och behov, och tillhandahållandet av lösningar främjar den gemensamma utvecklingen. Den här verksamhetsmodellen kan gärna användas för att utveckla tjänsterna även framöver”, säger Liisa.