VMBaro har en central roll för att utveckla kundernas verksamhet

12.05.2021

Ämbetsverken får stöd för att förbättra sin verksamhet även genom jämförelseinformationen. Att göra undersökningar och analyser som berör förvaltningsområden och hela staten är en oundviklig del för att leda med kunskap och att förnya ledarskapet.

Palkeet och Vetokonsultit utredde vid årsskiftet hur nöjda kunderna är med VMBaro. I utredningen frågade man hur kunderna använder informationen om arbetstillfredsställelse och hur de upplever tjänsten VMBaro i nuläget samt frågornas användbarhet. Över etthundra personer i olika roller besvarade enkäten.

Tilläggshjälp av stämningsmätningen för ledning av verksamheten

På basis av utredningen använder kunderna VMBaro i synnerhet för att mäta den allmänna stämningen och för att utveckla ledarskapet.  Mätning av stämningen ansågs var en central förnyelse som utvidgar och förbättrar enkätmöjligheterna som kan användas för flera mätningar av stämningen under året. Största delen av de som svarade ansåg att det bästa sättet att mäta stämningen är att göra det för hela personalen. De som svarade skulle helst mäta stämningen 2–4 gånger årligen. Därutöver kom man på att mäta stämningen i organisationen i samband med förändringar.

Kunderna framförde flera saker att utveckla

I utredningen fick vi många utvecklingsidéer som riktades till frågorna i VMBaro. I synnerhet frågor om trakasserier och löner fick kommentarer. Man önskade tydlighet i frågor som berör trakasseri, i synnerhet definitionen på vad som är och inte är trakasseri. Lönefrågor ansågs däremot inte vara nödvändiga, eftersom man bedömde att möjligheten att påverka lönen är begränsad.

Ett centralt utvecklingsbehov är enkätens längd som för närvarande upplevs vara för omfattande.

Det ansågs viktigt med möjlighet för kunderna att lägga till egna tilläggsfrågor och även möjlighet till öppet svar ansågs vara nödvändigt. Dessa möjligheter måste bevaras.

Bevarande av svararnas anonymitet ansågs vara mycket viktigt. Det ansågs vara nödvändigt att bevara svararnas datasekretess och anonymitet gällande de öppna svaren. Det har bland annat inverkan på hur informationen av öppna svar rapporteras och hanteras hos kunden.

Viktigt att förbättra systemets och rapporteringens användarerfarenhet

Förbättringar önskades även för systemets användbarhet. Förbättringsförslag framställdes för VMBaros användargränssnitt för att göra det smidigare att svara. Det fanns även önskemål om en mobilversion av enkäten.

Man ville förbättra rapporternas användbarhet genom att utveckla visualiseringen. Vissa av rapporterna används dessutom i liten omfattning, så rapporterna som används i nuläget kan komprimeras på basis av enkäten eftersom en del av de nuvarande rapporterna används endast i liten omfattning.  Dessutom framfördes behov om att ämbetsverket kan få information för att förverkliga rapporteringen.

På basis av enkäten rapporteras informationen huvudsakligen till hela ämbetsverkets personal åtminstone gällande de huvudsakliga resultaten, emedan mer specifik information endast rapporters till chefer eller HR.

”Allt som allt ansåg kunderna att informationen om arbetstillfredsställelse som fås med hjälp av VMBaro är ett viktigt redskap för utveckling. Informationen som man fått genom enkäten behövs och används för mer specifik definition av fortsatt utveckling”, säger ansvarig utvecklingschef för utveckling av VMBaro, Heikki Asikainen.

Kunderna kan beställa rapporten av VMBaro-responsundersökningen till e-posten med denna blankett.