En framgångsrik transformation baserar sig på god förberedelse och en stark ledning av förändringen

Många organisationer håller som bäst på att överväga förnyandet av ekonomiförvaltningssystemen när SAP:s produktstöd för den nuvarande generationens produkter upphör. Så är också fallet hos oss på Palkeet. Vi inledde förberedelserna för ekonomiförvaltningens S/4HANA-projekt redan år 2019 och nu håller vi på genomföra denna ändring.

En förnyelse av ekonomiförvaltningens system leder lätt till mer omfattande transformationsprojekt, och jag anser själv att en mer omfattande transformation till och med kan vara kritisk för att de nya systemen ska kunna användas effektivt. Systemen har helt tydligt utvecklats under årens lopp, och många erbjuder numera såväl robotik som artificiell intelligens som inbyggda egenskaper.

En överföring av processer till nya teknologiska plattformar utan närmare granskning är en bortkastad möjlighet i synnerhet med tanke på att prislappen för systemprojekt ofta är ganska stor.

En framgångsrikt genomförd transformation är dock inte någon självklarhet – snarare tvärtom. De flesta transformationsprojekt uppnår inte de mål som ställts upp för dem.

Ersättningsinvesteringar som anknyter till systemets livscykel ses ofta som IT-drivna projekt, där affärsverksamhetens krav i värsta fall åsidosätts helt. Detta är en risk i synnerhet när man övergår till S/4HANA-teknologi, eftersom SAP möjliggör överföring av befintliga funktioner till en S/4HANA-teknologiplattform utan större förändringar genom en så kallad konverteringsmetod. Detta så kallade ”lift and shift”-tillvägagångssätt är ofta mer kostnadseffektivt på kort sikt och kan genomföras nästan helt av IT-avdelningen. Detta tillvägagångssätt beaktar dock inte möjligheten att effektivisera de befintliga processerna och minska de skräddarsydda aspekterna i systemen eller förberedelser för ekonomiförvaltningens framtida behov. Därför är det kritiskt att både IT och affärsverksamheten är starkt involverade i planeringen av projektet ända från början och att man i planeringen beaktar alla parter som berörs av projektet.

Förberedelserna inleds med en förhandsutredning och fastställande av målen

Förberedelsen av ett S/4HANA-projekt bör inledas med en förhandsutredning, där man bedömer de nuvarande ekonomiförvaltningsprocessernas och -systemens lämplighet för ekonomiförvaltningens framtida behöv och beaktar möjligheterna att förbättra processerna ur såväl effektivitets- som kvalitetsperspektiv. Om det befintliga systemet i sig redan är lämpligt men man vill vidareutveckla processerna, är en konvertering ett alternativ som är värt att beakta.

I projektets förberedelseskede är det kritiskt att definiera målen för ekonomiförvaltningen. I en idealisk situation gör man en mognadsbedömning av nuläget i ekonomiförvaltningen, som omfattar processer, system, data och människor – hur verksamheten är organiserad samt perspektiv på kompetens och förmåga. Samtidigt fastställer man också den eftersträvade mognadsnivån. När organisationen har en klar uppfattning om den nuvarande och den eftersträvade mognadsnivån kan man fastställa de åtgärder genom vilka den eftersträvade mognadsnivån ska uppnås. Utifrån detta kan man sedan definiera de processer som hör till målen för ekonomiförvaltningen.

Att definiera de processer som hör till målen för ekonomiförvaltningen är viktigt att flera skäl:

1. Organisationen har en klar uppfattning om vad man strävar efter med projektet. Dessa gemensamma mål styr organisationens verksamhet under hela projektet och lägger grunden för konkurrensutsättning.
2. Utifrån de processer som hör till målen kan man fastställa de krav som projektet behöver kunna förverkliga. Detta tydliggör projektets omfattning och den helhet som ska upphandlas.
3. Tydliga mål är till hjälp när man definierar effektmålen. Det är mycket viktigt att man för projektet ställer upp tydliga effektmål, som mäts systematiskt. I fastställandet av effektmål kan man beakta flera olika perspektiv, såsom kvalitets-, effektivitets- och kompetensperspektivet.

Vi på Palkeet fastställer målen för ekonomiförvaltningen projektspecifikt. Vi går igenom de befintliga processerna och beaktar i synnerhet de manuella arbetsuppgifterna samt de processpecifika utmaningarna och smärtpunkterna. Vårt mål är att minska de skräddarsydda delarna och det manuella arbetet för att stärka kvaliteten. Vi ville också använda de nya S/4HANA-funktionerna och robotik så mycket som möjligt, så att processerna samtidigt blir mer effektiva. I fråga om fastställandet av processer är det viktigt att beakta att det ska göras med så stor exakthet som möjligt, så att behovet av systemförändringar syns.

I en konvertering måste man också komma ihåg förberedelsen av systemet

Om man väljer konvertering som genomförandemetod måste man utöver att definiera målen även beakta förberedelsen av systemet. På Palkeet gjorde vi flera systemanalyser från SAP:s Readiness Check, analyser av skräddarsydda funktioner (custom code) och behörigheter. Vi analyserade också kvaliteten på ekonomiförvaltningens data. Dessa analyser gav oss en klar uppfattning om vilka systemåtgärder, exempelvis åtgärdande av skräddarsydd kod och rensning av data, vi behöver genomföra före konverteringen för att minimera de tekniska utmaningarna i anknytning till konverteringen. Som en del av förberedelsen av det nuvarande systemet tog vi också i bruk en Business Partner-funktion (CVI-konvertering) samt arkiverade äldre ekonomiförvaltningsdata.

Förberedelsen av projektet tog tid och krävde helt klart satsningar i fråga om resurser, men det här är ett skede som det inte lönar sig att hoppa över.

Det sägs att det som är väl förberett är till hälften gjort, och det stämmer även för S/4HANA-projekt. Väl genomförd förberedelse lägger en stark grund för ett framgångsrikt projekt.

 

Syftet med denna bloggserie är att ta upp sådant som är kritiskt för en transformation av ekonomiförvaltningen samt att dela med sig av praktiska råd och erfarenheter gällande genomförandet av en transformation. Bloggserien är indelad i följande delar:

1. Förberedelse av projekt
2. Upphandling – vad bör man tänka på i upphandlingsskedet?
3. Kritiska faktorer för genomförandet
4. Ledning av förändringar

 

Skribenten Suvi Allan arbetar som utvecklingschef för ekonomiförvaltningen och är projektchef för S/4HANA-projektet (Ässä-projektet) för utveckling av ekonomiförvaltningen.