Informationshantering är inte ett städdagsprojekt

Information finns i organisationer i många former: den finns i beslut och officiella dokument, i systemens kravspecifikationer, i arbetsinstruktioner för grupper och team, som tyst information hos experter och som bitar i datasystem. Information antingen lever och andas eller försvinner och glöms bort genom handlingarna av de människor som utnyttjar den. Därför innebär informationshantering inte ett engångsprojekt för att uppfylla kraven i informationshanteringslagen eller andra skyldigheter från utanför organisationen, utan genomtänkta och testade funktionella sätt för det dagliga arbetet.

Kvalitet är säkerhet och funktion 

Kvalitet är en viktig egenskap i informationen, som kräver olika informationshanteringsmetoder för att säkra den. Enhetliga tillvägagångssätt förbättrar informationens kvalitet och användbarhet, inte bara inom en organisation utan också organisationer emellan.

 De som utnyttjar informationen måste ha tillgång till den information de behöver. När användare gör kopior och gömmer filer på sina egna lagringsplatser kan ingen vara säker på var den aktuella informationen finns och hur man hittar den. Berikningen av informationen stannar när den digitala röran växer, och informationens kvalitet börjar försämras. 

Experter i olika roller använder information i olika format, så tjänsteproduktionens och informationshanteringens krav på informationspresentationens noggrannhetsnivå och innehåll är olika. Information av hög kvalitet är lämplig för uppgiften och tillgänglig när den behövs, så informationens kvalitet är ett funktionellt attribut. Det är inte nödvändigt för de som utnyttjar informationen att känna till de tekniska egenskaperna hos dataregister eller gränssnitt, men man måste lika väl se till dessa egenskaper i organisationen.

Kunskapskapital skapar möjligheter

Utan berikning av informationen kommer varken individer eller organisationer att kunna framskrida från information till kunskap – än mindre i strävan efter visdom. Vi kan agera på basis av omfattande kunskap endast då vi kan lita på kvaliteten på den information som vår verksamhet bygger på. Högkvalitativ information är grunden för att bygga verkligt fungerande processer och tjänster av hög kvalitet som produceras med kunskap. 
Att ta hand om en organisations kunskapskapital är en del av varje experts arbete. Med välskött information kan vi möta våra kunders förändrade behov och utveckla våra tjänster ännu bättre.

Elina arbetar som IT-arkitekt inom Palkeets informationshantering och analystjänster.