Palkeets prenumerantregisters dataskyddsbeskrivning för kundmeddelanden och intressentgruppers nyhetsbrev
Registrets namn
Palkeets prenumerantregister för kundmeddelanden och intressentgruppers nyhetsbrev
Personuppgiftsansvarig
Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet), Kauppakatu 40, 80100 Joensuu, telefonväxel 02955 62000
Den personuppgiftsansvariges representant
Anna Kelho, anna.kelho(at)palkeet.fi
Dataskyddsansvarig
Sami Nikula, sami.nikula(at)palkeet.fi
Syftet med behandlingen
Administration av personuppgifterna som är avsedda för sändning av Statens ekonomi- och personalförvaltningens kundmeddelanden och intressentgruppers nyhetsbrev. Behandling av personuppgifter med anknytning till sändning av kundmeddelanden är nödvändigt för att verkställas ett sådant avtal (tjänsteavtal) i vilket den registrerades arbetsgivare är en av parterna eller för att genomföras åtgärder före ingåendet av avtalet på begäran av den registrerade.
Kundens personuppgifter kan behandlas i följande syften:
- genomförande av tjänsten
- inbjudningar till kundevenemang
- vård och utveckling av kundrelationen
- utveckling av kundtjänst och affärsverksamhet
Behandling av personuppgifter av intressentgruppers nyhetsbrev görs på basis av den registrerades samtycke som hen ger i samband med prenumereringen. Den registrerade kan återkalla sitt samtycke genom att avbeställa nyhetsbrevet. Då avslutas behandlingen av personuppgifterna och den registrerades personuppgifter raderas såsom beskrivits i punkten ”Planerade tidpunkter för radering av olika uppgiftskategorier”.
Beskrivning av kategorier av registrerade respektive personuppgifter
Med anknytning till informering av kunden kan registret innehålla följande information:
- kontaktuppgifter, som namn, adress, telefonnummer, e-postadress
- titel eller arbetsroll
E-postlista av dem som prenumererat på Palkeets intressentgruppers nyhetsbrev genom Palkeets webbplats (www.palkeet.fi). För- och efternamn, e-postadress, kundämbetsverk (om prenumeranten är en kund), beställarroll (ekonomiförvaltning och/eller personalförvaltning).
Kategorier av mottagare av personuppgifter till vilka personuppgifter har lämnats ut eller ska lämnas ut
Med ett separat avtal har det avtalats om Palkeets roll som personuppgiftsansvarig och Koodiviidakko Oy:s roll som Personuppgiftsbiträde. Koodiviidakko Oy behandlar Personuppgifterna för Palkeet när Koodiviidakko producerar tjänsten som sänts i kunders och intressentgruppers nyhetsbrev.
Uppgifter kan endast lämnas ut inom de ramar som gällande lagstiftning kräver och tillåter. Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning eller Koodiviidakko kan inte utlämna uppgifterna i nyhetsbrevets prenumerantregister till andra parter eller i marknadsförings- eller andra syften. Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning ansvarar som personuppgiftsansvarig för personuppgifternas författningsenlig behandling.
Överföring av personuppgifter till ett tredje land eller internationella organisationer
Uppgifterna överförs inte till länder utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.
Planerade tidpunkter för radering av olika uppgiftskategorier
Behandling av personuppgifterna i prenumerantregistret av Palkeets kunders och intressegruppers nyhetsbrev inleds vid prenumereringen och behandling av personuppgifterna för administrering av kunders och intressentgruppers nyhetsbrev avslutas genast när prenumeranten har avbeställt nyhetsbrevet. Personuppgifter om dem som avbeställt nyhetsbrevet raderas från systemet med 6 månaders mellanrum.
Beskrivning av tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
Manuellt material: Materialet behandlas inte i manuell form.
Material som behandlas digitalt: Bara de anställda som på tjänstens vägnar har behörighet att behandla informationen är behöriga till användning av systemet som innehåller information om kunder och intressentgrupper. Registeruppgifterna är skyddade mot obehörig insyn, ändring och radering. Skyddet består av användarverifiering, tekniskt skydd av databaser och servrar, fysiskt skydd av lokaler, passerkontroll, datakommunikationsskydd samt säkerhetskopiering av uppgifterna. Behörighet för åtkomst och hantering beviljas utifrån arbetsuppgifterna. Åtkomst till systemet baseras på personliga användaruppgifter. Apparatlokalerna och uppgifterna finns fysiskt i Finland. För övervakning av verksamhetens korrekthet tillämpas administrativa kontroller.
Datakällorna då uppgifterna inte har fåtts från den registrerade
Kontaktinformationen som kunden gett samt arbetsrollen och från tjänsteavtalet de tjänster och system som kunden har tillgång till sammansätts för kundinformering. Som en enda informationskälla för intressegruppers nyhetsbrev fungerar den registrerade själv.
Den registrerades rätt till tillgång till uppgifterna i enlighet med artikel 15.
Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör hen håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna. Den registrerade har dessutom rätt att lämna in besvär till en tillsynsmyndighet. Den registrerade kan skicka en kontrollbegäran om vilka personuppgifter om hen som hanteras i LianaMailer till e-postadressen kirjaamo@palkeet.fi.
Uppgifterna i registret används inte i profileringssyften och inga automatiska beslutsfattanden riktas till uppgifterna.
Rätt till rättelse i enlighet med artikel 16
Den registrerade har rätt att kräva att den registeransvarige utan ogrundat dröjsmål rättar de ofullständiga eller felaktiga personuppgifter som rör den registrerade. Den registrerade kan uppdatera sin information genom att avbeställa intressentgruppers nyhetsbrev i Palkeets webbplats www.palkeet.fi eller genom att be om uppdatering av informationen på extranät-tjänsten för Palkeets kunder (Paletti) eller från den personuppgiftsansvariges representant.