Palkeets rapporteringskanal

Skydd för rapporterande personer

Skyddet för rapporterande personer ger skydd för dem som rapporterar missförhållanden. En rapporterande person är en person som i samband med sitt arbete upptäcker brott mot EU-rätten eller den nationella lagstiftningen till exempel vid offentlig upphandling, skydd av privatliv och personuppgifter eller nät- och informationssystemens säkerhet och gör en rapport om detta i rapporteringskanalen. Det är viktigt att rapportera missförhållanden för att förebygga hot mot allmänintresset och allvarliga olägenheter.

Med hjälp av skyddet för rapporterande personer kan de rapporterande personerna rapportera missförhållanden på ett säkert sätt och så att deras identitet är skyddad. Informationen om den rapporterande personens identitet är sekretessbelagd även vid den fortsatta behandlingen av rapporten.
Skyddet för rapporterande personer grundar sig på lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen och Europeiska unionens direktiv om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten.

Skyddet för rapporterande personer förbjuder motåtgärder mot den rapporterande personen. Arbetsgivaren kan till exempel inte försämra den rapporterande personens anställningsvillkor, avsluta hens anställningsförhållande eller permittera hen med anledning av rapporten.

Villkor för skyddet för rapporterande personer

Det finns tre allmänna villkor för skyddet för rapporterande personer:

Den rapporterande personen har vid tidpunkten för rapporteringen grundad anledning att tro att uppgiften om överträdelsen är korrekt.
Uppgiften om överträdelsen hör till tillämpningsområdet för lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen.
Den rapporterande personen rapporterar ett missförhållande som upptäckts i samband med sitt arbete.

Vilka typer av missförhållanden kan rapporteras?

Man kan rapportera om överträdelser av EU-rätten eller den nationella lagstiftningen som

är straffbara
kan leda till påföljdsavgift eller
allvarligt kan äventyra tillgodoseendet av allmänintresset.

Rapporter kan lämnas om missförhållanden som upptäckts inom följande områden:

offentliga upphandlingar med undantag för försvars- och säkerhetsupphandlingar
finansiella tjänster, produkter och marknader
förhindrande av penningtvätt och finansiering av terrorism
produktsäkerhet och överensstämmelse
trafiksäkerhet
miljöskydd
strål- och kärnsäkerhet
livsmedels- och fodersäkerhet samt hälsa och välbefinnande för djur
folkhälsa enligt artikel 168 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt
konsumentskydd
skydd av privatliv och personuppgifter
säkerhet i nätverks- och informationssystem.

Dessutom kan rapporter lämnas om

överträdelser av reglerna om Europeiska unionens finansförvaltning eller utgifter eller om insamling av unionens inkomster eller medel
överträdelser av reglerna om beviljande, användning eller återkrav av bidrag eller statligt stöd
överträdelse av konkurrensreglerna
brott mot skatteregler för företag och samfund eller arrangemang för att få skatteförmåner
brott mot lagstiftningen om skyddet för konsumenter.

Hurdana personer kan få skydd för rapporterande personer?

Skyddet enligt lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen ges till den som rapporterar missförhållanden som upptäckts i samband med sitt arbete.

Den rapporterande personen kan

stå i arbets- eller tjänsteförhållande
vara en självständig yrkesutövare
vara aktieägare
vara medlem av ett samfunds eller en stiftelses styrelse eller ett förvaltningsråd eller vara en verkställande direktör
vara en frivilligarbetare
vara en praktikant.

Den rapporterande personen kan också rapportera överträdelser som skett under förhandlingar som föregick arbetet eller under hens arbete som redan slutat. En rapport kan lämnas även om förhandlingarna inte lett till att arbetet inleds.

Dessutom ges skyddet till en person som bistår den rapporterande personen i rapporteringsförfarandet eller kontaktar den rapporterande personen och som på grund av sitt arbete eller sin ställning också riskerar att bli föremål för motåtgärder med anledning av rapporten. En sådan person kan vara till exempel arbetsplatsens förtroendeman, förtroendeombud, arbetarskyddsfullmäktig, annan representant för personalen eller den rapporterande personens avtalspart, arbetskamrat eller släkting.

Hur lämnas rapporten?

Rapporten om eventuellt missförhållande kan lämnas i Palkeets rapporteringskanal. Palkeet tar inte emot anonyma rapporter.

Bekanta dig innan du lämnar rapporten med de allmänna villkoren för skyddet för rapporterande personer:

Den rapporterande personen har vid tidpunkten för rapporteringen grundad anledning att tro att uppgiften om överträdelsen är korrekt.
Uppgiften om överträdelsen hör till tillämpningsområdet för lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen.
Den rapporterande personen rapporterar ett missförhållande som upptäckts i samband med sitt arbete.

Det är straffbart att avsiktligt lämna felaktiga uppgifter och det kan leda till skadeståndsskyldighet.

Lämna alltid rapporten i första hand i Palkeets rapporteringskanal. Om du dock har grundad anledning att tro att åtgärder inte har vidtagits inom utsatt tid på basis av en rapport till Palkeet eller om man inte effektivt kan ingripa i överträdelsen eller om du upplever att du kan bli föremål för motåtgärder på grund av rapporten, kan du rapportera ett missförhållande som konstaterats i samband med arbetet till justitiekanslersämbetets centraliserade rapporteringskanal, enligt lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen.

Lämna en rapport.

Du får ett lösenord när du skickat rapporten. Spara det. Med lösenordet kan du följa din rapport. Om du tappar bort lösenordet kan du inte följa din rapport.

Följ behandlingen av rapporten.

Behandling av personuppgifter

Läs mer om behandlingen av personuppgifter i Palkeet på sidan om dataskydd.

Anvisning för att rapportera ett missförhållande

1. Missförhållandet ska rapporteras skriftligen

Rapporten kan endast göras i eget namn. Systemet ger anvisningar när rapporten görs och via det kan man kommunicera med den rapporterande personen. Rapporten är endast tillgänglig för de personer som ansvarar för behandlingen av rapporten.

Rapporteringar som omfattas av tillämpningsområdet för lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen, kan i andra hand göras i den centraliserade rapporteringskanalen som upprätthålls av justitiekanslersämbetet i situationer som avses i 8 § i lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen. Sådana är till exempel situationer där den rapporterande personen har grundad anledning att tro att tillräckliga åtgärder enligt 16 § inte har vidtagits på basis av den interna rapporten inom utsatt tid, att det inte är möjligt att ingripa effektivt i överträdelsen på basis av den interna rapporten eller att den rapporterande personen har grundad anledning att tro att hen riskerar att bli föremål för motåtgärder på grund av rapporteringen.

2. Mottagande av en rapport och lägesbedömning

Vid Palkeet undersöks ärendet av en namngiven och begränsad grupp av personer som ansvarar för behandlingen av rapporter och som har utsetts i Palkeets arbetsordning.

De personer som utsetts till att behandla rapporter kan kalla andra tjänstemän eller interna inspektörer vid Palkeet som sakkunniga behandlare av ett enskilt ärende. Om någon av de utsedda personerna i behandlingsförfarandet är jävig, deltar hen inte i behandlingen av ärendet.

Om alla personer som utsetts till behandlingsförfarandet är jäviga utser Palkeets verkställande direktör nya oberoende personer som ansvarar för behandlingen av ärendet. Om den verkställande direktören är jävig i ärendet, överförs ärendet till finansministeriet i enlighet med en process som finansministeriet bestämt.

De personer som utsetts till behandlingsförfarandet för att ansvara för behandlingen av rapporter ansvarar för förbehandlingen och lägesbedömningen av en rapport. I behandlingsförfarandet fattas först ett beslut om huruvida det är fråga om en rapport som omfattas av tillämpningsområdet för lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen, en rapport om missförhållande som behandlas enligt annan gällande lagstiftning eller en rapport som inte hör till rapporteringskanalen och som styrs till en annan process, såsom kundrespons.

3. Lämnande av mottagningsbekräftelse eller annat meddelande till den rapporterande personen

Palkeet skickar en mottagningsbekräftelse till den rapporterande personen inom sju dagar från mottagandet av rapporten.

Om det är tydligt att rapporten inte hör till rapporteringskanalen som en rapport om missförhållande, ska den rapporterande personen underrättas om att ärendet har överförts till en annan behandlingsprocess eller till en annan ansvarspart. Dylika situationer kan vara till exempel att överföra kundrespons till rätt process inom Palkeet. Om det inte är nödvändigt att överföra rapporten till en annan behandlingsprocess eller till en annan ansvarspart, ska den rapporterande personen underrättas om att inga ytterligare åtgärder vidtas. En dylik rapport kan till exempel vara en fullständigt bristfällig eller uppenbart ogrundad rapport.

4. Bedömning av fortsatta åtgärder vid undersökningen

Om det är fråga om en rapport om missförhållande som hör till rapporteringskanalen, bedömer de personer som ansvarar för behandlingen av Palkeets rapporter de fortsatta åtgärder som behövs för undersökningen och kallar vid behov Palkeets egna tjänstemän eller interna inspektörer till att undersöka ärendet.

5. Undersökning av en rapport

De personer som utsetts till behandlingsförfarandet och som ansvarar för behandlingen av rapporterna är Palkeets tjänstemän och samordnar utredningen. De sakkunniga som kallats att göra undersökningen utreder och undersöker rapporten och begär vid behov den rapporterande personen om ytterligare information via rapporteringskanalen. Om rapporten visar sig vara korrekt, ska de personer som ansvarar för behandlingen av rapporten enligt Palkeets arbetsordning rapportera ärendet till den behöriga parten inom ämbetsverket för att åtgärder ska kunna vidtas för att ingripa i överträdelsen. De personer som ansvarar för behandlingen av rapporten föreslår nödvändiga fortsatta åtgärder utgående från sina upptäckter.

6. Meddelande om åtgärder till den rapporterande personen

De personer som ansvarar för behandlingen av rapporten om missförhållande ska underrätta den rapporterande personen om fortsatta åtgärder inom tre månader från det att rapporten om missförhållande har mottagits. Vid underrättelsen om åtgärder används samma sätt som i mottagandebekräftelsen av rapporten om missförhållande.

Information om åtgärderna lämnas i den omfattning som är möjlig med beaktande av tidsgränsen på tre månader, sekretess och andra omständigheter.

7. Resultat av rapportens utredning, beslut om fortsatta åtgärder, korrigerande åtgärder och avslutande av behandlingen

Som ett resultat av undersökningen avslutar Palkeet i enlighet med sin arbetsordning om fortsatta åtgärder och om verkställandet av dem eller konstaterar att rapporten inte leder till åtgärder. Korrigerande åtgärder kan till exempel inkludera utveckling av processer, kontroller eller intern kontroll, avtalsärenden, personaladministrativa åtgärder, polisanmälan, rättshandlingar eller dylikt.

Om rapporten om missförhållande gäller den verkställande direktören, överförs utredningen av rapporten och beslutande om fortsatta åtgärder till finansministeriet. I mån av möjlighet meddelas den rapporterande personen senare även om undersökningens slutliga resultat.

8. Dokumentation, registrering och arkivering av behandlingen som gäller rapportens ärende

Palkeet ansvarar för förvaringen av material som uppkommit vid behandlingen av rapporten i enlighet med gällande lagstiftning och organisationens arkiveringsplan.

De personer som ansvarar för behandlingen av rapporten skapar en sammanställningsfil av rapporteringskanalens dokumentation, som arkiveras i ärendehanteringssystemet tillsammans med de beslut som fattats i ärendet.

Efter arkiveringen raderas dokumentationen från den tekniska rapporteringskanalen, om rapporten har gjorts via den. Materialets offentlighet bestäms enligt gällande lagstiftning.