Automatisering av arvodesräkningar och hanteringen av utomstående resenärers resekostnader
ons 12 maj 2021 16:11:00
Syftet med automatiseringen är att minska det manuella arbetet och eliminera mänskliga fel samt förenhetliga och digitalisera hanteringen och utbetalningen av arvoden och utomstående resenärers reseräkningar i statsförvaltningen. I den nya verksamhetsmodellen tar vi i bruk en elektronisk blankett där arvodesmottagaren och den utomstående resenären kan ange nödvändiga uppgifter för den elektroniska hanteringsprocessen av fakturor.
- Arvodesmottagaren eller den utomstående resenären identifierar sig på en elektronisk blankett via suomi.fi-webbtjänsten.
- Arvodesmottagaren eller den utomstående resenären fyller i uppgifterna på den elektroniska arvodes- och/eller reseräkningen
- Arvodesräkningens uppgifter överförs till Herkkä-tjänsten och reseräkningens uppgifter till M2-systemet genom att utnyttja robotstyrd processautomation.
- Kundämbetsverket granskar och godkänner arvodesräkningen i Herkkä. Granskningen av reseräkningen görs i Palkeets granskningstjänst som överför fakturan för att godkännas av kunden.
- Arvodesräkningens uppgifter sparas i lönesystemet genom att utnyttja robotik.
- Arvodes- och reseräkningar överförs till betalning via betalningssystemet.
- Arvodesmottagaren eller resenären får betalningen till sitt konto. Det är meningen att arvodesberäkningen eller reseräkningen ska förmedlas till arvodesmottagaren/resenären via suomi.fi.
Skapandet av den elektroniska blanketten tog ett kliv framåt när upphandlingsbeslut om blankettleverantör gjordes i slutet av april. Under våren och försommaren görs planering och definitionsarbete av Palkeets experter med systemleverantörer för olika delområden och med Valtori. Efter semestrarna färdigställs det man åstadkommit och testningar påbörjas.
Meningen är att påbörja pilotanvändningen av den nya verksamhetsmodellen i oktober. Implementeringen för respektive bokföringsenhet sker etappvis under perioden november 2021 till juni 2022. Driftsättningen planeras noggrannare efterhand som projektet framskrider.
