Hoppa till innehåll

Centralisering är ett aktuellt tema även inom UM:s ekonomiförvaltning

mån 8 okt 2018 13:54:00

Utrikesförvaltningen har ett nätverk av totalt 90 beskickningar. Sedan 2016 har ekonomiförvaltningsuppgifterna för beskickningar i Europa centraliserats till Finland.  Projektet fortsätter fram till våren 2019 och målet är att en dryg tredjedel av alla beskickningar i utlandet ska få sina ekonomiförvaltningstjänster från Finland.

”Vi har aktivt diskuterat med Palkeet under hela projektet, berättar Anneli Holmberg: ”Palkeet har hjälpt oss att hitta de bästa lösningarna på vad vi kan göra annorlunda.”

Att genomföra ett större projekt blir lättare när man har ett gemensamt mål och en tydlig verksamhetsmodell. När man en gång har skapat och testat en modell funderar övergångarna därefter smidigt. ”Vi har två modeller för övergångarna, och vilken som används beror på om uppgifterna kring betalningar centraliseras till Palkeet i Finland eller inte”, berättar Holmberg.

Nyttan med centralisering utvärderas också i samband med att utrikesministeriet förbereder ibruktagandet av Handi. Ibruktagningsprojektet börjar i november och användningen ska inledas i maj.

”Inom digitaliseringen av projekt har god förhandsplanering visat sig ha stor betydelse, och vi har också märkt att samarbetet mellan upphandlingsfunktionerna och ekonomiförvaltningen måste förtätas inom ämbetsverken”, berättar Holmberg: ”Vi följer intresserat med hur hanteringen av fakturor och annat verifikatmaterial i utländska valutor förverkligas i Handi. Detta påverkar också hur vi går vidare med centraliseringen av uppgifter för beskickningar utanför Europa. Skillnaden hos oss är naturligtvis den att man lokalt på beskickningarna inte sätter igång en process i Handi utgående från en upphandling utan utgående från en pappersfaktura som skickas till beskickningen.

Holmberg berättade om UM:s aktuella projekt på Palkeet-forumet i september. På forumet talade framtidsdesignerns Minna Koskelo om det brytningsskede vi nu upplever i fråga om kundrelationer och kondupplevelser.

”Presentationen väckte många tankar. Kundrelationer förutsätter ett helhetstänkande som lämpar sig för både interna och externa kunder”, funderar Holmberg.

02.05.2022

Palkeet genomför ett utvecklingsprojekt inom statens ekonomiförvaltning

Palkeet har i samarbete med Fujitsu Finland kommit överens om ett utvecklingsprojekt inom ekonomiförvaltning där man strävar efter en övergripande reform med hjälp av den nya tekno...

22.04.2022

Datasäkerhetschef Toni Kirjalainen: Datasäkerhet redan i planeringsskedet

Gruppen Datasäkerhet och dataskydd inom Palkeet fick förstärkning i februari, när datasäkerhetschef Toni Kirjalainen inledde sitt arbete i S:t Michel. Tack vare sin bakgrund är han...

22.04.2022

Antalet inköpsfakturor som hanteras av artificiell intelligens ökar

Projektet för kontering av inköpsfakturor genom att utnyttja artificiell intelligens (AI) avslutades när det sista skedet togs i produktion den 22 mars. Den artificiella intelligen...