Goda förberedelser gav Handi en fin start hos Lantmäteriverket
tis feb. 05 14:42:00 2019
”Bakgrunden till den snabbt inledda användningen är en grundlig genomgång av upphandlingsfunktionerna och en aktiv projektgrupp som tidigare använt Tilha”, berättar Eila Parviainen, ledande expert och serviceansvarig för upphandlingar. ”Genast i början såg man att hälften av fakturorna allokeras automatiskt och i rapporteringen ser man att den gröna kolumnen växer snabbt.”
För att uppnå en ännu mer omfattande automatisering för fakturorna går Lantmäteriverket för närvarande igenom fakturor från de största leverantörerna inom olika delområden och vilka Handi-processer som skulle lämpa sig för dem, exempelvis avtalsallokering. Avtalsallokering för med sig nya arbetsmoment inom ämbetsverket, och vi har redan börjat göra pärmblad till avtal.
I början kontrollerade man varje dag i samarbete med Palkeet att det nya systemet och tjänsterna fungerade som de skulle. Lantmäteriverkets projektansvariga inom Palkeet var Teija Huhtanen. ”Samarbetet med henne har fungerat mycket bra, och det har varit en stor förmån att få dra nytta av hennes expertis i ibruktagandet av Handi”, säger Parviainen.
En omfattande process
Förnyelsen av upphandlingsfunktionerna inom Lantmäteriverket innebar inte bara ibruktagande av ett nytt system, utan var en betydligt mer omfattande process. ”Under knappt ett år förberedde vi oss inte bara för att ta i bruk Handi-systemet, utan vi gick också igenom hela upphandlingsprocessen och dess organisation. Vi började med att dela in upphandlingarna i kategorier: LMV:s produktion, utvecklingsportfölj, ICT samt interna tjänster”, berättar Parviainen.
”Vi omorganiserade också upphandlingsfunktionerna och tillsatte en upphandlingsservicegrupp, som består av ett inköpsteam och kategoriansvariga. En upphandlingsservicegrupp på ungefär 20 personer sköter bland annat samordningen och planeringen av upphandlingar, samordningen av konkurrensutsättningar, registreringen av beställningar i Handi samt hanteringen av fakturor.”
Rundtur och repetition
Man har arbetat flitigt för att göra den nya verksamhetsmodellen känd för alla på Lantmäteriverket. Parviainen har själv gjort en rundtur bland ansvarsområdena och ledningsgrupperna, och Handi-anvisningarna används i inskolningen av de personer som fått godkännanderättigheter. I intran har det flera gånger förklarats vad förändringen innebär för olika anställda. ”Alla bör veta hur de ska gå till väga när de behöver köpa någonting”, påminner Parviainen. På Lantmäteriverket har centraliserade upphandlingar redan tidigare konstaterats vara en fungerande modell. Den nya upphandlingsservicegruppen är en intern tjänst för hela organisationen. Endast upphandlingsservicegruppen har rätt att göra beställningar i Handi. Ungefär hundra personer har dock rätt att godkänna beställningar och fakturor. ”Substansexperter definierar behoven och deltar i konkurrensutsättningen. Upphandlingsservicegruppens mål är att schemalägga upphandlingarna och konkurrensutsättningarna bättre än tidigare, dela med sig av kunskap och minska riskerna genom att utöka kompetensen. På så sätt kan Lantmäteriverkets ledning lita på att upphandlingarna sker lagenligt, kontrollerat och effektivt”, säger Parviainen.
Kombination av tekniker medför utmaningar
Trots goda förberedelser och riskkartläggning var dagen D vid årsskiftet ändå spännande. Windows 7, Internet Explorer och virtu-inloggningen orsakade problem, som löstes genom att ge separata inloggningsuppgifter till några personer. Därefter tog man itu med att gå över till Windows 10.
Några förslag till förbättring av Handi-systemet har kommit fram under de första veckornas användning. ”Vi önskar oss enklare hantering av beställningar med flera rader och exempelvis automatisk beräkning av moms på vissa blanketter”, säger Parviainen. ”Uppföljningen av beställningar skulle också kunna vara mer överskådlig, men rapporteringen är tydlig och användbar.” Parviainen hoppas att upphandlingsfunktionerna i framtiden utvecklas så att man inom staten lär sig att genomföra konkurrensutsättningar på ett bättre sätt. Målet bör vara att man genom konkurrensutsättning ska få ett bättre förhållande mellan kostnad och nytta i upphandlingarna, med beaktande av upphandlingarnas effektivitet.
Glöm nuläget
Parviainen ger andra bokföringsenheter några tips för förberedelserna inför ibruktagandet av Handi:
• God projektering och riskkartläggning minskar stressen och risken för överraskningar, men även flexibilitet behövs.
• Förnyelsen av upphandlingarna är något man bör ta tag i på tillräckligt bred front. Man bör inte fundera för mycket över nuläget, utan i stället se framåt och fundera över hur man vill att upphandlingarna ska fungera i framtiden.
• Projektet kräver tillräckligt med resurser och engagemang från ledningens sida. En bra arbetsfördelning är att ledningen, exempelvis styrgruppen, har en aktiv roll förberedelserna inför omorganiseringen. Projektgruppen kan då fokusera på testningen och själva ibruktagandet av systemet.
• Ta del av erfarenheterna från andra bokföringsenheter!
