I Osaavas utvecklingsarbete lyssnar man på kunden och gör tillsammans

tors dec. 15 09:39:00 2022

I startmötet kom vi överens med kunden om en process på tre-fyra månader, där samarbetet är intensivt. Formuläret genomförs i Osaava-teamet under en period på ett par veckor, varefter vi har en gemensam granskning med kunden. I granskningen går vi igenom det just då rådande genomförandet och kommer överens om förändringsbehov. Vi håller kontakt även mellan granskningarna via Pointti, där exempelvis texter och anvisningar kompletteras. ”Denna modell möjliggör ett genomförande enligt ett gemensamt synsätt, snabbt reagerande och tidsenligt informationsutbyte mellan parterna”, konstaterar servicekoordinator Piia Kokkonen. ”Efter att formuläret har blivit färdigt håller vi ett avslutningsmöte med kunden, där vi går igenom lyckade saker och upptäckta utvecklingsobjekt, vilka hjälper oss förbättra processens smidighet ännu mer”, sammanfattar Piia om genomförandet.

I Valteri-skolan är man nöjd med modellen för gemensamt arbete

HR-planerare Heli Arola har varit med i byggandet av formuläret för prestationsutvärderingen som genomförts för Valteri-skolan. ”Vi har varit nöjda användare av Osaava, så det var väldigt angenämt för oss att vara med i ibruktagandet av formuläret för prestationsutvärdering”, berättar Heli. Tidigare har de inte haft något system för prestionsutvärdering, och nu hade man en bra möjlighet att förbättra läget.

I genomförandet av formuläret för prestationsutvärdering berättar Heli att de har varit mycket nöjda med kunnandet i Palkeet och byggandet av ett fungerande koncept. Det var lagom många möten och kunderna blev hörda. ”Det är viktigt att någon leder helheten tekniskt och sköter om att de nödvändiga sakerna med tanke på systemet sköts”, hon säger.

Som tips för andra säger Heli att det lönar sig att reservera tid till att fundera på förmulärets gång i Osaava. Om det här skedet inte har tänkts igenom med omsorg, kan det orsaka onödigt administrativt arbete, om till exempel kedjorna av godkännande är mycket komplicerade. ”Vi fattade ett medvetet beslut när vi tog med bland annat vår kvalitetschef. Med chefens hjälp blev cirkuleringen av formuläret smidigt”, säger Heli. ”Även för testande av formuläret samt givande av anvisningar lönar det sig att reservera gott om tid”, fortsätter hon. Så här försäkrar man sig om att personalen kan använda formuläret så smidigt som möjligt.

I Valteri håller man på att ta i bruk två olika formulär för prestationsutvärdering: ett för undervisningspersonalen och annat för den övriga personalen. Lärarnas utvärdering för prestation har gjorts i Osaava redan nu i november och den övriga personalen får sin tur på våren 2023. Efter pilotåret granskas situationen på nytt och nödvändiga korrigeringar görs till systemet, om de uppstår under året.

Kundevenemangens tankeutbyte för fram viktiga erfarenheter

Sari Hoffrén arbetar i Skatteförvaltningens HR ledningsenhet som HR-expert och hennes arbetsuppgifter består av Administrativa program-produktteamets huvudanvändaruppgifter i Osaava.

Sari tackar kundevenemangen beträffande Osaava: ”I dessa evenemang får kunderna veta vad som pågår, vad som har gjorts och vad som är på kommande. På samma gång kan man presentera sina egna behov och man hör även om andra kunders önskemål”. Ibland lyfts även saker upp till diskussion som är i planeringsskedet hos en kund och då är erfarenheterna från de andra mycket viktiga. Alla drar nytta av sådant som redan genomförts, då kunnandet inte stannar hos bara ett ämbetsverk. På samma gång kan man fråga, vad de andra kunder tycker om de nya idéerna. På så vis märker och förstår man även i Palkeet i vilken riktning det är bra att gå med utvecklingsåtgärderna. ”Det är dock även trevligt att höra om de andra kundernas känslor och nyheter”, fortsätter Sari.

I årets första kundevenemang kunde Palkeet presentera vägkartan för hela året för utvecklingen av Osaava, så att kunderna skulle ha vetskap om tyngdpunkterna i utvecklingen under hela året”, föreslår Sari. Även de gemensamma mötena ansikte mot ansikte med andra kunder som använder Osaava skulle vara trevliga till exempelvis i formen av workshopar.