Skip to main content

Centralisering är ett aktuellt tema även inom UM:s ekonomiförvaltning

mån 8 okt 2018 13:54:00

Utrikesförvaltningen har ett nätverk av totalt 90 beskickningar. Sedan 2016 har ekonomiförvaltningsuppgifterna för beskickningar i Europa centraliserats till Finland.  Projektet fortsätter fram till våren 2019 och målet är att en dryg tredjedel av alla beskickningar i utlandet ska få sina ekonomiförvaltningstjänster från Finland.

”Vi har aktivt diskuterat med Palkeet under hela projektet, berättar Anneli Holmberg: ”Palkeet har hjälpt oss att hitta de bästa lösningarna på vad vi kan göra annorlunda.”

Att genomföra ett större projekt blir lättare när man har ett gemensamt mål och en tydlig verksamhetsmodell. När man en gång har skapat och testat en modell funderar övergångarna därefter smidigt. ”Vi har två modeller för övergångarna, och vilken som används beror på om uppgifterna kring betalningar centraliseras till Palkeet i Finland eller inte”, berättar Holmberg.

Nyttan med centralisering utvärderas också i samband med att utrikesministeriet förbereder ibruktagandet av Handi. Ibruktagningsprojektet börjar i november och användningen ska inledas i maj.

”Inom digitaliseringen av projekt har god förhandsplanering visat sig ha stor betydelse, och vi har också märkt att samarbetet mellan upphandlingsfunktionerna och ekonomiförvaltningen måste förtätas inom ämbetsverken”, berättar Holmberg: ”Vi följer intresserat med hur hanteringen av fakturor och annat verifikatmaterial i utländska valutor förverkligas i Handi. Detta påverkar också hur vi går vidare med centraliseringen av uppgifter för beskickningar utanför Europa. Skillnaden hos oss är naturligtvis den att man lokalt på beskickningarna inte sätter igång en process i Handi utgående från en upphandling utan utgående från en pappersfaktura som skickas till beskickningen.

Holmberg berättade om UM:s aktuella projekt på Palkeet-forumet i september. På forumet talade framtidsdesignerns Minna Koskelo om det brytningsskede vi nu upplever i fråga om kundrelationer och kondupplevelser.

”Presentationen väckte många tankar. Kundrelationer förutsätter ett helhetstänkande som lämpar sig för både interna och externa kunder”, funderar Holmberg.

23.08.2019

Ajankohtaista kuva

Det rationaliserade Kieku-avtalet främjar smidig utveckling och prognostiseringen av kostnader

Det nya avtalet mellan Palkeet och CGI gällande Kiekus underhålls- och utvecklingstjänster börjar gälla den 1 september 2019. Avtalet utmanar såväl Palkeet som CGI att producera tj...

Läs mera >>

23.08.2019

Ajankohtaista kuva

AI-projektet har startat

Avtalet med Accenture om Valtoris och Palkeets gemensamma projekt med artificiell intelligens undertecknades i slutet av juli. Man planerade genomförandeprojektet redan före semest...

Läs mera >>

23.08.2019

Ajankohtaista kuva

Tilläggstjänsten för chefer och HR-experter inleds till hösten

Palkeets tjänsteutbud kommer från och med den 1 oktober i höst att erbjuda kunderna en utökad HR-tilläggstjänst, som redan har pilottestats vid Naturresursinstitutet och Palkeet. I...

Läs mera >>