Hoppa till innehåll

Centralisering är ett aktuellt tema även inom UM:s ekonomiförvaltning

mån 8 okt 2018 13:54:00

Utrikesförvaltningen har ett nätverk av totalt 90 beskickningar. Sedan 2016 har ekonomiförvaltningsuppgifterna för beskickningar i Europa centraliserats till Finland.  Projektet fortsätter fram till våren 2019 och målet är att en dryg tredjedel av alla beskickningar i utlandet ska få sina ekonomiförvaltningstjänster från Finland.

”Vi har aktivt diskuterat med Palkeet under hela projektet, berättar Anneli Holmberg: ”Palkeet har hjälpt oss att hitta de bästa lösningarna på vad vi kan göra annorlunda.”

Att genomföra ett större projekt blir lättare när man har ett gemensamt mål och en tydlig verksamhetsmodell. När man en gång har skapat och testat en modell funderar övergångarna därefter smidigt. ”Vi har två modeller för övergångarna, och vilken som används beror på om uppgifterna kring betalningar centraliseras till Palkeet i Finland eller inte”, berättar Holmberg.

Nyttan med centralisering utvärderas också i samband med att utrikesministeriet förbereder ibruktagandet av Handi. Ibruktagningsprojektet börjar i november och användningen ska inledas i maj.

”Inom digitaliseringen av projekt har god förhandsplanering visat sig ha stor betydelse, och vi har också märkt att samarbetet mellan upphandlingsfunktionerna och ekonomiförvaltningen måste förtätas inom ämbetsverken”, berättar Holmberg: ”Vi följer intresserat med hur hanteringen av fakturor och annat verifikatmaterial i utländska valutor förverkligas i Handi. Detta påverkar också hur vi går vidare med centraliseringen av uppgifter för beskickningar utanför Europa. Skillnaden hos oss är naturligtvis den att man lokalt på beskickningarna inte sätter igång en process i Handi utgående från en upphandling utan utgående från en pappersfaktura som skickas till beskickningen.

Holmberg berättade om UM:s aktuella projekt på Palkeet-forumet i september. På forumet talade framtidsdesignerns Minna Koskelo om det brytningsskede vi nu upplever i fråga om kundrelationer och kondupplevelser.

”Presentationen väckte många tankar. Kundrelationer förutsätter ett helhetstänkande som lämpar sig för både interna och externa kunder”, funderar Holmberg.

10.11.2022

Vad ska man beakta i upphandlingsskedet i transformationsprojekt?

Upphandlingsskedet är en viktig del av beredningen och en välplanerad och välgenomförd upphandling är en förutsättning för att projektet ska lyckas. Inom den offentliga sektorn stä...

08.11.2022

Hur det går hos oss

Vid Palkeet sporrar vi både anställda och chefer att ge respons till varandra och att föra en ständig diskussion om bland annat arbetets mål, uppnåendet av målet och orken i arbete...

21.10.2022

Tillförlitlighet och flexibla arbetssätt – Vid Palkeet är målet med hybridarbete att göra produktionen av tjänster och Palkeet-anställdas vardag smidigare

Den långa undantagstiden och det tidigare distansarbetet har påvisat att vårt arbete fungerar smidigt också på distans. Under coronatiden ökade totalresultatet för vår arbetsnöjdhe...