Skip to main content

Centralisering är ett aktuellt tema även inom UM:s ekonomiförvaltning

mån 8 okt 2018 13:54:00

Utrikesförvaltningen har ett nätverk av totalt 90 beskickningar. Sedan 2016 har ekonomiförvaltningsuppgifterna för beskickningar i Europa centraliserats till Finland.  Projektet fortsätter fram till våren 2019 och målet är att en dryg tredjedel av alla beskickningar i utlandet ska få sina ekonomiförvaltningstjänster från Finland.

”Vi har aktivt diskuterat med Palkeet under hela projektet, berättar Anneli Holmberg: ”Palkeet har hjälpt oss att hitta de bästa lösningarna på vad vi kan göra annorlunda.”

Att genomföra ett större projekt blir lättare när man har ett gemensamt mål och en tydlig verksamhetsmodell. När man en gång har skapat och testat en modell funderar övergångarna därefter smidigt. ”Vi har två modeller för övergångarna, och vilken som används beror på om uppgifterna kring betalningar centraliseras till Palkeet i Finland eller inte”, berättar Holmberg.

Nyttan med centralisering utvärderas också i samband med att utrikesministeriet förbereder ibruktagandet av Handi. Ibruktagningsprojektet börjar i november och användningen ska inledas i maj.

”Inom digitaliseringen av projekt har god förhandsplanering visat sig ha stor betydelse, och vi har också märkt att samarbetet mellan upphandlingsfunktionerna och ekonomiförvaltningen måste förtätas inom ämbetsverken”, berättar Holmberg: ”Vi följer intresserat med hur hanteringen av fakturor och annat verifikatmaterial i utländska valutor förverkligas i Handi. Detta påverkar också hur vi går vidare med centraliseringen av uppgifter för beskickningar utanför Europa. Skillnaden hos oss är naturligtvis den att man lokalt på beskickningarna inte sätter igång en process i Handi utgående från en upphandling utan utgående från en pappersfaktura som skickas till beskickningen.

Holmberg berättade om UM:s aktuella projekt på Palkeet-forumet i september. På forumet talade framtidsdesignerns Minna Koskelo om det brytningsskede vi nu upplever i fråga om kundrelationer och kondupplevelser.

”Presentationen väckte många tankar. Kundrelationer förutsätter ett helhetstänkande som lämpar sig för både interna och externa kunder”, funderar Holmberg.

02.04.2020

Ajankohtaista kuva

Helena Lappalainen nominerad till årets digichef

Helena Lappalainen som ansvarar för Palkeets utvecklings- och ICT-tjänster är en av tre finalister i tävlingen Digijohtaja 2020 som ordnas av tidskriften Tietoviikko.

Läs mera >>

02.04.2020

Ajankohtaista kuva

Effektivitet genom ledning genom kunskap hos cheferna

Statens chefer har fått tillgång till ett visuellt arbetsbord där personförvaltningens rapporter har samlats i ett lättläst format som genast kan användas. Chefen kan direkt på mor...

Läs mera >>

02.04.2020

Ajankohtaista kuva

Statens rekryteringshelhet förnyas

I början av året inledde Palkeet ett projekt för att förnya statens rekryteringshelhet. Syftet med projektet är att förnya statens rekrytering och arbetsgivarbild samt skaffa en pl...

Läs mera >>