Mjukvarurobotarna är redan välbekanta kollegor i servicecentret

mån dec. 04 13:31:00 2017

Automatiseringen effektiverar Palkeets interna verksamhet och förbättrar tjänsternas kvalitet. För kunderna syns det främst i form av snabbare service. Vi har också använt annan teknologi i automatiseringen av serviceproduktionen och de preliminära resultaten ser lovande ut.

Pilottest med routingrobot

En mjukvarurobot eller något annat verktyg utför sammanlagt tio uppgifter inom ekonomi- och personalförvaltningens serviceproduktion. Antalet är tänkt att fördubblas i slutet av året.

Uppgifter som robotar utför inom personalförvaltningen är bland annat att jämföra ändrade uppgifter om anställningsförhållanden och att överföra uppgifter från mellantavlan till Kieku Löner. Inom ekonomiförvaltningen deltar en robot i siffergranskningen av utgiftsverifikat och i underhållet av leverantörsregistret. För närvarande pilottestas dessutom routing av utgiftsverifikat tillsammans med 15 kunder.

En robot har granskat alla Palkeet-kunders inköpsfakturor. För kunderna syns robotgranskningens OK i anmärkningsfältet. Ny pilottestas att de här ok-anmärkningarna tas automatiskt under behandling av en routingrobot. Pilottestet fortsätter till slutet av november och sedan utvärderas en utvidgning av den automatiserade routingen.

– Än så länge är inte routinginformationen för riktigt alla kunders fakturor i en sådan form att fakturorna kan lämnas över till roboten, berättar projektchef Eija Mikkonen.

Pålitliga digitala medarbetare

Nästan alla servicegrupper har fått dra nytta av mjukvarurobotarna. Redan i januari 2017 anlände en robot till gruppen Ekonomitjänster Joensuu 3.

– Till en början utförde vi två granskningar: en vanlig manuell siffergranskning och rapportgranskningen. Vi kontrollerade att roboten gjorde rätt. Det var arbetsamt, berättar ekonomiservicesekreterare Sirpa Mustonen .

Mycket snart kunde dubbelkontrollen konstateras vara onödig. När roboten programmerats rätt kan den nog sin sak. Ett av de första resultaten av fördelarna med automatisering var just att mjukvarurobotar förbättrar servicekvaliteten och träffsäkerheten. Sirpa Mustonen har också noterat andra fördelar.

– Nu har arbetet blivit avsevärt mycket lättare, åtminstone visavi OK-rapporterna.  Behandlingen av fakturor är snabbare. En robot är en tyst "kollega" som aldrig säger emot, säger Sirpa Mustonen med ett skratt.

Hon tror att den automatiserade routingen som pilottestas kommer att påskynda fakturabehandlingen avsevärt.

Smidighet och besparingar

Användningen av robotik har redan gett sig till känna i form av snabbare behandling av fakturor och datamassor. Till exempel överför en robot som arbetar med mellantavlor på en timme sammanlagt nästan 2 000 uppgiftsrader för flera ämbetsverks mellantavlor. Behandlingen av en rad tar alltså knappa två sekunder i anspråk. Sammanlagt förmår roboten behandla nästan 90 procent av uppgifterna över natten.

– Detta är den andra betydande fördelen: robotarna arbetar mestadels om natten medan uppgifter och fakturor som kräver manuell behandling kan åtgärdas under ordinarie arbetstid, berättar Eija Mikkonen.   

Under slutet av året inleds ännu bland annat automatisering av lönekörningar, inläsning av försäljningsfakturor och bokföringsuppgifter samt avstämning av utgiftsverifikat.

– Vi har bedömt att årsnyttan av automatisering i år är cirka 15 årsverken. Minskningen i omfattningen av det manuella arbetet följs i Palkeet upp genom arbetstidskontrollen. Enligt de hittills gjorda arbetstidsregistreringarna har det manuella arbetet minskat med cirka tolv procent under året. Vi kan jämföra skillnaderna mellan det manuella arbetet och den automatiserade behandlingen noggrannare vid årsskiftet, säger Eija Mikkonen.