Rapporteringen om ekonomi- och personalförvaltningen utvidgas

tor 31 dec 2020 09:00:00

Tahtis funktioner överförs till Kieku

Tahti är statsarbetsgivarnas gemensamma system för personalinformation som erbjuder många olika rapporter för arbetsgivarna. Hur stor del av personalen vid vårt ämbetsverk har fast anställning och hur många visstidsanställda har vi? Hur utvecklas lönerna inom vårt ämbetsverk jämfört med övriga ämbetsverk? Hur mycket sjukfrånvaro hade vi under våren? Tahti-systemets rapporter ger svar på dessa och många andra frågor. Informationen från Tahti utnyttjas även för löneförhandlingar, för förhandlingar om statens tjänste- och arbetskollektivavtal, för statens lönekartläggningar samt för personalboksluts- och arbetskraftskostnadsrapporteringar.

Tahti har hittills varit ett separat system men flyttas över till Kieku innan våren. Den väsentliga skillnaden mellan Kieku och Tahti är ett Kieku ger information på personnivå medan Tahti undersöker en större grupp iakttagelser och helheter. Efter att systemen slås samman loggar man in i Tahti och Kieku med ett gemensamt användarnamn och båda systemens uppgifter finns behändigt på samma plats. Systemen får även enhetliga koder och exempelvis simuleringen blir enklare än idag då den blir en del av Kieku.

”Syftet med dessa ändringar är att göra Tahti användarvänligare och öka användningen av tjänsten” berättar Juha Raatikainen, projektchef för Tahti Kiekuun-projektet. ”Genom reformen höjs den teknik som Tahti använder till samma nivå som i Kieku: systemarkitekturen blir enklare då en del av de data som Tahti-systemet innehåller idag direkt kan hämtas från Kieku. Samtidigt kan vi utnyttja befintliga systeminvesteringar”, fortsätter Juha.

Anmälningarna och rapporteringen av uppgifterna för 2020 sker med nuvarande Tahti. I fortsättningen används Tahtis rapporter från och med uppgifterna för 2021 på samma plats och med samma redskap som Kiekus rapporter som nu förnyas.

Det visuella arbetsbordet stöder chefens ledning med information

Aktuell information till exempel om arbetstagarnas sjukfrånvaro eller om arbetstiderna är ett viktigt verktyg för cheferna. Med hjälp av uppgifterna kan man bättre planera arbetet och reagera på förändrade situationer. Ett problem som ofta upplevts är att de uppgifter som chefen behöver är krångliga att använda och finns splittrade på olika ställen, det är alltså svårt att effektivt leda verksamheten utifrån dem.

Som en del av förnyandet av Kiekus rapportering är det arbetsbord som utvecklats för chefen och som erbjuder aktuell personaldata i visuell form. I första fasen har uppgifter om sjukfrånvaro och distansarbete hämtats till arbetsbordet. I andra fasen är det tänkt att även inkludera uppgifter om arbetstiden i arbetsbordet.

Chefens visuella arbetsbord finns i chefens rapporteringsdel i Kieku-portalen och är synlig endast för cheferna. Det visuella arbetsbordet ska användas med webbläsaren Chrome.

Mer anvisningar och en noggrannare beskrivning av arbetsbordet finns i Kieku-anvisningarna (kräver inloggning).

Enligt lagreformen blir Palkeets analystjänster mer omfattande

I början av september träder en lagreform om Palkeets nya analyserings- och rapporteringsuppgifter i kraft. Lagen har stadfästs av republikens president. Syftet med analysverksamheten är att sammanställa och visualisera information till lägesbilder och analyser som förklarar fenomen. Som stöd för utvecklingen av branscherna och enskilda ämbetsverk och för att nå resultatmålen är det möjligt att producera jämförande indikatoruppgifter och illustrera eventuella avvikelser. Målen kan i samarbete över organisationsgränserna tillsammans med substansexperter och sakkunniga gemensamma serviceproducenter nås direkt för yrkesanvändare.

Under de senaste tiderna har Palkeets analystjänster utvecklat fördjupade analyser samt lägesbilder över frånvaron från arbetet och hur välbefinnandet avspeglas i arbetsbeteendet för en gemensam granskning av kostnader och tillgängliga resurser. Palkeet har lång erfarenhet av att rapportera dessa uppgifter. Med hjälp av en analys som preciserar informationen kan man lyfta fram objekt dit verksamhetsutvecklingen kan riktas. Uppgifterna har tidigare utnyttjats bland annat i personalens årsplanering som en del av budgeteringen och för cheferna som stöder sina anställdas välbefinnande.

Analystjänsten hjälper exempelvis till med rätt inriktning av personalresurserna

Genom att rikta in personalbehoven rätt kan man säkerställa att resurserna räcker till och verksamheten är effektiv. Som en del av tydliggörandet av sakkunnigarbetet har analystjänsten strävat efter att aktivt stöda tillgången till informationen och dess korrekthet utifrån besluten. Man har i samarbete med HR-experterna utvecklat modeller för att prognostisera personarbetsmånaderna och kostnaderna. Med hjälp av modellen kan man förbättra förståelsen för hur de tillgängliga resurserna fördelas på helhetsnivå samt mer exakt med tanke på användningen av arbetstiden.

För närvarande arbetar man med en analyshelhet för att förstå faserna i personernas arbetskarriärer. Målet med analysen är att kunna stöda den personliga karriärplaneringen och skapa förståelser för organisationens realiserade karriärutveckling. I analysen presenteras faser i arbetskarriärer som realiserats enligt statens gemensamma klassifikationer på uppgiftsnivå. Vi illustrerar realiserade karriärvägar som nått fram till den nuvarande uppgiften och kan därmed sprida information om organisationens lyckade karriärvägar. Dessutom lyfter vi fram eventuella ”bytestoppar” i karriärfasernas längder för att man bättre ska kunna rikta in personernas karriärdiskussioner till lämpliga tidpunkter och stöda den önskade karriärutvecklingen.