Tillfredsställelse med tilläggstjänster för HRM – rapporter och påminnelser underlättar chefernas arbete
mån 14 jun 2021 13:26:00
"Tjänsterna för också med sig nya möjligheter och tryggar de kommande åren i statsförvaltningen med pensionsvågen. Dessa tilläggstjänster är ett realistiskt och kostnadseffektivt alternativ till ny rekrytering", säger servicechef Marko Siitonen. Fördelarna med Tilläggstjänsten för chefer och HR-experter inkluderar förutom kostnadseffektivitet tjänstens tillgängligheten och takt. Tjänsten är tillgänglig hela året under vardagar genom mångsidiga och moderna tjänstekanaler.
Användningen av tilläggstjänsterna utjämnar resursbehovet hos Migrationsverket
Migrationsverket tog Tilläggstjänsten för chefer och HR-experter i bruk i slutet av 2019. Personalchef Jenniina Leino säger att en av anledningarna till att använda tjänsten har varit ämbetsverkets varierande personalmängd:
"Vår personalmängd har fluktuerat mellan mindre än 900 och mer än 1000 under de senaste åren. Genom att köpa Tilläggstjänsten för chefer och HR-experter av Palkeet har vi fått till exempel HR:s resursbehov utjämnat."
"Vi hade redan tidigare tagit i bruk Löntagarens rådgivningstjänst och på basis av erfarenheterna från den var det enkelt att ta i bruk Tilläggstjänsten för chefer och HR-experter," tillägger Leino. Hon säger också att Migrationsverket utvecklade en modell för tidigt stöd, och tjänstens påminnelser om sjukfrånvarons varningsgränser stödde detta arbete. Men man väntade också mycket på tjänstens övriga rapporter till cheferna, och dessa har också utnyttjats flitigt.
Leino rekommenderar Tilläggstjänsten för chefer och HR-experter speciellt i situationer där man använder mycket personal på viss tid. För Migrationsverket har tjänsten varit särskilt fördelaktig vid registrering av personalavtal på viss tid. Fördelarna är speciellt tydliga i stora volymer. Avtalen gjordes hos Palkeet vid årsskiftet.
Som en fördel med tilläggstjänsten berömmer Leino sina egna kontaktpersoner i Palkeet. "Mina kontaktpersoner från Palkeet är en mycket bra sak. De lär känna oss och våra behov, och samarbetet har fungerat utmärkt," säger Leino. Även förberedelsen för ibruktagandet var väl organiserad: Ett möte ordnades med Palkeets kontaktpersoner där vi lärde känna varandra och kom över-ens om gemensamma arbetssätt.
Ibruktagandet av tjänsten krävde också intern planering hos Migrationsverket.
"För att få de önskade fördelarna från tilläggstjänsterna blev vi även tvungna att ändra arbetssätt. Vi påminns regelbundet om användningen av båda tilläggstjänsterna på intranätet. När saken är framme regelbundet kommer man också ihåg att använda tjänsterna och nya arbetssätt förankras bättre", fortsätter hon.
Blev du intresserad av Tilläggstjänsten för chefer och HR-experter?
Tjänsten inkluderar lagring av beslutsuppdrag relaterade till budgeterade aktiviteter och tjänsteförhållanden i Kieku på uppdrag av kunden. Dessutom producerar tjänsten automatiskt information för att stödja chefens arbete och stöder det administrativa arbetet i realtid genom att övervaka frågor som kräver chefens åtgärder. Våra robotar ger cheferna påminnelser om de frågor på arbetslistan som behöver åtgärdas och hjälper till att hantera informationshantering i chefsarbetet. Tjänsten inkluderar även teknisk rådgivning för chefen om uppgiftsåtgärder och tidshanteringssystem i Kieku-portalen.
Tjänsten levererar vid behov månatliga uppföljningsrapporter till cheferna om följande frågor via e-post:
- Påminnelse om prövotidens slut
- Uppföljning när tjänsteförhållanden på viss tid upphör
- Påminnelse om icke-uttagen semester
- Uppföljning av brister i tilldelning av arbetstid
- Uppföljning av gränserna i arbetstidsbankens timmar och saldot av flexibel arbetstid
- Påminnelse om godkännande av arbetstidsperioder
- Påminnelse om frågor på chefens uppgiftslista som ska godkännas
- Uppföljning av långa sjukledigheter och påminnelser om varningsgränser gällande modellen för tidigt stöd för arbetsförmågan
"Som kunder till Tilläggstjänsten för chefer och HR-experter har vi för närvarande 16 kundämbetsverk. På basis av resultaten från kundnöjdhetsenkäten och feedbacken har kunderna varit nöjda med tjänsten", säger Marko Siitonen.
Kontakta din egen kundchef om du vill ha ytterligare information och en mer detaljerad presentation av tjänsten.
