Tjänsteutbudet för tilläggstjänster för resor utökades från början av året

mån 28 feb 2022 10:06:00

”För oss är det av yttersta vikt att nya tjänster utvecklas i samarbete med kunderna. På så sätt säkerställer vi att innehållet i tjänsterna motsvarar kundernas behov”, säger Ellen Tullinen, ansvarig tjänstechef för tjänsten Resor.

Resehanteringstjänster för kundernas behov

Målet är att tjänsterna för resenärer och resehantering ska utnyttjas i så stor utsträckning som möjligt samt att göra det möjligt att utöka användningen av Palkeets tjänster i enlighet med kundens behov. Förenhetligandet och automatiseringen av reseprocessen och -hanteringen sänker kundämbetsverkets reserelaterade kostnader.

Nya tilläggstjänster för resor:

• Resetjänsten omfattar kontroll av reseräkningar samt introduktion, utbildning och rådgivning för resenärer och chefer. Tjänsten är inriktad på mer personlig kontakt med kunderna.  
• Tjänsten Rese Plus är en heltäckande resetjänst före och efter resan. Tjänsten omfattar samtliga tjänster i Resetjänst samt vid behov resebokningar och underhåll av resenärsprofiler.
• Betaltidskortstjänsten omfattar hantering av och vägledning gällande produkter som ingår i statens betalningslösning.

Kunderna nöjda med innehållet i tjänsterna

I produktifieringen och pilottestningen av tilläggstjänsterna medverkade Finansiering- och utvecklingscentralen för boendet (ARA), Statens ekonomiska forskningscentral VATT, Nödcentralsverket samt Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).

Med anledning av coronapandemin var resandet under tilläggstjänsternas pilottestningstid i slutet av 2021 inte särskilt livligt. Vi fick dock erfarenhet gällande olika användningsfall så att tjänsterna kunde tas i bruk i början av innevarande år. Pilottestningskunderna har varit särskilt nöjda med att anvisningarna är enhetliga för alla och vid kundämbetsverken har tiden som går åt till introduktion av och rådgivning till resenärer minskat märkbart.

”Vår enhet är ganska splittrad över hela Finland och i anvisningarna har det ibland förekommit enhetsspecifika skillnader. Nu får alla informationen på samma sätt och med samma innehåll”, säger ekonomichef Tuovi Merkkiniemi vid Nödcentralsverket. I Nödcentralsverkets administration har man upptäckt att tid har frigjorts för dem att lägga på andra arbetsuppgifter, då rådgivningen gällande resor har överförts till Palkeet. I led med användningen av tjänsten har man inte heller längre behövt fundera över vikariat till resehanteringen.

Statens ekonomiska forskningscentral VATT:s erfarenheter av definieringen och pilottestningen av tjänsterna är liknande.

”Man lyssnade verkligen på oss under hela projektets gång och vi fick påverka tjänsternas innehåll och struktur”, säger VATT:s ekonomi- och administrationschef Markku Kivioja. ”Det fina med att använda tilläggstjänsterna är att tjänsten alltid är personligt tillgänglig för oss och ärendenas framskridande är inte beroende av att vår egen administrationspersonal är på plats. Vi är ett förhållandevis litet ämbetsverk och genom att använda Palkeets tjänster säkerställer vi att vår personal alltid kan sköta sina ärenden”, fortsätter han.

Alla pilottestningskunder var nöjda med tjänsternas innehåll och tog dem i produktionsbruk genast efter pilottestningen.

De nya tjänsterna utökade även kompetensen hos Palkeet

Matkustuksen uusien lisäpalveluiden kehittämisprojekti (MATKA) (Utvecklingsprojektet för nya tilläggstjänster för resor (MATKA)) tillsattes 10.6.2021 och slutfördes i slutet av 2021. Målet var att till Palkeets produktutbud produktifiera en eller flera nya tjänster, som i enlighet med Palkeets produktifieringsprocess genomfördes med referensramen Scrum.

Under projektet och pilottestningen utarbetade utvecklingsteamet, som bestod av Tarja Heikkilä, Kirsi Asteljoki och Kirsi Kohonen, dokumenten relaterade till produktifieringen av tjänsterna. Dessa presenterades för de kunder som medverkade i sprinterna på tre veckor samt för andra som hörde till projektgruppen. Anvisningar relaterade till produktionen av tjänsterna kompletterades utgående från de begäran om tjänster som pilottestades. Dessa har specificerats och fördjupats under projektets gång, och detta arbete kommer även att fortsätta.

Under hösten 2021 fanns en ledig tjänst i tjänsten Resor för reseservicesekreterare inom tjänsteproduktionen för produktion av tilläggstjänster under pilottestningstiden oktober–december 2021. Som experter till tjänsteteamet som producerar tilläggstjänster valdes Jessica Niittymäki och Heidi Kuittinen. Heidi har utbildning inom turismverksamhet (yrkeshögskola), som för sin del väckte intresse för produktionen av nya tjänster. Jessica såg ett bredare uppgiftsfält och även personlig utveckling inom resetjänster inom produktionen av tilläggstjänster.

”Det bästa med produktionen av tjänsterna har varit det fördjupade kundsamarbetet än tidigare med pilottestningskunderna och utredningen av ärenden som dykt upp i samarbete med medlemmarna i utvecklingsteamet”, berättar Heidi. Jessica är för sin del nöjd med sin utökade arbetsbild: ”Varje arbetsdag är annorlunda och medför nya frågor, till vilka vi söker fram verksamhetssätt och en lösning för kunden.” Den positiva responsen från kunderna har enligt Jessica varit givande.

Från årets början välkomnades Mari Ruttonen till tjänsten Resor och hon anslöts genast till teamet som producerar tilläggstjänster. Mari har tidigare arbetslivserfarenhet av resetjänster. ”I tilläggstjänsterna kommer man från början bättre med i kundens hela reseprocess, då vi vid behov tar hand om bokningen av resebiljetter och utarbetar resplaner å kundens vägnar. Våra kunskaper om kundens uppgifter och resor ökar och således får vi i egenskap av tjänsteproducent en närmare kontakt med enskilda tjänstemän och resenärer”, berättar Mari efter drygt en månads erfarenhet vid Palkeet.

Tilläggstjänsterna hittar du i Palkeets tjänsteutbud och om du blev intresserad, är du välkommen att kontakta din kundrelationschef.