Domstolarnas organisationsändring var ett krävande pussel
fre mars 27 14:47:00 2020
Det var redan den andra organisationsändringen som genomfördes i samarbete med Palkeet och redan i mars förnyade Östra Nylands tingsrätt sin organisation.
”Det har varit full rulle. Hela vintern har varit mycket arbetsam på grund av organisationsförändringen och arbetsdagarna har varit långa”, konstaterar förvaltningssekreterare Maritta Hienonen och personalsekreterare Camilla Lindman. Genomförandet av organisationsändringen bestod av otaliga små detaljer där pusselbitarna måste passa ihop.
”Vi blev överraskade av hur enormt arbetsamt det var, då vi samtidigt även förberedde en fysisk organisationsflytt och byggde upp en ny organisation den 1 mars för Östra Nylands tingsrätt. Alla fick dock sina löner i tid och de några små felen som inträffade korrigerades snabbt”, påminner sig Maritta.
Planeringen av ändringsarbetet inleddes 2018, slutspurten hösten 2019
Palkeets projektchef Merja Metsäranta berättar att ändringsarbetet inleddes redan 2018. Man höll samarbetsmöten med justitieministeriet och förberedde grundandet av det nya verket.
”Det tog från februari till september att definiera och genomföra systemen. I praktiken skapade man då från noll en verksamhetsmiljö identisk med den tidigare dit man förde över uppgifterna från de gamla systemen”.
”Den nya organisationsstrukturen skapades i början av oktober och sedan gjorde man 4 000 arbetsavtal och konverterade lika många skattekort. 37 000 stycken fakturor konverterades”, säger hon om projektets storlek. Vad gäller semesterplaneringen pågår arbetet ännu för de sparade ledigheternas och utbytesledigheternas del.
Det gemensamma Tiimeri-utrymmet är guld värt
Ur det styrande ministeriets, justitieministeriets, synvinkel genomfördes personalsidan (den nya bokföringsenheten) med rätt små ändringar eftersom inga stora ändringar krävdes jämfört med vad man utfört i samband med ibruktagandet av Kieku. Varje delområde skulle dock gås igenom och dessutom måste man granska anslutningarna mellan Kieku och andra system. Därför ordnades det många samarbetsmöten inom personalförvaltningen hösten 2019.
”Palkeet hade gjort bra bakgrundsarbete och reserverat tillräckligt med resurser för projektet. Hela projektets dokumentering skedde i Tiimeri-utrymmet som användes av Palkeet, Valtori, CGI, JM och Visma. På mitt önskemål grundades ett eget arbetsutrymme för personalfrågorna. En del av mötena spelades även in av Palkeet, så att det gick att i efterhand titta på inspelningen och kontrollera vad man kommit överens om”, konstaterar personalplanerare Eija Palonen vid Förvaltnings- och styrningsavdelningen.
”För de som arbetar inom personalförvaltningen var Tiimeri-utrymmet guld värt, särskilt spalten med frågor och svar där alla fick svar på en gång”, berömmer Maritta och Camilla. Palkeet producerade dessutom material på finska och svenska som delades ut till tjänstemännen. Det gemensamma Skype-mötet för Palkeet och ämbetsverket var mycket viktigt för att ändringen lyckades.
Vad lärde vi oss?
”Arbetet ska inledas i tid. Ämbetsverken ska tänka på att ändringen inom personalförvaltningen är stor, även om Palkeet hjälper till. Detta kräver t.ex. att man tänker på resurserna. Allt planerat arbete sker ändå inom en rätt snäv tidtabell. Att ändra ett kostnadsställe låter som en liten grej, men när tusentals anställdas arbetsförhållanden avbryts krävs det mycket sakkunnigarbete i Kieku. Det fanns väldigt många nya avtal och förlängda avtal. Till exempel fanns det fler än hundra förlängda avtal vid Helsingfors tingsrätt vid årsskiftet”, påpekar Eija.
”För eventuella organisationsändringars del hoppas vi att Palkeet skulle fästa uppmärksamhet vid de excel-tabeller och hjälptabeller som ges till ämbetsverken (och som returneras till Palkeet). Ju enklare sakerna görs, desto bättre”.
”Erfarenheterna från föregående organisationsändring var något sämre eftersom diskussionsförbindelsen med Palkeet ännu inte utvecklats till nuvarande format. Nu sköts sakerna mer koordinerat och vi hade en lugn stämning trots arbetsmängden”, beskriver Maritta och Camilla.
”Diskussionsförbindelsen var god men Palkeet kodspråk och att löneservicesekreterarna inte ser samma vy i Kieku som ämbetsverken ser gav ofta orsak till frågan ”vad menar du?” Även anvisningarna för ifyllningen av excel-blanketterna borde finjusteras.
”Samarbetet med Palkeet, särskilt med Merja och servicesakkunnig Piia Judin löpte väldigt bra. De gav perfekt service och tappade inte nerverna, utan orkade alltid förklara. Det var också lätt att få kontakt med dem”, berömmer Eija, Maritta och Camilla.
”Vid årsskiftet är det viktigt att Valtori, Palkeet och systemleverantörerna är redo att dejourera då materialet överförs. Vi lärde oss av problemen vid förra årsskiftet och samarbetade därför med Valtori för att få in alla person- och avtalsuppgifter om ämbetsverken i målsystemen så de kunde användas den 1 januari 2020”, konstaterar Merja.
