I reformen av personalundersökningarna lyfts ämbetsverkens behov fram med hjälp av en kundgrupp och en kundenkät
tis dec. 14 10:32:00 2021
Läs om hurdana erfarenheter en av medlemmarna i kundgruppen, Nina Siilasto som arbetar på riksdagens kansli, har om kundgruppens arbete och hurdana tankar hon har om servicebehoven på sitt ämbetsverk.
Personalundersökning är en viktig del av statens och ämbetsverkens personalledning. I år har Palkeet och kundämbetsverken gått samman för att tillsammans definiera ett gemensamt mål för utvecklingen av statens personalundersökningar och tjänsterna för arbetshälsa i anknytning till dem. Dessutom finns det behov av att förnya systemet VMBaro. Dessa reformer ingår i åtgärderna i färdplanen för utveckling av Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning för åren 2021–2026.
”Vi höll två möten om servicebehoven i september, och i oktober har vi sammanträtt med en veckas mellanrum. Mellan mötena har vi ofta haft det självständiga arbetet inom ämbetsverket som ”hemläxa” eller i uppgift att i förväg fundera över följande tema”. Så säger en av medlemmarna i kundgruppen, Nina Siilasto, planerare på riksdagens kansli. I hennes arbetsuppgifter ingår att bland annat utveckla kompetens och arbetshälsa inom HRD-området.
Gemensam hemmabas för kundgruppen och Palkeet
Tanken är att det intensiva samarbetet med kunderna som inletts under projektet ska fortsätta även efter projektet, när systemet och servicen vidareutvecklas. Det finns omkring tio kundrepresentanter i gruppen, och de arbetar intensivt tillsammans med projektgruppen på fem personer vid Palkeet.
Som hemmabas har kundgruppen och Palkeet en gemensam arbetsmiljö i Tiimeri. Vid arbete i mindre grupper används också Mural. Verktyget möjliggör visuellt samarbete för att lösa problem.
”Hittills har vi i kundgruppen funderat över servicelösningar som skulle byggas upp runt systemet, hurdana produkter kundämbetsverken skulle vara beredda att upphandla samt arbetsfördelningen mellan Palkeet och ämbetsverken. Vi undersökte kundbehoven genom att jämföra ”varukorgarna” för kunderna som ingår i kundgruppen.
”Kunderna har många gemensamma utgångspunkter och synsätt. Skillnaderna beror närmast på ämbetsverkens storlek och de resurser som de använder för att genomföra personalundersökningar. Små aktörer har ofta tillgång till färre resurser.
Riksdagens kansli är ett ganska litet ämbetsverk, och vi är i princip intresserade av olika servicelösningar som skulle göra vårt arbete smidigare. En del tjänster verkar användas mer sporadiskt, medan andra troligtvis används kontinuerligt. Vi skulle till exempel vilja mäta atmosfären bland personalen oftare än i dag med hjälp av känslo- och pulsmätare. När vi gör personalundersökningar skulle vi å andra sidan behöva stöd för analysen av öppna svar”.
Vad anser du, i egenskap av företrädare för ett kundämbetsverk, om att kunderna deltar så här aktivt i kartläggningen av behoven av dataanvändning och skapandet av en gemensam målbild för informationsledningen inom statsförvaltningen?
”Jag tycker att det är en mycket bra och också nödvändig sak att man lyssnar på ämbetsverken på bred front redan i det inledande skedet. Det är vi nöjda med.”
”Det har varit nyttigt att lyssna på vad kollegorna har för tankar, idéer och utmaningar. Vi har fått jämförelsematerial och kamratstöd, så i det avseendet har det enligt mig varit förnuftigt att samarbeta. Jag hoppas att det här nätverksliknande arbetet kommer att fortsätta”, säger Nina Siilasto.
