Palkeets analysteam synliggör informationen och hanteringen av den
tis 16 nov 2021 09:59:00
Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet har erbjudit analys- och rapporteringstjänster sedan 2018, och idag har analystjänstteamet fyra anställda. Dataarkitekten Elina Sorsa och analytikern Päivi Holopainen får i sina arbeten lösa både kunders och Palkeets interna utmaningar, till exempel gällande utnyttjande och hantering av information.
Man började fundera på att erbjuda analystjänster i Palkeet redan 2016–2017, eftersom Palkeet i samband med tjänsteproduktion av personal- och ekonomiförvaltningssystem naturligt samlar data om kundämbetsverk. Ämbetsverken själva hade också ett intresse och behov av att utnyttja data i planeringen och ledningen av verksamheten. Den verkliga drivkraften för utvidgandet av analystjänster kom 2020, då den så kallade Palkeet-lagen trädde i kraft. Lagen kräver att Palkeet erbjuder tjänster som stöder kundämbetsverkens ledning genom information och får tillgång till de data som är nödvändiga för att erbjuda tjänsterna utan kostnad och hinder av sekretessbestämmelserna.
Analyser, informationshantering och också en viss förutsägelse om framtiden
Från första början har de huvudsakliga ämnena för Palkeets analys- och rapporteringstjänster varit personal- och ekonomiförvaltning. ”Kunderna vill veta vad som är skönjbart i framtiden, till exempel vad gäller lönekostnader, produktivitet och antal årsverken. Dessutom är de intresserade av orsakssammanhang, det vill säga om det exempelvis finns en förklarande faktor till antalet sjukfrånvaron”, säger Päivi.
Datamaterialen granskas bland annat med statistiska programvaror och resultaten rapporteras tydligt och grafiskt, till exempel med hjälp av en Powerpointpresentation eller programmet Power BI. ”Det bästa med mitt arbete är att det varje månad även i rutinmässiga arbetsuppgifter kommer fram något nytt, och man lär sig alltid att uppfatta sakerna lite bättre. Jag får arbeta med intressanta ämnen och arbetet kan planeras och genomföras väldigt självständigt”, fortsätter Päivi.
De datalager och underliggande data som används för att producera analyser och rapporter behöver dock tillsyn för att förbli användbara. ”Dataarkitekturen är en del av den övergripande arkitekturen som beskriver en organisations verksamhetsprocesser och datalager, samt hurdana databehandlingssystem som används för att bearbeta data. Som dataarkitekt bygger jag en helhetsbild av de data som behandlas och produceras i Palkeet och koordinerar informationshanteringsprocessen. Jag ser också till att Palkeets informationshanteringsmodell uppfyller kraven i informationshanteringslagen”, sammanfattar Elina. Hon började arbeta på Palkeet 2020, då befattningsbeskrivningen för en dataarkitekt precis hade fastställts. ”Dataarkitektur och hantering av datalager är ofta ett så kallat osynligt arbete. Det som är inspirerande med mitt arbete är att jag får föra fram perspektivet att utnyttjandet av information och ledning genom information inte sker av sig självt, utan de underliggande data och datalagren måste vara i ordning”, fortsätter Elina.
En aktiv roll i att sammanställa statens gemensamma data
Projektet Kunskapsspurten och sammanställningen av statens gemensamma data på en gemensam dataplattform har också synts i vardagen i Palkeets analysteam. ”Jag har varit med och planerat Power BI-navigatorer för Palkeets information på webbplatsen Valtiolla.fi. Jag har fått granska projektet ur både Palkeets och Kunskapsspurtenteamets perspektiv, det vill säga jag funderar samtidigt på vilka data från Palkeet som kan överlåtas till plattformen och hur gemensamma data och plattformen kan utnyttjas och hanteras på ett datasäkert sätt. Det är som om jag har använt två hattar omväxlande”, skrattar Elina.
På analystjänsternas sida har det förts en diskussion om data som överlåts och behövs och deras användningsområden, samt vilka önskemål som finns för den gemensamma dataplattformen. ”Hittills har vi främst deltagit i frågor som rör dataöverföring, men målet är att bli mer aktiva i användningen av plattformen när data läggs in i den också från andra statliga koncernaktörer”, säger Päivi.
Mot en ljus framtid
Elina och Päivi ser framtiden för Palkeets analystjänster och informationshantering som ljus. ”Kunderna vet hur man söker och hittar de tjänster vi erbjuder, och utnyttjandet av data är ett allmänt framväxande tema inom statsförvaltningen. Det finns tillräckligt med behov och efterfrågan, och vår uppgift är att följa med i utvecklingen och erbjuda kunderna intressanta och nyttiga tjänster”, konstaterar Päivi.
Även de framtida modellerna för Palkeets dataarkitektur ser tydliga ut: utvecklingen fortsätter och man strävar till att göra utnyttjandet av data mer effektivt samtidigt som datasäkerhetskraven beaktas. ”Palkeets datalager har redan tidigare beskrivits i det övergripande arkitekturarbetet och nu håller vi på att utarbeta planer för utvecklingen av dem. I framtiden är syftet att dokumentera datamaterial som kan vara till nytta till exempel i system- och tjänsteutvecklingsprojekt. Vi tänker också utveckla hjälpmedel för systemutveckling ur perspektivet att utnyttja data, och bidra till att data är säker i Palkeets system”, säger Elina.
